新形勢下事業單位的數字化檔案管理工作

巴云紅

云南省糧油科學研究所，云南 昆明 650033

檔案對于任何一個組織或單位都是必不可少的資源，檔案內部收集到的信息數據對一個組織發展有著很大的促進作用。事業單位在工作中必須要重視檔案管理工作，這樣才能為單位內部的信息資源利用提供方便。早期傳統的檔案管理模式已經適應不了新時期管理工作的需要，計算機技術逐漸成為現代技術的主流，這便給檔案管理工作帶來方便。使用計算機檢索可顯著縮短查詢時間，讓文件資料得到充分的查詢。此外，檔案還可以在互聯網上創建信息查詢系統，用戶可在短時間查找到需要使用的信息。

1 檔案管理數字化的意義

1.1 提升效率

計算機技術運用于檔案管理工作可顯著提高職員的辦事效率，促進檔案管理工作的有序進行。隨著數字化檔案管理模式的運行，其對于事業單位工作的促進作用更為顯著。以人事檔案管理為例，其在管理期間需顧及到各方面的內容，例：職工入職、退休、調動等，為了準確統計、動態了解這些情況，則需要先“歸檔”后才能查詢。在這一處理過程中融合計算機技術，可以將檔案資料的詳細情況體現出來，從而保證各項檔案管理工作有序進行，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。

1.2 創造效益

時間就是效益，事業單位利用計算機技術對檔案實施管理則能顯著提升人員的辦事速度，減短了檔案管理消耗的時間。這就促進了事業單位管理流程的順利運行，如：早期采用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費用處理工作中運用到的各種問題，造成成本大幅增加。而數字化檔案管理使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，這既能降低事業單位的成本消耗，也能給用戶的資料運用創造有利條件。

1.3 發揮價值

新型管理模式運用在事業單位檔案管理中，其能夠保證各項資料的使用價值充分發揮，為用戶創造更多的使用價值，讓檔案資源得到全面運用。因早期的檔案大都保管在檔案室，且多數是紙張為載體，給用戶的查詢使用帶來不便。數字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準確地查找到自己需要的檔案，網絡化模式的推廣能擺脫時間和空間的限制，促進檔案資源利用效率的提升。

2 檔案管理數字化的策略

2.1 創建系統

盡管檔案管理的網絡化給事業單位工作帶來了很大的方便，但電子化發展趨勢是一項綜合性的活動，其涉及到了多個方面的管理內容。因而，根據事業單位實際需要創建電子化系統工程是不可缺少的，檔案電子化需要顧及到的內容有：總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等。同時因日常管理也會更新各種不同的文字檔案，需要進行錄入、保管，這就要選擇雙服務器、磁盤陳列存儲，高速掃描儀集中掃描，光盤和磁帶雙備份的處理方法。

2.2 文書處理

文書處理在檔案管理中是很重要的一步，文書處理過程的好、壞對后期的檔案質量有著決定性作用，是保證檔案資源價值發揮的前提條件。隨著事業單位檔案管理工作要求的變動，文書處理中需要把收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。文書處理時要注重一些特殊情況的處理，把瑣碎的檔案問題及時清理解決。管理人員可借助于網絡完成發文處理操作，由擬稿人將稿件輸入計算機—辦公室審核—簽發人簽發—辦公室修改、繕印、蓋章、分發—信息中心歸檔，早期這些處理過程需幾小時、幾天、幾十天才能完成，而在計算機操作上則僅需幾分鐘、幾十分鐘、幾小時則可結束，這就顯著提升了文書處理的效率。

2.3 優化性能

1）升級能力。對引進的網絡控制系統必須要保證其使用性能的優越性，以提高整個電子檔案管理的效率。既可以利用光纖連接磁盤陣列增強系統的高性能，也可通過擴展模塊提高系統的存儲容量。存儲系統性能內容包括：可擴展性、可在線擴容、保護功能等；2）高可靠性。選擇的磁盤陣列產品在結構及硬件組成上必須要按照標準要求設計，這樣可以為后期的功能升級創造條件。不存在單點故障以維持整套系統的安全運行。磁盤陣列則選擇各種形式的RAID保護級別，讓用戶在使用期間能取得理想的處理效果。所有硬件則應支持熱插拔，這樣可維持系統作用的持續發揮。系統數據安全性應達到使用要求，這些可按照用戶的具體標準來實現，對數據信息進行處理協調；3）使用性能。使用的系統要選擇全光纖磁盤陣列產品，以維持網絡系統性能的優越性。升級過程中無需將計算機停止運行，可實現在線運行的功能。系統應保持足夠的開放性，對各種型號的處理器都應適合運用，這些對系統功能作用的發揮有很大的幫助。

2.4 完善銜接

辦公自動化系統與數字化檔案管理系統的銜接也是需要關注的內容，為了保證電子檔案管理的有序進行，在設計方案時要添加相關的資料查詢功能，這樣能給各種資源之間的銜接創造基礎。

結合數字檔案的實際要求，事業單位還要不斷更新網絡管理制度，讓檔案管理系統保持科學的運行，具體包括：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，這些都是保證檔案管理效率的條件。在所有管理制度中，電子文檔的安全管理制度是很關鍵的一項工作。這是因為檔案是特殊的文獻資料，部分資料可以公開而多數則是要保密。電子檔案管理制度的實施是保證各類信息資源安全的前提，對整個電子檔案價值的發揮有著重要作用。硬件方面則要控制好信息存儲載體質量關，讓電子文件載體的運行時間延長。事業單位要安排專人負責管理，確保電子檔案不會因溫度、濕度等因素而遭到破壞。軟件方面則選擇多級權限和密碼管理等各種安全控制方法，對系統的保密性功能不斷加強，防治系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。

3 結論

綜上所述，隨著信息技術的不斷發展，事業單位的檔案管理走電子化道路是不可缺少的措施。為了適應電子檔案的發展趨勢，管理人員要加快檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務職能轉變。

[1]孫艷平.論事業單位檔案的信息化建設[J].科技咨詢導報，2007(2).

[2]王立寧.淺談事業單位檔案工作的創新.青海師范大學學報(哲學社會科學版)，2010(7).