淺談如何做好醫院檔案管理及其開發利用

李淑英

（訥河市第一人民醫院 黑龍江 訥河 161300）

淺談如何做好醫院檔案管理及其開發利用

李淑英

（訥河市第一人民醫院 黑龍江 訥河 161300）

文章分析了當前醫院檔案管理的現狀及管理中存在的問題，提出了加強和改進醫院檔案管理工作幾點建議。

檔案管理；醫院檔案；思考

醫院檔案是醫院在醫療活動中形成的文件、簿冊、圖表、音像、磁盤等不同種類和載體的信息材料。檔案從歷史的角度來看，是歷史的記錄，通過檔案可以了解過去；從現實的角度來看，是現實的寫照，通過檔案可以了解現在；從形式上看，檔案是各種文獻資料的匯集；從內容上看，檔案不僅反映過去和現在，而且也影響著未來。檔案管理工作是醫院管理工作的重要組成部分,加強檔案管理,對醫院領導科學決策和醫院管理現代化有著極為重要的意義。

一、加強檔案管理領導，完善檔案工作職責

正確認識檔案工作在新形勢下為改革開放和現代化建設服務的目標、途經和方法，才能增強責任感，牢固樹立創新意識，在實踐中探索、建設有中國特色檔案事業的規律。

1.加強檔案法的學習，增強醫院干部、職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展；要大力宣傳檔案工作，使醫院領導、醫院管理者、醫院職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

2.理順關系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。通過建立信息檔案科，明確職能，將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

3.提高檔案管理人員的素質，新形式下要提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。

二、強化檔案基礎和管理

檔案工作是思想性、專業性、科學性很強的工作，但也是地地道道的服務工作，隨著檔案的日益增加，檔案管理的要求也越來越高。因此必須跟上形勢發展的需要，切實做好檔案基礎管理。

1.檔案是利用的基礎，檔案的齊全程度直接影響利用的效果。首先從管理上保證檔案的完整齊全，做好檔案資料的收集、歸納、整理、分類、鑒定，確保檔案資料的保存價值。

2.檔案工作是一項實實在在的工作，來不得半點馬虎，需要的是兢兢業業、扎扎實實的工作作風，深入調查檔案工作發展變化的真實情況，了解和掌握其發展的規律，分清主次、輕重、緩急，根據需要有計劃、有步驟地為檔案事業的發展解決實際問題，做好實際工作，做到想長遠干當前，干今天想明天，增強工作的計劃性，克服工作隨意性，切實制定好工作計劃，采取有效措施，保證計劃的實施，深刻理解檔案和檔案工作與社會各項建設事業的關系，胸懷全局，立足本職，強化宏觀管理意識，切實抓好有影響的大事，扎實細致做好具體工作。

3.開發檔案資源，為醫院工作服務。檔案資源的開發利用是檔案管理的主要目的，通過檔案深層次開發，提高檔案的使用價值，為醫院業務、醫院管理及患者服務。同時，通過利用檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案在醫院管理中的地位和作用，促進檔案建設。

三、保證檔案的完整性

完整性是指歸檔的文件材料能夠完整地反映各項活動的發展過程和結果，其中每個文件都是這個整體中不可缺少的組成部分，相互發生著必然的內在聯系。綜合檔案室必須依靠各個環節的人員的大力支持，只有當文件材料的形成積累和歸檔成為每人的自覺行動，才能保證歸檔材料的齊全、完整。

1.檔案宜采取經辦人員立卷制度，部門科室明確兼職檔案資料管理人員，負責督促檢查日常檔案資料形成及積累和整理，為日后的歸檔工作打好基礎。

2.建立檔案工作網絡。檔案從資料收集、立卷、歸檔、開發利用都離不開全院干部、職工密切配合,因此應建立醫院檔案管理網絡組織建設。綜合檔案以機關職能部門為主,包括行政、黨群、基建、設備儀器和財務、科技檔案管理。業務管理以臨床科室為主,包括門診、病房、醫技等。各部門明確兼管檔案工作責任人,形成較完整的醫院檔案工作網絡,使網絡中的各個部門收集和接收所轄范圍內具有保存價值的檔案資料,并做初步的檔案整理工作,做到檔案完整與安全。

3.加強病案的規范化建設。檔案管理必須強調制度化，病案是醫院檔案的重要內容。要加強對醫務人員病案書寫的教育，提高對病案嚴肅性的認識，使醫務人員從思想上以予以重視，嚴格要求，養成嚴謹認真的工作作風。落實病案書寫規章制度，加強病案書寫規范化的培訓，要實行專人負責。

4.對影像及其他數字資料嘗試運用先進的管理手段。高科技的發展，也使醫院檔案增添新的內涵。一方面，醫院檔案門類較多，尤其較繁忙的醫療業務活動，須保留大量的業務歸檔材料，如病案、影像資料，每年幾萬份，全部以傳統的方法貯存，將占有很大的庫房。另一方面，高科技的發展，也使檔案載體更加豐富多樣。

四、開發檔案資源和利用

1.善于抓好檔案的利用。檔案工作的目的是要更好地為單位服務，決不是走形式、做樣子，開發利用檔案資源，挖掘檔案潛力，用實際工作證明開展檔案工作的必要性，編寫單位的發展史，宣傳單位職工的先進事跡，弘揚單位精神，當好領導的決策咨詢參謀，積極為單位科學決策服務。

2.隨著檔案管理工作的發展，開發利用工作逐步占主導地位，大力開展檔案的編纂工作，可以大大減少原始檔案、文件的直接利用，緩解保存與利用之間的矛盾，進行匯編、編研材料，對于一般的查詢，只需翻閱檔案與匯編就可滿足查詢人員的要求，從而避免了檔案的高質、低效利用。

五、加大改革力度，爭創新水平，服務上新水平，管理上新水平

檔案是昨天的遺產，今天的財富。搞好檔案工作功在當代，利在千秋。在現代社會信息化快節奏的今天，對檔案管理的要求越來越高，為跟上發展迅速的形勢，應積極開展編研工作，切實提高檔案管理水平，提高素質，鉆研業務，認真學習掌握檔案專業方面的理論知識，了解國內外有關檔案工作的動態，領會國家在檔案工作方面的方針、政策和法規，爭創新水平，服務上新水平，管理上新水平。

總之，檔案管理與檔案需求是雙向互動的關系。檔案管理人員最大限度地開發利用檔案資源，醫院決策者、醫護人員及社會各界人員都能充分地認識并積極參與到醫院檔案的建設，健全檔案管理制度，建立醫院檔案信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，醫院醫療、教學、科研需求就將得到極大滿足，就能實現檔案信息資源的共享，醫院的整體發展也將得到極大提高。

[1]唐微微，李秀艷.醫院專業技術人員業務檔案管理初探[J].中國醫院管理，2006,21(4):50.

[2]周渝霞，董文富.新形式下醫院信息化建設的幾個問題[J].現代醫院，2005,5(8):134.