對做好檔案管理工作的再認識

于 雷

（哈爾濱市城建檔案館 黑龍江 哈爾濱 150000）

對做好檔案管理工作的再認識

于 雷

（哈爾濱市城建檔案館 黑龍江 哈爾濱 150000）

多年實踐證明，做好檔案管理工作，對促進和服務經濟社會快速發展具有不可替代的作用。然而在檔案信息資源開發利用工作中，我們還存在著檔案信息資源利用不到位、信息反饋不及時等問題，已嚴重影響著檔案信息資源的開發與利用和檔案事業的健康發展。本文針對這些問題，結合筆者本職工作，重點對如何做好檔案管理工作及應采取的措施作以探討。

一、檔案管理工作及檔案信息資源開發工作的現狀

我國傳統的檔案管理工作只重視檔案的保管，忽視檔案信息資源的開發利用。表現為只注重追求館藏的數量和規模，而對檔案信息能多大程度地滿足社會需求、能否充分發揮其作用重視不夠。少數檔案工作者認為檔案只是過時的材料，檔案工作只是看門守攤、無所作為，只要保管的檔案不損壞、不丟失就算完成任務了，看不到檔案對科研、經濟和文化建設的重要作用。問題是：

(一)注重檔案利用數據統計，不求檔案的實際效益。

(二)注重檔案借閱表格填寫，不求深層次了解。

(三)注重信息反饋工作，不求匯集編發服務社會。

(四)注重檔案管理工作．不求系統開發編研工作。

二、做好檔案管理工作應采取的措施

(一)必須提高社會各界對檔案工作的認識

1．認真做好檔案管理人員教育工作。每個檔案員都應懂得沒有檔案信息資源的開發與利用，檔案管理工作便失去了意義。檔案人員首先要樹立起從事檔案工作的光榮感和自豪感。熱愛檔案工作，獻身檔案事業，要端正服務態度，完善服務措施，為利用者提供優質服務，并積極動腦筋，想辦法，變被動服務為主動服務，變單一的你來我查為走出去，了解社會所需的信息資源，為社會提供有價值的信息資源。

2．強化社會檔案意識。有人群的地方就應有檔案。可以說檔案工作涉及整個社會的各個方面，涉及千家萬戶。因此，要保證檔案工作的有機運行，就要通過各種輿論形式，大張旗鼓地、堅持不懈地宣傳檔案法規，逐步使整個社會對檔案工作的性質、任務和作用有所了解和認識，使廣大干部群眾理解、關心、重視和支持檔案工作，在各自的工作中自覺遵照檔案法規要求，收集、整理、保管和利用檔案。

3．轉變利用者對檔案利用工作的看法。檔案工作是整個經濟社會事業中不可缺少的一部分，縱觀歷史，古今中外，檔案有著極為重要的作用，它的作用也是不可替代的，這已成為人們的共識。

（二）必須不斷加強檔案工作基礎設施建設

1．認真做好檔案收集整理工作。一要加強檔案征集工作，確保檔案原始資料豐富齊全；二是把好接收關，改變以前檔案門類單一，注意接收反映經濟建設，科學技術的進步，各種專門、專業檔案和新型載體的檔案，應根據不同門類與載體形成的檔案的特點，及時接收進館，擴大館藏范圍。

2．提高檔案檢索工作效率。能否及時準確地提供檔案，為利用者服務．在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。今后，檔案實行微機管理，為查檔利用提供了更加快捷便利的服務。

3．注重加強檔案編研工作。利用館藏檔案，有針對性地編寫資料，供領導和其他部門參考，為大家提供直接、便捷、周到的服務。編研工作是利用檔案的很好形式。近幾年來．各級檔案部門都抓了這項工作，取得了豐碩成果。今后，還要緊抓不放，認清形勢，開動腦筋，選準主題，編研出更多的資料．讓檔案在各項事業中發揮更大的作用。

（三）必須提高檔案管理水平

1．建立健全檔案工作各項規章制度。為了更好地貫徹落實《檔案法》，做好檔案的提供利用工作，檔案館室應建立一套行之有效的制度，諸如《檔案資料收集辦法》、《檔案接收制度》、《檔案管理制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作人員崗位責任制》等各項制度，這些制度規范了檔案工作的各個環節上的程序和標準，明確了檔案人員工作范圍和職責，使檔案利用工作建立在堅實的基礎上。要毫不松懈地搞好規范化的落實，提高檔案工作的管理水平，為檔案利用工作創造條件。

2．逐步實現檔案管理現代化。隨著自動化管理水平的提高和發展，最終將實現檔案系統網絡，實現檔案信息綜合管理和利用，實現異地查詢，信息共享，將給檔案的提供利用帶來極大的方便。毫無疑問，檔案管理向現代化的轉變，將是一次歷史性的變革。我們從現在起就要抓緊工作，創造條件盡快完成這個轉變，實現這個變革。

3．加強檔案人員的學習。隨著檔案業務范圍的不斷拓寬和現代化管理設備的逐步使用，對檔案管理工作的主體——檔案人員提出了新的要求。跟上發展的步伐，適應發展的形勢，就要利用各種形式抓好檔案干部的政治、業務和科學技術的學習，不斷提高“兩個”素質，提高管理水平，充分發揮檔案的作用，為“四個文明”建設提供及時、準確、周到的服務。

（四）必須創新檔案資源開發利用方式

1．認真做好查(借)閱登記工作。查（借）閱登記是各館室在檔案查(借)閱時必須做的一項工作。在登記時，一要認真負責，按項目一一填寫清楚，必須填寫的項目不要漏填；二要把查（借）閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫得太簡單，如“工作參考”等，而應填明作那一項工作參考，填明具體內容和將起到的作用和效益．這樣便于提供實際效益的線索和確定有否必要進行跟蹤調查等。

2．搞好咨詢服務。咨詢服務是檔案人員根據利用者的要求，從檔案信息和與檔案有關的知識，采用進行個別解答問題的方式，為利用者解決疑難問題的一種服務工作。

3． 建立用戶聯系制度。為了及時取得利用信息，可以建立用戶聯系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯系電話和郵編等一一登記在冊，以便與用戶聯系。

4．分發檔案信息反饋表。即在用戶查（借）閱檔案后發給一張檔案利用信息反饋表，主要內容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經濟效益等。

5．實地調查和電話采訪。根據用戶查閱時登記在案的線索，可以及時到實地調查或電話采訪．掌握利用效果的第一手資料。

6． 及時編發檔案利用社會效益、經濟效益實例。反饋的信息仍要通過編輯再重返社會，這樣既可進一步宣傳檔案的作用和價值．又可使社會各界進一步了解檔案、熟悉檔案，進而激發社會各界利用檔案的積極性。

7．搞好編研工作。檔案編研，就是根據利用需要．通過檔案的分析研究，按照一定的主題，對檔案存有的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等，編印成各種檔案參考資料． 從而使檔案信息資源更準確、系統、精練，更便于利用。

綜上所述，做好檔案管理工作，檔案利用數據統計是必要的，也說明了檔案利用工作的一個側面，但更重要的是要了解、收集檔案的實際效益，有利于進一步加強檔案信息資源的開發利用工作，為社會各界和經濟建設服務。