知識經(jīng)濟背景下高校科研檔案管理新思路

崔立影 曲同寶

（吉林農(nóng)業(yè)大學(xué) 吉林 長春 130018）

隨著社會經(jīng)濟的繁榮，知識經(jīng)濟步伐也不斷加速。知識經(jīng)濟是當(dāng)前世界經(jīng)濟的最新特點和發(fā)展趨勢，占主導(dǎo)地位。知識經(jīng)濟具有知識化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化及知識快速更新的特點，這些特點將極大地改變?nèi)藗兊乃季S方式。[1]教學(xué)和科研是高校的兩大中心任務(wù)，高校科研管理是知識管理核心，科研檔案工作在高校檔案工作中地位越來越重要。高校科研檔案的管理及利用涉及到知識產(chǎn)權(quán)問題。所以在知識經(jīng)濟背景下，為了適應(yīng)國家對高校創(chuàng)新能力突出的要求，研究高校科研檔案管理的新思路具有重要意義。

一、高校科研檔案的內(nèi)容

高校科研檔案是高校在從事科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，通過一定整理的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。科研檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動的真實記錄，是科學(xué)技術(shù)儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，直接反映這所高校的學(xué)術(shù)水平及科研能力，也是高校實力的重要憑證。[2]

1.高校科研檔案歸檔范圍

1.1 科研項目檔案

高校科研項目檔案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括，科研準備階段形成的資料，如課題項目申請書、立項審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、合同書、研究方案論證書、協(xié)議書等材料；在研究試驗階段形成的資料，如各種載體的原始記錄、實驗數(shù)據(jù)、設(shè)計圖表、階段研究進展報告、計算材料、專利申請材料、經(jīng)費情況記錄等；結(jié)題驗收階段形成的材料，如研究可行性報告、專家鑒定、論文、專著、教材、工具書、技術(shù)鑒定材料、參加人員名單等；應(yīng)用類科學(xué)研究還包括應(yīng)用成果和科技成果轉(zhuǎn)化與推廣中的專利證書及有關(guān)檢測證明、審批材料、推廣方案及轉(zhuǎn)讓合同等。

1.2 科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結(jié)、上級部門和學(xué)校有關(guān)政策、規(guī)劃、指令、規(guī)定等，這部分是科研經(jīng)驗總結(jié)的依據(jù)，是科研工作順利進展的指南。

1.3 科研成果檔案

科研成果檔案主要包括科研年度統(tǒng)計、教師公開學(xué)術(shù)論文和編寫的學(xué)術(shù)著作、獲獎證書、專利技術(shù)轉(zhuǎn)讓材料等。科研成果檔案是衡量高校科研實力的依據(jù)之一，因此，科研檔案管理工作在高校管理中非常重要。

2.高校檔案的特點及在知識經(jīng)濟背景下檔案的作用

2.1 高校檔案的特點

高校科研檔案具有原始性、紀錄性、獨一性；還具有準確性、系統(tǒng)性和完整性。高校科研檔案是一種寶貴的信息資源，是高校科研活動的歷史記錄及憑證極具利用價值和參考價值。如何充分開發(fā)利用高校科研檔案資源為科技工作者服務(wù)，是高校科研檔案管理者的一個挑戰(zhàn)。

2.2 在知識經(jīng)濟背景下檔案的作用

在知識經(jīng)濟背景下檔案的作用表現(xiàn)在：首先，檔案和檔案工作與可持續(xù)發(fā)展思想相吻合，能充分體現(xiàn)出可持續(xù)發(fā)展思想的精髓；其次，完備的檔案可以節(jié)省大量的時間、人力、財力和物力，減少社會重復(fù)勞動和智力浪費；第三，檔案工作能豐富國家知識資源、積累知識財富。

二、高校科研檔案管理工作存在的問題及成因

1.高校科研人員檔案意識薄弱

在高校中，有的科研人員在科研過程中，重視科學(xué)研究實踐活動，重視科學(xué)研究成果的論文發(fā)表與獲獎情況，忽視了科研檔案資料的整理與積累工作，更有的認為科研成果放到自己身邊方便，以技術(shù)保密為借口，不愿歸檔甚至找理由不上交。

2.高校科研檔案管理制度不完善

當(dāng)前，許多高校沒有制定出完善的科研檔案管理制度，在科研檔案歸檔管理工作上缺乏系統(tǒng)性，沒有完善的制度保障，不能實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，致使許多高校科研檔案歸檔管理工作失控。

3.高校科研檔案的開發(fā)利用程度不夠

當(dāng)前高校科研檔案保管利用的制度不能適應(yīng)科技發(fā)展與創(chuàng)新，長期以來科研檔案管理人員對科研檔案應(yīng)用價值的忽視，高校科研檔案沒能充分發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟效益。分析具體原因主要是，第一，高校檔案館館藏科學(xué)技術(shù)和科學(xué)研究的檔案資源不夠豐富；第二，檔案管理者、檔案利用者的檔案意識不夠；第三，檔案館室的服務(wù)手段不適應(yīng)社會對科研檔案的要求。目前高校科研檔案還比較封閉，科研檔案常常僅具有保存價值，沒能更好地進行充分開發(fā)利用，不能服務(wù)社會。

三、知識經(jīng)濟背景下高校科研檔案管理的新思路

1.增強科研人員科研檔案意識

高校科研部門要采取各種方式學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，增強科研工作者對科研檔案重要性的認識，增強檔案意識。科研檔案凝聚科研人員辛勤汗水，但也有國家資助，科研成果應(yīng)屬于國家財富，不該占為己有。科研工作者應(yīng)該明確自己在科研檔案方面的權(quán)利與義務(wù)。

2.建立健全高校科研檔案管理制度

科研檔案是高校科研活動珍貴記錄，檔案材料年久不免受到損毀。因此其安全性顯得很重要，避免機密泄漏還要延長其壽命。

建立高校科研檔案的統(tǒng)一管理制度作為保護知識產(chǎn)權(quán)和科學(xué)研究檔案開發(fā)利用的重要手段，是有效的，也是必要的。明確立卷歸檔責(zé)任人；制定統(tǒng)一的歸檔范圍；細化歸檔內(nèi)容；統(tǒng)一制定課題檔案保管期限標(biāo)準和歸檔時間。科研檔案管理制度建立便于合理利用科學(xué)管理知識成果；對科研成果保存是對知識產(chǎn)權(quán)的保護措施。

3.推廣高校科研檔案信息開發(fā)利用

創(chuàng)造有利于高校全方位開發(fā)利用科研檔案信息資源的工作，不意味著放松那些涉及黨和國家安全、利益及個人隱私等檔案信息的保密工作。要在不違背法律規(guī)定下，體現(xiàn)出檔案工作的社會服務(wù)性。檔案管理工作要盡可能實現(xiàn)經(jīng)濟效益，要考慮經(jīng)濟實用。做到盡可能最少投資達到最高的經(jīng)濟效益。

4.運用現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化管理

當(dāng)前檔案管理工作不再是傳統(tǒng)保管，科研檔案為適應(yīng)信息時代要求系統(tǒng)科學(xué)管理，使高校科研檔案能推動高校科研進一步發(fā)展。為適應(yīng)知識經(jīng)濟的社會發(fā)展，檔案管理手段及利用方式要實現(xiàn)現(xiàn)代化，各種現(xiàn)代化技術(shù)如計算機技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、掃描技術(shù)、縮微技術(shù)、試聽技術(shù)等應(yīng)用與現(xiàn)代化的檔案管理工作中，能夠提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平及效率。高校檔案管理部門要積極開發(fā)利用計算機管理科研檔案軟件，實現(xiàn)科研檔案電子信息化。在一定程度上開展網(wǎng)上科研檔案信息咨詢服務(wù)，為用戶進行定向、定題的交互信息咨詢，提高科研檔案服務(wù)質(zhì)量。[3]

總之，在知識經(jīng)濟背景下，高校科研檔案管理工作中確立創(chuàng)新思路是高等院校可持續(xù)發(fā)展的堅強柱石，推動高校科研工作水平發(fā)揮更大作用。知識經(jīng)濟為科研檔案管理創(chuàng)新思路提供了機遇和動力，同時也對高校科研管理提出了更高、更新的要求。因此，創(chuàng)新知識經(jīng)濟背景下高校科研檔案管理新思路，對高校教科研檔案管理工作發(fā)展具有一定意義。應(yīng)從增強科研人員科研檔案意識，建立健全高校科研檔案管理制度，推廣高校科研檔案信息開發(fā)利用，運用電子信息技術(shù)，實現(xiàn)科研檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊伍等方面創(chuàng)新思路。實現(xiàn)高校科研檔案管理工作在知識經(jīng)濟背景下更健康、更快發(fā)展。

[1]左小明，張蕾，梁云.在知識背景時代，我國企業(yè)人力資源管理面臨的挑戰(zhàn)[J].《江南商論》2005（3）：109-110.

[2]國家檔案局.科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定（國檔發(fā)[1987]6號）.

[3]朱節(jié)云.應(yīng)用型本科科研檔案數(shù)字化管理探索[J].常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院報，2008（2）：34-36.