提高人事檔案利用率，切實(shí)為事業(yè)單位人力資源管理服務(wù)

王強(qiáng)波

（云南交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院，云南 昆明 650101）

人事檔案的管理是人力資源管理的重要組成部分，人事檔案作為個(gè)人的真實(shí)履歷的反映，在人力資源的配置、培養(yǎng)、培訓(xùn)、使用和考核等工作中發(fā)揮著巨大的作用。然而，長(zhǎng)期以來，事業(yè)單位人事檔案在人力資源管理和人才開發(fā)中的作用并沒有得到應(yīng)有的重視，大多數(shù)單位“重藏輕用”，尤其在經(jīng)濟(jì)社會(huì)迅速發(fā)展的今天，人才流動(dòng)頻繁，人事檔案管理也受到了新時(shí)期現(xiàn)實(shí)社會(huì)需求的強(qiáng)烈沖擊。筆者試從提高人事檔案利用率，發(fā)揮其在事業(yè)單位人力資源管理中的服務(wù)作用進(jìn)行了粗淺的探討。

1 人事檔案在事業(yè)單位人力資源管理中的作用及現(xiàn)狀

事業(yè)單位人事分配制度的改革，進(jìn)一步打破了用人制度上的“終身制”和“平均主義”，初步樹立了人才能進(jìn)能出、能上能下、按崗取酬的機(jī)制，它對(duì)傳統(tǒng)的人事管理提出了新的挑戰(zhàn)，迫切要求從以監(jiān)督和控制為主的人事管理模式向以激勵(lì)為主的人力資源管理模式轉(zhuǎn)變。人力資源管理，就是對(duì)人力資源進(jìn)行有效開發(fā)、合理配置、充分利用和科學(xué)管理的制度、法令、程序和方法的總和。它貫穿于人力資源的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程，包括人力資源的預(yù)測(cè)與規(guī)劃，工作分析與設(shè)計(jì)，人力資源的維護(hù)與成本核算，人員的甄選錄用、合理配置使用和考核績(jī)效支付報(bào)酬等，還包括對(duì)人員的智力開發(fā)、教育培訓(xùn)、調(diào)動(dòng)人的工作積極性、提高人的科學(xué)文化素質(zhì)和思想道德覺悟等。

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)對(duì)單位各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的要求，人力資源管理正發(fā)生一些新的變化。新經(jīng)濟(jì)時(shí)代將是一個(gè)人才為主導(dǎo)的時(shí)代，過去人才追逐資本的現(xiàn)象將被資本追逐人才的現(xiàn)象所取代。素質(zhì)越高、越稀少和熱門的人才將獲得越多的工作機(jī)會(huì)和更高的報(bào)酬。知識(shí)型員工成為單位人力資源管理關(guān)注的重點(diǎn)，知識(shí)的創(chuàng)造、傳遞、應(yīng)用和增值成為人力資源管理的主要內(nèi)容。在不斷變化的、全球性的、需要科學(xué)技術(shù)的發(fā)展背景下，尋找和留住優(yōu)秀人才是事業(yè)成功的關(guān)鍵，是單位具有競(jìng)爭(zhēng)力的根本。對(duì)員工素質(zhì)與能力的要求越來越高，有足夠知識(shí)、技能、視野、經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新能力的人才成為各單位的“搶手貨”，吸引、培養(yǎng)和留住人才是事業(yè)單位人力資源管理的重點(diǎn)工作之一。

在事業(yè)單位人力資源管理及人才開發(fā)工作中，人事檔案占有重要位置。事業(yè)單位組織人事部門管理的人事檔案包括干部檔案、工人檔案、離退休人員檔案、死亡人員檔案等，是記錄和反映職工個(gè)人經(jīng)歷、德才水平、業(yè)務(wù)能力和工作業(yè)績(jī)的原始記錄，是事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)、黨政管理、科研、職稱評(píng)定、考核任用干部等的重要依據(jù)，是單位重要的信息資料庫(kù)。人事檔案是人才信息的重要載體，真實(shí)全面地記載著單位的人員信息，為人力資源的開發(fā)和配置提供了重要的參考作用，是合理識(shí)人、選人、用人的重要基礎(chǔ)。完善人事檔案管理，以實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的最優(yōu)開發(fā)和利用，對(duì)事業(yè)單位的改革和發(fā)展具有重要價(jià)值。

但在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，由于人事檔案管理存在諸多問題，檔案利用率低，導(dǎo)致人事檔案在事業(yè)單位人力資源管理中的作用未能充分發(fā)揮出來。主要表現(xiàn)在：一是現(xiàn)行人事檔案管理制度不健全，很多單位人事檔案管理混亂，不能適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)時(shí)代人力資源管理的需要。隨著社會(huì)的發(fā)展，人才流動(dòng)頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，很多人把檔案丟在原單位或轉(zhuǎn)到人才中心后一去不返，“棄檔”、“廢檔”、“死檔”不斷增加。有的單位和學(xué)校在轉(zhuǎn)遞過程中把畢業(yè)生檔案弄丟，給人員招聘、錄用及有關(guān)部門調(diào)用檔案帶來了極大麻煩。二是人事檔案管理人員少，綜合素質(zhì)偏低。很多事業(yè)單位是兼職檔案管理員，專職管理人員少，沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平低，不掌握信息技術(shù)，不能適應(yīng)新形勢(shì)需要。三是管理手段落后，信息化建設(shè)程度低。很多單位對(duì)人事檔案不重視，投入少，缺乏現(xiàn)代化管理手段，沒有建立科學(xué)的人力資源信息系統(tǒng)。四是人事檔案收集內(nèi)容單一且不及時(shí)，檔案服務(wù)意識(shí)差，服務(wù)水平低。很多反映人員業(yè)務(wù)能力、德才表現(xiàn)的材料未能收集歸檔，影響了檔案的使用價(jià)值。一些檔案管理員對(duì)檔案的開發(fā)、利用、服務(wù)認(rèn)識(shí)不到位，管理和服務(wù)水平較低。檔案管理中的這些現(xiàn)狀，嚴(yán)重影響了人事檔案的利用效率，制約了人事檔案事業(yè)單位人力資源管理重要作用的發(fā)揮。

2 進(jìn)一步提高人事檔案利用率，切實(shí)為事業(yè)單位人力資源管理服務(wù)

人事檔案管理的重要性隨著改革開放的不斷深入、經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展和人力資源管理的需要，越來越顯現(xiàn)出來，已延伸到事業(yè)單位甚至社會(huì)生活的各個(gè)方面。人事檔案管理與人力資源建設(shè)形成的因果、依存和互動(dòng)關(guān)系不可分割，切實(shí)做好人事檔案管理工作，提高檔案利用率，對(duì)于進(jìn)一步深化事業(yè)單位人事分配制度改革，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)和推動(dòng)事業(yè)全面發(fā)展具有重要意義。

2.1 建立健全人事檔案管理制度，加強(qiáng)硬件建設(shè)

隨著社會(huì)的發(fā)展、人事分配制度改革的深化以及全員聘用制的實(shí)施，事業(yè)單位的人事、勞動(dòng)關(guān)系發(fā)生了新的變化，人力資源及人事檔案管理也隨之變化，建立健全適應(yīng)新形勢(shì)要求的人事檔案管理制度勢(shì)在必行。事業(yè)單位要進(jìn)一步建章立制，提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平，要進(jìn)一步完善人事檔案管理工作八項(xiàng)制度，明確人事檔案材料的歸檔范圍和歸檔要求，完善定期移交、索要、檢查核對(duì)、補(bǔ)充和隨時(shí)送交等收集歸檔制度。單位各下屬部門應(yīng)配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)收集、移交本部門的人事檔案材料，使新材料能及時(shí)入卷歸檔。要實(shí)現(xiàn)人事檔案工作二級(jí)管理，減輕檔案管理人員的壓力。單位各部門要各負(fù)其責(zé)，協(xié)調(diào)配合，共同抓好人事檔案規(guī)范化管理。

人事檔案管理部門要積極爭(zhēng)取單位的支持，做好檔案管理設(shè)施的更新。要建立堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。要加大資金投入，配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理設(shè)備等。

2.2 調(diào)整和豐富人事檔案內(nèi)容，提高利用價(jià)值

在檔案內(nèi)容上，除了按《干部檔案工作條例》規(guī)定收集整理的10類內(nèi)容檔案材料外，還要根據(jù)事業(yè)單位人力資源管理的新發(fā)展，更新人事檔案內(nèi)容，突出個(gè)性特點(diǎn)，調(diào)整思路，從人出發(fā)，根據(jù)實(shí)際不斷豐富人事檔案信息的內(nèi)容，注重收集反映人才性格特征、政治思想素質(zhì)、專業(yè)特長(zhǎng)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力個(gè)性、教學(xué)水平、科研成果、人際關(guān)系、廉潔情況、心理素質(zhì)等方面的記載材料和數(shù)據(jù)。具體如反映職工個(gè)人素質(zhì)和業(yè)績(jī)變化的各種培訓(xùn)、訪學(xué)、留學(xué)、訪問研究、學(xué)歷提高的證書和證明材料，反映職工業(yè)務(wù)能力的專業(yè)經(jīng)歷、社會(huì)實(shí)踐、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)等材料，反映職工與單位之間人事勞動(dòng)關(guān)系變動(dòng)的各種聘用合同、勞動(dòng)合同、合作協(xié)議以及解聘、辭退、崗位變動(dòng)等相關(guān)材料，反映教職工依法享有的各種工資福利待遇和其他社會(huì)保障權(quán)益的材料等，都應(yīng)及時(shí)收集歸檔。

2.3 提高人事檔案管理人員的整體素質(zhì)

進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案人員隊(duì)伍的思想建設(shè)和業(yè)務(wù)建設(shè)，要選拔有較高的政治素質(zhì)、嚴(yán)格的組織紀(jì)律性和良好的職業(yè)道德的人員擔(dān)任人事檔案管理員，還要掌握現(xiàn)代化的管理方法和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)。要通過在職學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等多種渠道有目的的對(duì)人事檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理理論的教育，拓寬檔案管理人員的知識(shí)領(lǐng)域，除了檔案管理專業(yè)技能，還要具備綜合性的多學(xué)科基礎(chǔ)知識(shí)，包括歷史學(xué)、人事科學(xué)、管理學(xué)、情報(bào)學(xué)知識(shí)等。要大力加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高其整體素質(zhì)和工作能力，為人事檔案管理打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

2.4 掌握現(xiàn)代化管理手段，加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)

隨著人才流動(dòng)的增加，人事檔案信息的復(fù)雜性逐步提高。人事檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，不斷學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代檔案管理知識(shí)及新的管理技術(shù)。要加大投入，開發(fā)人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，把人事檔案原始材料通過電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式，并存儲(chǔ)到磁盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，通過相應(yīng)管理軟件對(duì)其進(jìn)行管理、使用，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息價(jià)值，為單位人力資源管理決策提供有力的信息支持。還要對(duì)人事檔案管理實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，建立區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，通過現(xiàn)代化手段建立人力資源信息的收集、優(yōu)化、反饋和監(jiān)控系統(tǒng)。

2.5 強(qiáng)化人事檔案的服務(wù)功能，提高利用率

事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)社會(huì)發(fā)展對(duì)人力資源管理的新要求，把人事檔案工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到服務(wù)上來，摒棄舊觀念，深入開發(fā)人事檔案信息資源，變“死”檔案為“活”信息，真正為人力資源管理服務(wù)。檔案管理部門要適應(yīng)用人機(jī)制的要求，重視人才的發(fā)展，體現(xiàn)檔案服務(wù)于人的宗旨，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，拓展人事檔案的利用和服務(wù)渠道，開發(fā)服務(wù)功能，主動(dòng)適應(yīng)人才開發(fā)工作，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。要面向服務(wù)對(duì)象，提供個(gè)性化的服務(wù)，重視研究人事檔案用戶的多方面需求，并據(jù)此對(duì)所采集的信息資料進(jìn)行分析、綜合、歸納與創(chuàng)新等，從中提煉出與服務(wù)對(duì)象個(gè)體、與社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)密切相關(guān)的人事檔案信息，并保證信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、發(fā)展性和功能性，真正做到為服務(wù)對(duì)象、為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。事業(yè)單位還要加強(qiáng)與各級(jí)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)及社會(huì)其他部門之間的聯(lián)系、交流和溝通，認(rèn)真研究流動(dòng)人員人事檔案在新形勢(shì)下的管理方法，采用網(wǎng)絡(luò)化的管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息形成開放式的交流模式，從而更好地為人才資源的開發(fā)和交流服務(wù)。

人事檔案管理是事業(yè)單位人力資源管理不可或缺的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是衡量單位綜合管理水平的標(biāo)志之一。事業(yè)單位必須適應(yīng)新形勢(shì)的需要，立足于人事檔案信息資源的開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，充分挖掘人事檔案的功能，使之真正為單位人力資源管理和人才開發(fā)服務(wù)，切實(shí)促進(jìn)事業(yè)單位的改革與發(fā)展。

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3 李秀榮.關(guān)于四平市事業(yè)單位人事檔案管理的問題與對(duì)策研究[J].西部大開發(fā)（中旬刊），2010（6）