信息科技與檔案管理技術探討

姜立新

威海海事局，山東 威海 264200

許多人談到檔案，總是會不自覺的想起整齊的檔案柜和牛皮卷宗，但是隨著信息科技日新月異的發展，信息科技應用的領域也在不斷擴大，而傳統的檔案管理已經難以適應人們的需求，人們迫切的需要一種管理科學、工作效率高的檔案管理方式，而信息技術與檔案管理有機結合，則很好的滿足了時代發展對于檔案的需求。

1 檔案信息化管理相對于傳統檔案管理模式的優勢

1.1 檔案檢索更加的輕便快捷

從過去人們需要人工的查找所需要的信息到現在只需要動一動鼠標，這樣的轉變不僅僅是讓檔案的檢索更加迅速，查找更加方便，而且在檔案可靠性和存儲量上也得到了極大的加強。相比于過去的檢索方式，隨著檔案信息化建設的不斷推進，現代化的檢索能夠做到瞬間定位，讓檔案信息的檢索得到了質的飛躍，不僅提高了檔案信息的查準率，還在一定程度上推進了辦公自動化。

1.2 檔案管理模式節約了資源

檔案信息化在技術和理論上很好的解決了電子文件的管理工作和紙質檔案的數字化，將傳統檔案管理中的紙質管理轉變成了對于電子文件的管理，不僅讓檔案信息的直觀性得到了充分展示，也讓檔案信息的作用得到了有效發揮。通過檔案信息化建設，不但節約了空間，也節約了時間。因此，隨著檔案信息化建設的推進，辦公資源得到了極大的節省。

1.3 檔案歸檔方式的改變，標志著社會的進步

在過去傳統的檔案管理當中，檔案工作人員大部分的工作時間都用在了整理檔案和登記目錄，當遇到了突發情況需要對檔案進行一定的改動，很容易發生連鎖反應，導致改動處的相關部分都需要變，直接導致了檔案管理工作人員每天的工作都是十分繁忙。但是隨著信息科技與檔案管理的有機結合之后，工作的條件得到了改善，再遇到需要改動的地方，只需要輸入相應的指令則可以達到預期的效果，將檔案人員從重復工作中解脫了出來，這也從另外一個方面說明了，社會在進步，科技在更新。

2 檔案信息化建設中容易遇到的問題

現如今，檔案的信息化建設并不是一件一帆風順的事情，檔案信息化建設的過程中不但要面臨配套制度、資金短缺、檔案意識薄弱等問題，在建設的過程，還會出現很多新情況和新問題。而這些問題主要集中在以下幾點：第一，人才不足。在檔案信息化建設的過程中，對于人才的需求是十分迫切的，對于不同的工作內容、工作范圍以及工作對象，所需要的人才也不盡相同。因此，人才是檔案信息化建設的基礎。但是，在現實中，各方面的人才在結構和能力上都難以滿足信息化建設的需求，例如管理人才、技術人才、法律人才、檔案管理人才；第二，標準落后。檔案信息化建設需要一個與之相適應的檔案信息的規范性和標準，例如需要用共同的信息語言和信息技術來歸納和組織檔案信息。雖然國家已經頒布了許多檔案工作標準，但是這些檔案工作標準大多是針對音像、紙質等檔案，而關于數字化檔案的相關標準卻很少；第三，技術支持的不配套。在當前的檔案信息化建設中技術層面上仍然還有一些需要解決的問題，例如數據的存儲和壓縮技術、檔案信息組織技術、檔案信息檢索技術等重要技術難以被檔案工作者理解和掌握，并且在現有的技術當中，大多都都難以適應檔案管理等工作，不能夠直接用來進行管理電子文件和數字化檔案。

3 檔案信息化建設的具體措施

針對以上這些在檔案信息化建設中容易遇到的問題，需要我們檔案工作者開動腦經，準確的把握檔案管理的定位，在具體措施上，筆者認為應該從以下幾方面進行：第一，要立足現實，科學決策。由于在檔案信息化建設當中，還有許多關鍵性技術、規則以及標準沒有得到解決。所以我們應該積極并努力的研究檔案信息化建設，讓檔案信息化建設走向科學、規范的發展軌道，讓檔案信息化更好的為人們服務并適應社會的發展需求；第二，注重檔案信息化的質量。推進檔案信息化建設并不只是單單為了做表面工作，不能夠只注重數字化信息的多少和信息量，應該重點關注檔案信息時候得到了相應的用戶的認可，是否讓檔案服務功能得到了全面的發展和價值的體現。因此，檔案部門務必要取其精華去其糟粕；第三，堅持檔案信息的真實性。在當今這個信息社會，面對各種各樣的信息來源，檔案部門要想真正的做出一番成績，就必須要堅持檔案信息的本色，向客戶以及社會提供真實、可靠的信息，將真實信息的信譽樹立起來，這也是檔案部門在當今社會立足的基本條件；第四，把握全局，走聯合之路。進行信息的聯合式檔案信息化建設的一條必經之路，首先可以要求在檔案系統的內部，制定一個全國性的檔案聯合目錄，其次還可以將檔案信息化當做是國家信息化的一個組成部分，積極需求國際檔案界的合作，建設一個更加完善和具有國際意義的檔案信息資源。

總而言之，通過信息科技的方式來加強檔案管理的科學性、合理性是檔案管理的必經之路。因此，這就需要我們檔案工作者積極尋找創新的方法，檔案工作才能夠有頑強的生命力。將理論進行實踐，在實踐中總結，在總結后創新，這才是一條檔案管理的可持續發展道路，才能夠推動檔案管理工作穩步向前發展。

[1]孫彥.對檔案信息化建設的思考[J].檔案學通訊，2009.

[2]陳敏民.加快檔案信息化建設的思考[J].安徽科技，2002.

[3]王佳慧.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].檔案學研究，2002(6).