淺談城建檔案信息化建設(shè)

闞躍鳳

（大慶市城鄉(xiāng)規(guī)劃局 黑龍江 大慶 166316）

淺談城建檔案信息化建設(shè)

闞躍鳳

（大慶市城鄉(xiāng)規(guī)劃局 黑龍江 大慶 166316）

信息技術(shù)日新月異的迅猛發(fā)展和在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，不僅對國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展產(chǎn)生了深刻影響，而且對城建檔案工作也提出了新的更高的要求。信息化為城建檔案事業(yè)發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，城建檔案的信息化已成為了城建檔案界同仁們的熱點話題。

城建檔案信息化進(jìn)程本身是一個任重道遠(yuǎn)的過程，并沒有現(xiàn)成的成熟模式可供參考，在信息化建設(shè)的進(jìn)程中，不可避免地會遇到各種各樣的問題。許多城建檔案部門并沒有真正了解自己到底需要什么樣的“信息化”，而是看到信息化撲面而來的滾滾浪潮，自已也就盲目地跟著大潮。進(jìn)行城建檔案信息化最需要的是清楚地知道自己最需要的是什么？要將信息化進(jìn)行到一個什么樣的程度？這些問題直接關(guān)系到城建檔案信息化的成敗，以下是筆者對如何實現(xiàn)城建檔案信息化建設(shè)的一些粗淺的認(rèn)識

一、明確建立城建檔案信息化目的

就是城建檔案的信息化建設(shè)是就是以提升城建檔案管理水平為目的的。信息技術(shù)的應(yīng)用可以改善傳統(tǒng)管理模式，但不能替代傳統(tǒng)管理而獨存，它是提升管理素質(zhì)的助推器。城建檔案信息化建設(shè)一般包含如下幾個方面：一是采用目前成熟的城建檔案管理軟件實現(xiàn)城建檔案管理的自動化；二是建立從輸入、存儲、管理到利用的電子檔案管理系統(tǒng)；三是系統(tǒng)必須能提供基于網(wǎng)絡(luò)的檔案信息資源訪問方式；四是城建檔案信息資源必須通過嚴(yán)格的權(quán)限劃分和職責(zé)劃分在城市規(guī)劃、建設(shè)與管理系統(tǒng)內(nèi)共享。其目標(biāo)是通過全面采用先進(jìn)的信息技術(shù)，最終實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。因此，我們首先要清楚地認(rèn)識到城建檔案信息化的目的及意義，一切從業(yè)務(wù)出發(fā)，從管理出發(fā)，增強(qiáng)加快推進(jìn)信息化的戰(zhàn)略意識，認(rèn)清自身城建檔案建設(shè)狀況，增強(qiáng)加快推進(jìn)信息化的使命感，全面把握加快推進(jìn)信息化的有利時機(jī)，乘勢而上，為解決城建檔案管理的實際問題而做信息化。

二、建立城建檔案信息化的中心

城建檔案館實現(xiàn)信息化的目的是提升管理水平，最終目標(biāo)則是更好地為城建規(guī)劃、建設(shè)與管理服務(wù)。通過信息化，城建檔案館更應(yīng)成為城市建設(shè)的“數(shù)據(jù)存貯中心”和“信息服務(wù)中心”。成為城市建設(shè)信息的“數(shù)據(jù)存貯中心”是城建檔案部門的基本職能，也是城建檔案部門存在的意義之所在。對這一點城建檔案界同仁們都有共性的認(rèn)識，也發(fā)表了很多論文，對此筆者不再深論。城建檔案信息化的建設(shè)將有效地促進(jìn)城建檔案的提供利用，它可以通過一個網(wǎng)絡(luò)支持平臺上實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理及信息服務(wù)。當(dāng)然，城建檔案的網(wǎng)絡(luò)提供利用也有因城建檔案的機(jī)密性、安全性等固有特性而有其局限性，相信隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，城建檔案的利用瓶徑問題也將會不斷得到解決。城建檔案信息化建設(shè)中，必須要明了“三分技術(shù)，七分管理，十二分?jǐn)?shù)據(jù)”的百練真經(jīng)，沒有豐富的城市管理數(shù)據(jù)存貯的保證，信息服務(wù)也成為了空中樓閣。

三、城建檔案信息化遵循一定的原則

首先要優(yōu)化管理模式，做好城建檔案的基礎(chǔ)工作。城建檔案的管理要有統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)館檔案要實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理。沒有了城建檔案的規(guī)范化管理，信息化也是無從談起。

其次需要總體規(guī)劃。可以說城建檔案信息化千里之行始于規(guī)劃。實事求是、有特色、有遠(yuǎn)見的城建檔案信息化規(guī)劃確實是城建檔案信息化成功的重要因素，將直接影響城建檔案信息化的投入、風(fēng)險、成效和進(jìn)程。筆者冷眼看當(dāng)今各地城建檔案信息化規(guī)劃，可以說信息化規(guī)劃談的不少，而真正全面地實施卻尚不多見，其戰(zhàn)略規(guī)劃都在不同程度上存在著閉門造車、脫離現(xiàn)狀、過分樂觀的情況。制定信息化規(guī)劃必須考察應(yīng)用需求，作出盡量準(zhǔn)確的需求分析。信息化建設(shè)需要很大的投入，一次性投入大量的資金對城建檔案部門來說也是個沉重的負(fù)擔(dān)。因此，首先認(rèn)真分析業(yè)務(wù)流程，確定恰當(dāng)明確的應(yīng)用需求，選擇項目優(yōu)先次序，是制定城建檔案信息化規(guī)劃的關(guān)鍵。在一些城建檔案信息化建設(shè)項目中，由于對應(yīng)用需求分析不夠，在不清楚要解決什么問題或能解決什么問題的情況下就盲目投資，購買硬件及軟件系統(tǒng)，從而導(dǎo)致失敗的例子也不少。其次，城建檔案信息化規(guī)劃須從實際出發(fā)，因地制宜。例如，對于信息化發(fā)展較快，信息技術(shù)較發(fā)達(dá)的地區(qū)，可以適當(dāng)制定較高的目標(biāo)，加快信息化的進(jìn)程。如果說這些地方的信息化是大步流星往前走，那么信息化水平相對落后的地區(qū)就不要盲目跟隨，而要采取小步快進(jìn)的戰(zhàn)略。最后，分清近期目標(biāo)和長遠(yuǎn)目標(biāo)。近期目標(biāo)是根據(jù)當(dāng)前發(fā)展的需求和目前的信息化技術(shù)來確定短期的目標(biāo)。長遠(yuǎn)目標(biāo)是指通過對技術(shù)發(fā)展趨勢的預(yù)見和發(fā)展趨勢的分析，來確定長期的建設(shè)目標(biāo)。由于當(dāng)今信息技術(shù)發(fā)展變化的速度很快，而信息化規(guī)劃必須跟上自身發(fā)展和市場環(huán)境的變化，因此定期修改長遠(yuǎn)的信息化規(guī)劃，也是必需的。制定城建檔案信息化的戰(zhàn)略規(guī)劃，絕不僅僅只是一個城建檔案部門的事情。俗話說，隔行如隔山，由于城建檔案部門必竟對IT行業(yè)和信息技術(shù)不夠熟悉，信息化戰(zhàn)略規(guī)劃不妨讓政府信息管理部門也參與進(jìn)來，讓其為我們出謀劃策。

最后，城建檔案信息化建設(shè)必須遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、互聯(lián)互通”的原則。信息技術(shù)的發(fā)展可以說是日新月異，其發(fā)展速度可以說是突飛猛進(jìn)，在城建檔案信息化過程中應(yīng)用的軟件今日看起來實用，但明日也有可能更新的更加完美。為此，實施時要考慮下一個信息系統(tǒng)的應(yīng)用，而下一個信息系統(tǒng)的建設(shè)必須遵循上一個信息系統(tǒng)的編碼原則和技術(shù)規(guī)范，即所謂的“相互兼容”。

四、城建檔案信息化的建設(shè)需穩(wěn)步進(jìn)行

城建檔案信息化可以按照管理標(biāo)準(zhǔn)化階段、技術(shù)裝備階段、資源數(shù)據(jù)化階段和綜合信息化階段四個步驟進(jìn)行。

1.管理標(biāo)準(zhǔn)化階段。簡單地說就是規(guī)范基礎(chǔ)建設(shè)的過程。前文中也提過加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)的必要性。沒有規(guī)范的城建檔案的基礎(chǔ)管理，城建檔案信息化將是空中樓閣。

2.技術(shù)裝備階段。在此階段根據(jù)本館的的實際配備信息化所需的相應(yīng)的設(shè)備及軟件，如計算機(jī)及其輔助設(shè)備、服務(wù)器、光盤塔、應(yīng)用軟件等等。實際上，在此階段的工作非常關(guān)鍵，硬件倒不說，在軟件上選擇什么系統(tǒng)，其功能、升級服務(wù)與技術(shù)支持等等軟件系統(tǒng)比硬件更重要。如果沒有好的軟件支持，硬件再好也只不過是擺設(shè)而已。

3.資源數(shù)據(jù)化階段。就是將館藏的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化電子檔案的階段。在此階段需要一個統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，如轉(zhuǎn)換成何種格式、網(wǎng)絡(luò)是否支持其格式等等。

4.綜合信息化階段。此階段就是與信息技術(shù)、通訊技術(shù)充分結(jié)合的階段。把已數(shù)字化的信息如何進(jìn)行檢索、信息的安全問題如何處理、查詢權(quán)限與范圍的限定、與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合實行信息共享、整個系統(tǒng)的可管理性等等均在此階段進(jìn)行。綜合信息化過程就是實現(xiàn)城建檔案信息化的最終過程。

城建檔案信息化是一個復(fù)雜的、長期的系統(tǒng)工程，涉及到政策法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件產(chǎn)品、硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、系統(tǒng)集成、應(yīng)用實施等方方面面，它本身也沒有一個固定的模式，只有階段性目標(biāo)，沒有終極性目標(biāo)。因此，推進(jìn)城建檔案信息化必須要城市規(guī)劃、管理與建設(shè)諸部門與城建檔案部門緊密結(jié)合，各自按照各自的職能和責(zé)任，通力合作，共同推進(jìn)。