電子政務發展對檔案工作的影響

韓麗萍

(伊春市民政局福彩中心 黑龍江 15300)

電子政務發展對檔案工作的影響

韓麗萍

(伊春市民政局福彩中心 黑龍江 15300)

國家信息化領導小組決定，把電子政務建設作為今后一個時期我國信息化工作的重點，這一決定進一步推動了電子政務的發展。電子政務發展正在并必將極大地改變人們的思維和行為方式，也必將給檔案工作帶來深刻影響。電子政務發展為檔案事業全面發展提供了契機

一、電子政務發展為檔案事業全面發展提供了契機

檔案的價值在于利用，在于為黨和國家工作大局服務，為社會各界和廣大人民群眾服務，檔案工作要突出服務這個主題。

隨著國家經濟建設和信息技術的快速發展，檔案資料作為一種重要的信息資源，在各行各業得到了越來越多的開發和利用，日益顯示出其應有的重要作用。因此，社會的各個方面對檔案工作的要求會越來越高，檔案部門的工作也會越來越重。在這種新形勢下，如何有效拓展檔案工作為黨和國家工作大局服務，為社會各界和廣大人民群眾服務，以全面發展我們的檔案事業，自然而然地成為每位檔案工作者必須面對、思考和實踐的緊迫任務。

所以，檔案信息化是時代的要求，是檔案事業自身發展的要求，它已成為不可阻擋的歷史趨勢和發展方向，而電子政務發展是檔案信息化的催化劑和助推器。把檔案信息化納入國家電子政務建設的范疇，以國家“十一五”期間電子政務發展為契機，開拓進取，使檔案收集、整理、存儲、利用等工作適應電子政務發展的要求，進一步增強服務意識，更新服務觀念，增加服務方式，提高檔案服務的及時性、針對性和實效性，把檔案服務工作提高到新的水平，全面推進檔案事業的發展。

二、電子政務時代新型檔案載體的特性

隨著電子政務的發展，勢必導致新型檔案載體——電子文件的出現，而電子文件具有以下主要特性：

1.非人工識別性。電子文件是由計算機生成的數字化的信息形態，無論是傳輸還是存儲，電子文件都是以二進制編碼形式存在，人工無法直接識別，必須由相應的計算機軟硬件將編碼序列讀出來，然后轉換成人能識別的形式顯示在屏幕上或打印在紙上。人們在計算機屏幕上看到的文字、圖形或是多媒體的聲音、影像等電子文件形態，便是電子文件的不同輸出形式。

2.對軟硬件系統的依賴性。電子文件對軟硬件系統存在著依賴性，主要表現在對編碼、硬件、軟件、技術更新和加密等方面的依賴。在計算機內部，電子文件都是以二進制編碼形式存在，無論是生成、傳輸，還是存儲，都是通過計算機實現的，離開了計算機軟硬件平臺，電子文件既看不見，也摸不著。計算機更新換代很快，對于需要長期保存的電子文件來說，設備依賴性造成的問題更加突出。不同軟件環境下的電子文件有時難以互換，為實現安全保密，還常常通過特殊的軟硬件設備，人為地進行復雜而獨特的編碼加密或信息拆分處理，使需要保密的電子文件只能在特定的環境下才能讀取。

3.與載體的可分離性。紙質文件的墨跡必須依附在紙張上才能形成文字或圖形，內容與載體具有必然的不可分離性。電子文件則不然，可以進行異地傳輸，而內容卻不發生任何變化，其存放位置不是固定的。由文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息共同組成的電子文件，由于不同的載體往往適合存儲不同的媒體信息，就會形成同一電子文件的文字、圖形、聲音、影像在存儲時的載體分離現象。

4.易更改性。對電子文件的內容進行修改非常容易，而且改后不留痕跡，同時，還可對電子文件進行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對比度等等，造成“原件”識別困難。相比之下，對紙質文件內容進行增、刪、改而不留痕跡幾乎是不可能的。

三、電子政務發展對檔案工作的影響

清楚電子文件的特性以后，不難理解：電子政務發展對檔案工作的影響，不只是檔案載體的變化，關鍵的是以紙張為載體形成的關于檔案工作的傳統觀念、理論體系、工作模式和標準規范等都要隨之變化，經受挑戰，同時，紙質檔案到電子檔案的變化，對檔案工作者也提出了新的更高的要求。

1.對傳統觀念和思維方式的影響。電子檔案是檔案必不可少的重要組成部分，這是時代要求和發展趨勢，然而，有人受傳統觀念影響卻將其拒之門外，或者只作為資料或副本保管。果真如此的話，不久的將來，我們將沒有像樣的檔案可以接受，人類的歷史將面臨斷代。對電子檔案重要性的認識不僅要經歷一個漫長的認識過程，更需要轉變長期以來以紙質檔案管理利用為基礎的傳統思維模式，建立以電子檔案為基礎的現代思維模式。只有這樣，才能經受電子文件檔案管理帶來的挑戰，才能面對政務發展對檔案工作的影響。

2.對管理模式的影響。對傳統紙質檔案，各國大多采取了集中統一管理的模式。而對電子文件來說，其物理結構和邏輯結構往往是不一致的，同一個電子檔案中的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續存放，甚至可以存放在不同的載體上而不影響其正常顯示輸出，在電子文件傳輸以及轉換等處理過程中，其物理結構經常發生變化，而其邏輯結構卻可以保持不變。因此，有些國家不主張集中保管電子檔案，如澳大利亞國家檔案館對電子檔案采用分布式管理方式，不主張將電子檔案集中保存，而是要求存放在電子文件的形成單位。美國學者則提出了“虛擬檔案”的設想，認為：“由于電子文件的存放位置與它們的使用幾乎毫無關系，所以它們無論存放在哪都能同樣容易利用。這樣一來，現在以保管為目的的實態檔案庫將成為虛擬檔案的聯結點。虛擬檔案還包括那些不存放在檔案館，卻在檔案館控制下的文件。未來的虛擬檔案不再用收集、保管和提供現場檢索的方法來管理，而是控制有關文件信息及其利用方法來確保它們的保存、處置和利用。

3.對信息可識讀性的影響。眾所周知，紙質文件的信息與載體是一體的，只要保證載體安全，信息的可識讀性是不成問題的。而電子文件卻不同，外表看來保存完好的介質，由于環境（硬件、軟件、編碼和加密等）的變化，信息卻不可讀。因為電子文件各自所用的編碼方式和快速發展的計算機系統之間矛盾會越來越尖銳，也對保證信息的可識讀性帶來很大影響。

4.對原始性界定的影響。檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性，沒有原始性，也就沒有證據可言。因此，認定電子文件的原始性，是保證其憑證作用的關鍵。電子文件的易更改性、信息與載體的可分離性，使電子文件在生成或傳輸過程中存在著被改動的可能。處理后的電子文件是否與原來一樣，存在著認定上的困難。因此，科學界定電子檔案的原始性是檔案研究領域新的課題，也是電子政務發展對檔案工作帶來的影響之一。

5.對法律效力的影響。由于電子文件的原始性界定困難，也引起人們對電子文件的法律憑證作用產生懷疑。電子文件法律效力的確立，需要解決兩個基本問題：首先，要依靠技術，真正攻克電子文件原始性的界定關，這是解決電子文件法律效力問題的基礎。其次，要加強立法工作，從法律上明確電子文件的憑證作用，做到有法可依，這是解決電子文件法律效力問題的法律依據。

6.對保存環境的影響。電子檔案對保存環境的要求與紙質檔案有著不同。

電子檔案的保存環境主要是：（1）防磁。電子檔案周圍空間的雜散磁場強度應小于83安培/米，磁介質與永久性磁鐵表面間距不得少于76毫米。（2）環境溫濕度。適宜溫度為17℃-20℃，18℃最佳，相對適宜濕度為35%—45%，40%最佳。（3）防機械損傷。

7.對標準規范的影響。已有的標準規范，主要是國家檔案局2003年9月1日施行的電子公文歸檔管理暫行辦法》及電子文件歸檔與管理規范，電子政務與電子文件歸檔與管理越來越銜接了。但還沒有做統一要求。

8.對檔案工作者的影響。隨著電子政務的發展，檔案工作中新問題、新技術層出不窮，因而對檔案工作者的要求愈加迫切，檔案工作者必須結合檔案管理的各個環節，努力學習新技術，加強電子文件方面的研究，管理好、利用好電子文件。首先，檔案教育應及時調整專業格局，從課程設計、教學方法和手段、教育層次和形式等方面全面更新。第二，對在職人員進行各種形式的再教育，以適應電子政務的需要。第三，單一人員結構已不能滿足檔案信息化的需要，應注意引進相關方面的專業人才，充實檔案干部隊伍，建立復合型多層次的專業技術隊伍、以適應電子政務發展的需要。

針對電子政務發展對檔案工作的影響，檔案部門、檔案工作者要與時俱進，大膽地進行觀念創新、理論創新、體制創新和科技創新，積極探索電子政務時代全面履行檔案工作職能新的思路，對策和方法，以電子政務發展為契機，全面發展檔案事業。