檔案保護工作中的問題與對策

劉 玲

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案保護工作中的問題與對策

劉 玲

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

從檔案產生到保管過程中，必然存在著許多不利于其永久保存的問題。檔案壽命的長短，往往取決于對這些問題解決的好壞。目前檔案保護工作中仍存在許多不利于檔案永久保存的突出問題。及早發現這些問題，找出原因，提出對策，是擺在檔案工作者面前的重要課題。

一、檔案保護中存在的問題

從檔案保護工作的現狀看，有幾個突出的問題直接影響到檔案的永久保存。

（一）對檔案的制成材料缺乏統一要求。在檔案制成材料中，紙張、書寫檔案文件的墨水或打印文件的油墨，以及用作裝訂或修補案卷的膠粘劑，是最主要的材料。隨著現代科技的迅速發展，檔案制成材料的品種日趨繁多，其耐久性差別較大，由于對檔案制成材料缺乏嚴格的統一要求，各制文單位采用的材料品種、質量很不一致，檔案形成后的耐久性懸殊較大，從而導致同期檔案在同樣的保護條件下壽命明顯不同的結局。

（二）檔案庫房建筑不盡科學合理，相應的補救措施跟不上。加強檔案保護首先要建設足夠使用的檔案庫房，其次檔案庫房要符合檔案保護的技術要求。從目前看來，許多地方的檔案館利用的是舊有建筑改造的庫房，而這些舊庫房缺乏完善的保護措施，其中防潮、防霉、控制濕度、通風、消除大氣污染、防盜、防火、防蟲、防鼠、防塵、防光的能力較差，從而影響了檔案的保存壽命。有的地方雖然建有新的檔案庫房，但因經濟條件、環境因素和當時的技術要求等方面的限制，新庫房出現了功能低的弊端，如庫房地面未做防潮處理或處理不當、庫房密閉條件差、屋頂隔熱與防水性能低等。個別單位對這些短時間內未造成明顯影響的不合理因素未引起高度重視，相應的補救措施沒跟上，長期下去必然影響到檔案壽命。

（三）庫房管理制度不健全、措施不得力是部分檔案館（室）的通病。耐久性強的檔案制成材料和高標準的檔案庫房建筑只能說是具備了檔案保護的基礎，只有在此基礎上加強庫內管理才能做好檔案保護工作。庫內管理不善主要體現在控制有害生物、物理、化學因素的措施及相應的管理制度。由于受經濟條件和技術水平的限制，目前控制生物、物理、化學因素多靠人工方法，這就要求庫房內管理要嚴格、制度要健全、責任要明確、措施要得力。但這些必備的措施和制度在很多檔案管理部門仍然存在著不同程度的殘缺，從而影響到檔案的保護質量。

二、出現問題的原因

存在上述問題的原因主要表現在：

（一）對檔案制成材料損壞的內在因素沒有引起高度重視，工作上重檔案保護輕制文要求。檔案制成材料損壞的內在原因主要是材料的耐久性。制文過程中只有選用耐久性的材料，才能為延長檔案壽命奠定良好的基礎。長期以來，檔案管理部門在檔案保護方面往往把工作重點放在進館后的保護，而忽視了對制文單位選材的具體要求，甚至錯誤地認為制文單位的選材不屬檔案管理的范疇，從而使系統性的檔案保護工作出現了不應有的“質量脫節”。

（二）目光短視，缺乏歷史責任感。在檔案保護工作中，部分單位把工作的重點放在了庫內某些微觀保護上，僅滿足于近期質量沒問題，沒有把檔案保護真正看作是受庫內、庫外綜合因素制約的系統保護工程。對一些當時看不到明顯危害的隱形因素沒有引起重視，導致在對現有不合因素的補救措施上，掉以輕心，成為影響檔案保存壽命的一大后患。

（三）在庫房管理上重保管輕保護，在實際工作中，個別單位還存在著得過且過、怎么省事怎么辦，缺乏嚴格的科學態度，主要領導看家意識濃厚、保護的意識淡薄，在管理上對工作人員崗位目標責任水準要求偏低，缺乏相互監督機制。

三、解決問題的對策

（一）按照“高標準，嚴要求”的原則，盡快由國家制定統一的、新的檔案制成材料標準。隨著現代科學技術的發展，紙質材料正受到種種新型材料的挑戰；各種色素成分的墨水和膠粘劑日益增多。如果制文單位沒有統一的檔案制成材料標準，檔案的耐久性是很難保障的。只有制定統一的標準，才能做好檔案保護的基礎工作。

（二）按照合理的檔案庫房標準，采取補救措施，盡快使非科學合理的檔案庫房合理化。合格的檔案庫房必須具備防熱、防水（防潮）、防光、防塵、防火等條件，而那些不完全具備上述條件的現庫房應盡快采取補救措施，完善保管條件。庫房是保存檔案的重要基礎，在使用過程中要定期按照合格庫房標準進行檢查，及早發現問題并妥善處理，力爭使庫房的各項性能指標始終處于良好的狀態。

（三）制定周密、科學的控制方案和責任明確、分工合理、操作嚴謹、管理嚴格的工作制度，將生物、物理、化學等有害因素控制在最低限度。在控制過程中，溫濕度的控制、防止光線照射、消毒與殺蟲、防有害氣體和灰塵等都是復雜而艱辛的工作，因而必須建立一套完善的管理體系。按照檔案保護的技術要求，制定詳細、切實可行的操作規程；同時建立相應的崗位目標責任制和監督機制、獎懲制度，將任務層層落實到人。主要領導要不定期地組織有關人員督促檢查，定期興辦業務培訓和職業道德教育，不斷提高工作人員的整體素質。上級業務主管部門要把庫房管理的水平作為衡量一個單位領導是否稱職的重要標準和單位年度工作考核的主要內容，以此來推動檔案保護工作再上新臺階。