淺談如何做好新時期檔案管理工作

孫立燕

（黑龍江省直機關文明街辦公區管理服務中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

淺談如何做好新時期檔案管理工作

孫立燕

（黑龍江省直機關文明街辦公區管理服務中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案事業是經濟社會發展的重要組成部分,是黨和國家重要的工作之一。新時期為檔案工作提供了無限發展的空間和機遇,同時在發展過程中也遇到了一個個前人沒有觸及過的挑戰和阻力。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持。同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。現代社會建立系統、科學、民主的管理制度，對其生存與發展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協調、有序、高效運行的有效保證。

一、存在的問題

1.因輕視忽略，導致檔案管理水平難以提升。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。

2.因人才匱乏，導致管理力量較為薄弱。大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

3.因投入不足，導致硬件環境設施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

二、新時期做好檔案管理工作的對策建議

1.要全面提升新時期檔案管理人員素質。一是配備責任心強、懂專業的檔案管理人員。檔案管理工作專業性很強，要求檔案人員既要有高度的責任感，又要具有一定的檔案管理專業水平，尤其是運用現代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學習豐富的專業知識，給大腦“充電”，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期檔案管理工作。二是建立健全繼續教育管理制度和激勵機制。檔案工作管理水平需要不斷地改善和提升，檔案管理人員素質也需要不斷地提高，要通過檔案專業知識繼續教育，促使檔案管理人員不斷地更新業務知識，提高業務能力和管理水平。三是因材施教、多渠道地進行人才培訓。要從實際出發，按照不同的崗位、不同的層次，多渠道、多形式的對檔案管理人員進行培訓。堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的方針，為檔案專業人員提供全面、系統的學習機會，使檔案管理人員缺啥補啥，取長補短。四是加強對檔案人員的管理和教育。要通過各種形式對檔案管理人員進行《檔案法》、《保密法》以及國家有關檔案工作法規的宣傳教育，使之充分認識做好檔案工作的重要意義。同時，要切實加強對檔案工作的領導、檢查和考核，特別是對于涉及到保密的檔案管理人員，要加強教育和管理，不斷增強保密意識和責任感，確保檔案管理安全可靠，無失（泄）密現象發生。

2.要不斷健全新時期檔案管理制度。新時期，建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

3.要重新定位新時期檔案功能。長期以來，檔案工作人員對檔案功能并沒有得以充分的挖掘，沒有跳出傳統的對檔案館功能的理解。新形勢下，我們必須對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

4.要真正實現檔案管理標準化和信息化。?一是實行標準化管理。?按照國家相關部門的定義，標準是“對重復性事物的概念所做的統一規定”。標準化是“在經濟、科學、技術及管理等社會實踐中，對重復性事物、概念經過制定、發布和實施標準，達到統一，以獲得最佳秩序和社會效益”的活動。檔案工作標準化就是以檔案科學技術和管理中重復性事物和概念為對象，制定、修訂各類別、各層次的標準并將其付諸實施的過程。隨著科學技術的迅猛發展，一些現代化辦公設備應用于檔案管理工作，這些現代化手段的引入和應用，改善了檔案管理工作條件，改變了過去手工操作的局面，極大地提高了工作效率和管理水平，為開發信息、搞好管理創造了有利條件。當前，為了適應檔案現代化管理的需要，不斷提高檔案工作管理水平，必須全面應用檔案標準化規則。二是實行信息化管理。信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

5.要大力倡導新時期檔案工作所需要的職業道德。一是倡導熱心服務、不為名利、甘為人梯的精神。檔案工作的任務、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作。而檔案工作與其他服務性工作的不同在于它不能通過服務對象直接產生效益,而是通過服務對象利用檔案所取得的社會效益和經濟效益來體現。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到地為利用者提供優質的服務,是檔案工作者職業道德素質的最基本要求。二要樹立尊重檔案、尊重歷史的意識。檔案職業道德要求檔案工作者必須維護檔案和歷史事實的原貌,既不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征,也不允許主觀臆斷隨心所欲地鑒別檔案。無論在什么情況下,都要實事求是,堅持據實立檔，據實用檔,尊重歷史,忠于職守,維護黨和國家檔案的歷史真實面貌,同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭。三要遵紀守法,嚴守黨和國家秘密。由于檔案工作不同于其他服務性工作，檔案工作者對于利用者不能“來者不拒,有求必應”,必須克服主觀隨意性,按照法律和工作紀律的要求正確處理保密與利用的關系。當前我國對外交流與合作都在日益擴大,外事活動不斷增加,這給國外敵對勢力竊取我國的高科技技術提供了可乘之機。檔案工作者必須具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣,在不違背保密原則的前提下充分開發利用檔案信息資源,確保檔案在政治上的安全。

總之，在新時期，檔案工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新，采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，從而促進社會主義和諧社會建設。