檔案管理人員的素質與檔案開發利用的關系

肖晨蓮

（北京市市政工程設計研究總院，北京 100082）

檔案管理人員的素質與檔案開發利用的關系

肖晨蓮

（北京市市政工程設計研究總院，北京 100082）

檔案管理人員的素質，就是檔案專業人員的品質、能力的概括，它是檔案管理人員完成專業工作任務的保障，其隨著社會的發展而不斷完善，文章就檔案管理人員的思想業務素質與檔案開發利用的關系進行了簡單的論述。

檔案管理人員素質；檔案開發利用；關系

隨著信息化社會的到來，傳統的檔案管理方式不能完全滿足社會日益發展的需要，這對檔案管理專業提出了新的要求，也就是給具體的檔案管理人員的素質提出了更高的要求。只有提高管理人員的業務水平，才能做好檔案信息開發利用的工作。

對檔案人員的思想業務素質的要求，是由檔案工作的性質和特點決定的。《中華人民共和國檔案法》規定，檔案的管理和收集、整理和利用是“為社會主義現代化建設服務”的，還規定“檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識”。這些規定明確指出，在社會主義條件下，作為檔案工作人員必須維護黨和國家的根本利益，嚴守黨和國家機密，積極為發展檔案專業做出貢獻，同時，要發揚“為人民服務”的優良品質，埋頭苦干，勇于奉獻。為了提高自己的思想與業務素質，勝任自己的崗位工作，在檔案開發利用工作上，做出應有的成績，我認為應處理好以下幾方面的關系：

1 熟悉庫藏，了解需求，知己知彼

要提高業務素質，首先要熟悉庫藏，了解科技檔案的內容，科技檔案的完整準確程度；圖紙的利用率；重點圖紙的利用率；科技檔案的形成單位、時間、歸檔時間、數量的多少及編號、存放地點及利用效果等。科技檔案管理人員對檔案熟悉得越多、越具體越好，尤其是對那些重要的、實用價值大的科技項目的檔案，應做到了如指掌、如數家珍。

熟悉庫藏的方法是在日常管理的開發利用工作中要注意用心觀察、總結、了解，并對一些疑難、重點問題做業務記錄。重大的工程可向設計人員詢問出圖的進度情況、歸檔時間、數量的多少，可根據用戶借用圖紙利用情況掌握該圖紙的價值利用及特殊保護手段，通過這些方法可以掌握科技檔案庫藏情況。熟悉科技檔案庫藏的目的在于通過對科技檔案資源的開發和利用工作為用戶迅速、準確地檢查有關的科技檔案信息，有效的幫助用戶選擇或者向用戶推薦有關的科技檔案信息，提高服務能力。

要提高業務素質，還應做到知己知彼，即研究用戶需要利用什么科技檔案及其利用的規律性，要必須知己，即熟悉自己保管有哪些科技檔案，包括它的內容構成情況和加工、存儲方法等，做到有的放矢和適時有效的服務。相反對用戶需要和利用的規律性既不做調查研究，對自己保管的科技檔案又不掌握情況，在開發利用工作中，就會形成你查我找的被動應付局面，甚至處于單純的看攤守攤、無所作為的狀況，這就失去了科技檔案資源存儲管理的真正目的和實際意義。

2 熟悉業務，精于職守

檔案工作是一項條件性、服務性的工作。為了最大限度地滿足利用者對檔案的需求，檔案工作人員必須變被動提供利用為主動提供利用，而要達到此要求，檔案管理人員必須有精益求精的服務意識，為此，檔案管理人員要掌握好檔案管理專業知識，這些專業知識包括科技檔案管理學、檔案保護技術學，掌握了這些知識，就可以對檔案進行更科學、系統的管理。利用工作是反映檔案管理水平和質量高低的重要標志，而水平和質量的提高取決于檔案管理人員的業務水平和業務能力，這應是一個重要的前提條件。

3 提高意識，促進利用

檔案工作是政治性和科學性很強的工作，它要求檔案人員既有一定的思想政治水平，又有一定的文化業務知識，作為一名從事開發利用工作的科技的管理人員，應適應形勢發展，努力提高自己的思想業務素質。利用工作是在我們目前提供利用服務基礎上更深層次的一項研究工作，僅僅掌握目前的基本技能是不行的。必須逐步地了解各專業基本知識，了解我們目前存放的圖紙內容的技術性和先進性，掌握社會需求信息，把我們的庫藏檔案內容情況推向社會。另外，我們可以采取類似廣告性質的方式把我們檔案庫藏情況介紹到社會。做好這些工作的前提就是我們必須掌握一些專業知識，了解其技術程度，變被動為主動。作為檔案管理人員還必須具備清醒的頭腦、敏銳的思維、較強的思考分析能力、識別各種字體的能力，從而可以準確迅速為用戶提供服務利用，減少往返的次數，這些事情雖然很小，但直接影響到檔案管理人員的業務素質，如果我們處理不好，就讓人感覺你們就是簡單勞動，就是工作能力低下，就看不起我們的工作。要盡快改變這些觀念，就必須搞檔案開發利用，就必須以新的意識、新的姿態、新的管理手段來逐步取代長期遺留在人們頭腦中的觀念，從而搞好檔案開發利用工作，所以，只能通過各種知識的學習，才能提高管理人員的業務水平，才能做好檔案信息開發利用的工作。

File Management Personnel’s Quality and its Relationship with File Development and Utilization

Xiao Chenlian

The quality of file management personnel summarizes file professional quality and ability to.It ensures the file management personnel to complete the professional task, and with the continuous improvement of society, it also develops.The article gives a simple exposition on the relationship between the file management personnel’s quality and file development and utilization.

file management personnel’s quality; file development and utilization; relation

G271

A

1000－8136（2011）03－0143－01