財務檔案管理信息化及網絡會計在學校財務工作中的實現

閆瑞英 李劍峰

（1.梅嶺小學 江蘇 揚州 225001；2.中共江蘇省揚州市委黨校 225001）

財務檔案管理信息化及網絡會計在學校財務工作中的實現

閆瑞英1李劍峰2

（1.梅嶺小學 江蘇 揚州 225001；2.中共江蘇省揚州市委黨校 225001）

目前，信息產業逐漸成為社會發展的主導產業,信息技術在全社會普遍運用,促進了會計電算化信息系統形成，同時，檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。當前各級學校基本都已實施信息技術教學，學校內部包括財務部門全面運用計算機技術,外部通過互聯網技術在全球范圍內實現信息交流和共享。大部分學校的財務工作已采用電算化手段，結合財務檔案的信息化管理，有必要在此基礎上實現會計網絡化。

財務檔案管理；信息化；網絡會計；必要性

當今社會，隨著信息技術的高速發展，財務檔案的信息化和會計電算化進程在不斷加快，而在此基礎上實現的網絡會計在世界發達國家的應用率幾乎是100%。在這一背景下，處于Internet時代的學校需要進一步提高管理效率,提高服務水平，以適應新的教育發展要求。筆者多年來一直從事學校財務和檔案管理工作，對此有著切身的體會，根據自己的多年工作經驗并結合所學的理論知識，我認為，學校會計工作應該針對自身規模特點,加強學校的財務檔案信息化管理和會計網絡化實施問題研究，在電算化基礎上實現會計網絡化。下面就此問題談一談一些粗淺的看法。

一、學校實施財務檔案管理信息化和會計網絡化的必要性

1.學校財務工作的現狀需要實施財務檔案信息化和會計網絡化。首先，社會現代化的發展,辦公自動化、無紙化等事物的出現,使檔案的生成方式發生很大變化,諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行,這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態,那么檔案也自然以機讀形式存在,這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。由此看來,財務檔案信息電子化是檔案管理工作發展的必然趨勢。

2.就我區所屬學校現狀而言，本區全額撥款的全部學校都開通“校校通”工程，100%實現信息化教學，在會計核算上大部分單位都已經實施會計電算化。但是財務部門使用會計電算化軟件產生的財務數據不能與人事、教務等部門所產生的會計信息銜接;同時大量的業務仍需通過人工傳遞,與上級部門等外部信息系統之間無法共享財務數據。這種狀況已遠遠滯后于現代化管理的要求，也不適應上級部門對學校的監管。

3.網絡信息時代要求學校會計網絡化。學校實施會計網絡化能有效地監督和控制財務信息的質量、有效地防范會計信息失真；財務管理從靜態變為動態；依托于方便快捷的網絡和學校管理信息系統使得會計信息處理的效率提高。教育主管部門與學校之間通過充分、及時地傳遞和交換財務信息，能迅速發現下級學校財務信息的漏洞，制定出相應的處理措施，并責令其及時改正，使下級學校提供的財務信息真實、完整、合理、合法，從而保證學校信息的真實、完整。比如教育主管部門在網上發布相關收費要求，各學校按要求就收費的結算公示情況可以上傳至網絡，通過網絡數據進行互動，教育主管部門就可以了解各學校的相關情況，有問題及時處理，實現上級部門對學校的實時監督控制。而在學校內部總務部門的固定資產實物賬和財務部門固定資產明細賬可以在網上共用一個數據源，減少雙方記賬的時間差及誤差，解決對賬不平的麻煩。通過以上分析，網絡會計相比較傳統會計更加適應信息時代對學校財務工作的新要求。

二、學校實施財務檔案信息化和會計網絡化的方法和途徑

1.根據檔案管理的要求,對各種不同類型載體的檔案(如:紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案)進行數字化處理和轉換,加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作,保證產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法,并制訂電子檔案管理辦法。穩定檔案隊伍,提高業務素質。保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展,人的因素是主要的。檔案管理領域缺乏懂軟件開發又精通檔案專業知識的復合人才；提高整支隊伍素質,創造條件有針對性適合不同工作崗位的學習進行知識更新,適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制,克服人的惰性,充分發揮人的主觀能動性,有他們的用武之地和施展才能的場所；建立激勵機制,合理設置崗位。

2.建立網絡檔案系統，在系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網,發揮網站的作用,使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現行文件信息化的標準建設,根據系統建設需求,采購必要的硬件設備,為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平,為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

3.強化學校會計網絡化意識，重視組織管理控制,設置相應部門。目前，學校會計網絡化程度較低有著多方面的的原因，其中最主要的原因是學校領導對財務工作不夠重視，對會計網絡化認識不足。因此，首先要讓學校領導充分認識到開展網絡會計對教育工作的必要性。其次,制定本學校會計網絡化工作的發展規劃,建立會計網絡化管理制度,按會計數據的不同形態，劃分數據收集組、數據處理組和信息分析組等部門，組織機構的設置必須適合學校的實際規模，符合學校總體目標。

4.學校會計網絡化中軟、硬件設備的配置選擇應要注重規范實效，不能搞形式主義。在學校的發展初期，單純的賬務處理系統就可能滿足需求。隨著業務的發展，諸如學年初統計、人事工資、固定資產管理等業務也延伸到了財務部門，就需要實現財務相關業務一體化。由于學校的資金有限，學校會計網絡化要從目前實際出發放眼未來,參照《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規范》、《會計電算化工作規范》等規范,結合本學校財務流程，遵循“投入-效益”原則，選擇合適的軟件,把每一分錢用在刀刃上。

5.建立網絡系統安全控制措施。網絡會計需要在系統內部采取有效的安全保障措施。對外,通過數據包過濾、應用網關(Application Gateway)和代理服務器(Proxy Server)等建立防火墻。面向網絡使用經過加密的數據包傳送、認證網絡路由及其他網絡協議所需的信息，從而保證網絡的連通性和可用性不受損害。對內,在會計操作系統中建立數據保護機制，健全日志機制；對通信線路上的數據流加密，對數據庫中的數據文件加密；建立會計信息系統自動識別有效終端入口。另外，網上公證的形成可有效地預防數字化的原始憑證被修改或偽造。

6.建立健全內部控制制度，加強檔案管理。在網絡會計下，內部控制的目的依然是合理保證單位管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整，提高效率和效果，促進單位實現發展戰略。原來部分核算工作已由計算機執行，現在需要強化原始數據的搜索、審核和維護崗位。建立起完善的檔案制度，及時存檔，加強檔案管理。要有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續、完善的標簽和索引方法及安全可靠的檔案保管設備等。除此之外，還應定期對所有檔案進行備份，并保管好這些備份。對于用于會計電算化系統的各種硬件設備，應當建立一套完備的管理制度，以保證設備完好，保證設備能夠正常運行。

7.培養、引進高素質人才。實施財務檔案信息化和網絡會計需要復合型人才。為解決人才缺乏問題，對現有會計人員進行網絡會計培訓。提高現有會計人員的計算機水平，特別是計算機網絡技術與會計信息之間的融合，培養出既熟悉計算機技術又精通財務管理知識的復合型人才。結合各學校自身特點，在條件許可的情況下，引進高層次會計人才。

參考資料：

[1]李明華.《網絡會計對傳統會計理論的影響》.財會通訊,2003(8)

[2]劉忠玉.《會計信息化：21世紀財務會計發展大趨勢》.財經問題研究,2004(8)

[3]溫希波.《網絡會計發展中的問題及解決對策》.中國管理信息化,2007(6)

閆瑞英，女，1971年出生，現為江蘇省揚州市梅嶺小學館員，在公開雜志發表論文三篇；李劍峰，男，1970年出生，現工作單位為中共揚州市委黨校，在公開雜志發表論文九篇。