人事檔案的“冊(cè)”改“件”

張慶華

（哈市房產(chǎn)局信息中心 哈市 150000）

人事檔案的“冊(cè)”改“件”

張慶華

（哈市房產(chǎn)局信息中心 哈市 150000）

《歸檔文件整理規(guī)則》(以下簡稱《規(guī)則》是國家檔案局正式批準(zhǔn)頒布的我國現(xiàn)行檔案執(zhí)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，已從2001年1月1日開始實(shí)施。《規(guī)則》的核心打破傳統(tǒng)的以“卷”為單位整理歸檔的模式，采用以“件”為單位整理歸檔文件，適應(yīng)了新形勢(shì)下檔案的現(xiàn)代化管理和檔案事業(yè)發(fā)展的需要。在《規(guī)則》實(shí)施的1年多時(shí)間里，顯示了由“卷”改“件”的必要性和優(yōu)越性，困擾檔案界的如立卷擬寫案卷標(biāo)題難、案卷成冊(cè)后遲交文件的插入、簡化計(jì)算機(jī)檢索等問題，因“卷”轉(zhuǎn)化成“件”而迎刃而解，這不但為檔案工作者帶來極大方便，也對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展大有益處。國家檔案局所頒布的《規(guī)則》中所說的立卷改革只限于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的文書檔案，根據(jù)《規(guī)則》精神，我們對(duì)人事檔案進(jìn)行改革嘗試。在文書檔案“卷”改“件”的嘗試過程中，認(rèn)識(shí)到人事檔案同樣適合“冊(cè)”改“件”的改革。現(xiàn)就人事梢案實(shí)施“冊(cè)”改“件”必要性、迫切性和優(yōu)越性作以剖析，使人事檔案的管理盡快納入到“冊(cè)”改“件”的范疇中。

一、人事檔案“冊(cè)”改“件”的必要性

1.由“冊(cè)”改“件”是事物發(fā)展的必然。以“件”代“冊(cè)”歸梢這一管理模式，體現(xiàn)了人們對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)的加深，并在加深認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行運(yùn)行和管理模式的改革與完善，它既是檔案工作自身發(fā)展的需要。也是時(shí)代發(fā)展與社會(huì)變革的需要。盡管“冊(cè)”對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展做出了巨大的貢獻(xiàn)。但是在現(xiàn)代化管理模式下，“冊(cè)”的一些局限性逐步凸現(xiàn)出來，因而已不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。而“件”作為歸檔單位。也逐步顯示出其一定的長處和優(yōu)勢(shì)。

2.現(xiàn)代化管理迫切要求人事檔案實(shí)施“冊(cè)”改“件。由于檔案的計(jì)算機(jī)管理可拋開“冊(cè)”而直接深入到文件級(jí)，所以檔案現(xiàn)代化管理的一個(gè)突出特點(diǎn)就是對(duì)“冊(cè)”的淡化．對(duì)“件”的青睞。由此而形成的計(jì)算機(jī)管理下多種不同主題的虛擬案卷，即經(jīng)過加工的各種信息就為領(lǐng)導(dǎo)決策、干部人事制度改革和檔案的充分利用提供有效的服務(wù)。

3.“件”適合檔案文件材料的新載體，“冊(cè)”是在以紙質(zhì)文件為主要檔案載體情況下產(chǎn)生的。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展。卡當(dāng)案的新載體不斷出現(xiàn)，對(duì)以往的非紙質(zhì)文件。如照片、錄音帶、錄像帶、軟盤、光盤等的歸檔，以“冊(cè)”稱之有狹義上的欠妥之處：再如隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，許多文件經(jīng)網(wǎng)上傳輸，意味著無紙辦公已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。電子檔案的產(chǎn)生和管理使“冊(cè)”的消亡有了可能，又為“件”的生成提供了良好的培養(yǎng)基。

二、人事檔案“冊(cè)”改“件”的優(yōu)越性

“冊(cè)”曾是檔案的基本保管單位，也是檔案管理模式下的一個(gè)重要概念。在舊的檔案管理模式下。“冊(cè)”有利于反映人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的來龍去脈，記載歷史事實(shí)，也便于管理、查找、利用和保護(hù)文件。裝訂成冊(cè)便隨之成為人事檔案形成過程中的一個(gè)必不可少的重要環(huán)節(jié)，“冊(cè)”也就成為文件歸檔、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用的基本單位。因此，在“冊(cè)”產(chǎn)生后，為人類社會(huì)的發(fā)展起到了不可磨滅的歷史作用。但隨著計(jì)算機(jī)的普及，檔案工作已進(jìn)入了一個(gè)現(xiàn)代化管理的新時(shí)代；即用計(jì)算機(jī)錄入、存儲(chǔ)、網(wǎng)上輸送和檢索等的自動(dòng)化計(jì)算機(jī)管理的時(shí)代，在這種計(jì)算機(jī)檔案管理的環(huán)境下，傳統(tǒng)的“冊(cè)”已不適應(yīng)于現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理模式，以“件”為單位保管，使人事檔案工作人員擺脫繁重的歸檔、裝訂等手工勞動(dòng)，集中力量做好檔案信息的收集、開發(fā)和利用，體現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和程序化。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.冊(cè)”改“件”便于人事檔案的科學(xué)管理。人事檔案管理是高校人力資源開發(fā)中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。為領(lǐng)導(dǎo)決策和職能部門合理調(diào)配人力資源提供了可靠的信息服務(wù)，是人事檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。按照中組部頒發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)定，干部檔案材料形成后，必須進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、裝訂等系統(tǒng)化整理，達(dá)到完整、真實(shí)、精煉、條理、實(shí)用的要求。但在人事管理體制改革不斷深化和信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢(shì)下，人事檔案管理要適應(yīng)新形勢(shì)的要求，更新觀念，轉(zhuǎn)變思路，探索新途徑．運(yùn)用新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。采用以“件”為單位檔案歸檔后。正是順應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的需要。使檔案工作人員把主要精力用于業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高以及科學(xué)管理上。現(xiàn)階段應(yīng)積極探索實(shí)行綜合管理的新路子，如將本單位的干部人事檔案工作、干部統(tǒng)計(jì)工作和計(jì)算機(jī)管理干部信息工作，連成一體，為領(lǐng)導(dǎo)決策以及干部人事工作提供綜合服務(wù)。

2.簡化了取消“冊(cè)”的工作程序。人事檔案隨著當(dāng)事人的任職而建立，但一個(gè)人的檔案并不是一次完成的，它是動(dòng)態(tài)的而不是靜止的。即人事檔案處于不斷發(fā)展變化的狀態(tài)，因?yàn)槿说某砷L是一個(gè)不問斷的過程，人事檔案也，應(yīng)隨著當(dāng)事人的成長而連續(xù)不斷地補(bǔ)允新的內(nèi)容，以便更好地反映其現(xiàn)實(shí)面貌。因此在實(shí)際工作中，為了保持人事檔案的常新與完整，避免內(nèi)容老化和材料的殘缺，必須經(jīng)常地、及時(shí)地做好收集工作，以充分發(fā)揮人事檔案的現(xiàn)實(shí)效用。以“件”為單位歸檔后，在歸檔中免去了編頁碼和多次拆、裝等瑣細(xì)工作，減少了檔案整理的煩瑣工序，使檔案工作者的“無效”勞動(dòng)明顯減少。檔案材料可隨收隨收隨歸，檔案整理立卷，只需分類、編號(hào)、登記卷內(nèi)目錄，然后取齊左、下兩側(cè)，放人檔案盒。一盒美觀、整齊的案卷就形成了。

3.“冊(cè)”的取消有利干檔案的保護(hù)和利用。人事檔案是按十大類的排列順序固定不變。在傳統(tǒng)的案卷管理模式下，一旦有了新的材料，檔案工作者就要把這人事檔案材料分門別類后，插入對(duì)應(yīng)類中。然后把已裝好的檔案拆開，為了求裝整齊、美觀，放進(jìn)新材料后叉重新打孔裝剪裁。這樣反復(fù)拆裝打孔剪裁，給檔案造成的損傷是不言而喻的。以“件”代“冊(cè)”歸檔時(shí)，在對(duì)檔案材料進(jìn)行訓(xùn)整或增加新的材料時(shí)，如果是一張紙或雖是多張但是線裝材料，只需把材料插入相應(yīng)類別的最后就可以了。但如果是二張以上又不是線裝，取釘后用縫紉機(jī)縫牢后再插入。這樣，避免子因不斷拆裝剪裁給檔案帶來的損害，保證了檔案材料的完整，保護(hù)了梢案載體免受自然或人為的損壞，維護(hù)了檔案材料的原貌。義最大限度地延長檔案壽命。有利于檔案材料的保護(hù)。

人事檔案工作的根本目標(biāo)就是通過提供人事檔案，滿足人事檔案管理下作的需要。因此，做好服務(wù)工作是人事檔案工作的主題，并貫穿于人事檔案工作始終。“冊(cè)”消除后，“件”成為檔案的基本保存單位，極大地方便了借閱者的利用。一是檔案由“冊(cè)”改“件”后便于檔案的利用、復(fù)印、縮微以及掃描等。利用者如需要檔案中某個(gè)材料時(shí)，只要將其抽出，不必整本拿出，有利于檔案保密。二是應(yīng)用計(jì)算機(jī)利用專題目錄、主題索引等建立文件級(jí)目錄檢索體系，提高了檔案檢索的速度和提供綜合服務(wù)。

綜合以上分析，適應(yīng)現(xiàn)代化的管理模式是促成由“件”代“冊(cè)”的直接動(dòng)因，故有其生成的迫切性和必然性，再加由“件”代“冊(cè)”的諸多優(yōu)勢(shì)所存，相信在今后的人事檔案工作實(shí)踐中會(huì)顯示出其巨大的優(yōu)越性。在肯定其可行性和優(yōu)越性的同時(shí)，也應(yīng)做好解決由“件”代“冊(cè)”存在問題的思想準(zhǔn)備，盡快適應(yīng)由“件”代“冊(cè)”這一新的管理模式，以促進(jìn)人事檔案事業(yè)的業(yè)大發(fā)展。