知識經濟背景下高校科研檔案管理新思路

崔立影 曲同寶

（吉林農業大學 吉林 長春 130018）

隨著社會經濟的繁榮，知識經濟步伐也不斷加速。知識經濟是當前世界經濟的最新特點和發展趨勢，占主導地位。知識經濟具有知識化、信息化、網絡化及知識快速更新的特點，這些特點將極大地改變人們的思維方式。[1]教學和科研是高校的兩大中心任務，高校科研管理是知識管理核心，科研檔案工作在高校檔案工作中地位越來越重要。高校科研檔案的管理及利用涉及到知識產權問題。所以在知識經濟背景下，為了適應國家對高校創新能力突出的要求，研究高校科研檔案管理的新思路具有重要意義。

一、高校科研檔案的內容

高校科研檔案是高校在從事科學技術研究過程中形成的，通過一定整理的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。科研檔案是科學技術研究活動的真實記錄，是科學技術儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，直接反映這所高校的學術水平及科研能力，也是高校實力的重要憑證。[2]

1.高校科研檔案歸檔范圍

1.1 科研項目檔案

高校科研項目檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括，科研準備階段形成的資料，如課題項目申請書、立項審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、合同書、研究方案論證書、協議書等材料；在研究試驗階段形成的資料，如各種載體的原始記錄、實驗數據、設計圖表、階段研究進展報告、計算材料、專利申請材料、經費情況記錄等；結題驗收階段形成的材料，如研究可行性報告、專家鑒定、論文、專著、教材、工具書、技術鑒定材料、參加人員名單等；應用類科學研究還包括應用成果和科技成果轉化與推廣中的專利證書及有關檢測證明、審批材料、推廣方案及轉讓合同等。

1.2 科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、上級部門和學校有關政策、規劃、指令、規定等，這部分是科研經驗總結的依據，是科研工作順利進展的指南。

1.3 科研成果檔案

科研成果檔案主要包括科研年度統計、教師公開學術論文和編寫的學術著作、獲獎證書、專利技術轉讓材料等。科研成果檔案是衡量高校科研實力的依據之一，因此，科研檔案管理工作在高校管理中非常重要。

2.高校檔案的特點及在知識經濟背景下檔案的作用

2.1 高校檔案的特點

高校科研檔案具有原始性、紀錄性、獨一性；還具有準確性、系統性和完整性。高校科研檔案是一種寶貴的信息資源，是高校科研活動的歷史記錄及憑證極具利用價值和參考價值。如何充分開發利用高校科研檔案資源為科技工作者服務，是高校科研檔案管理者的一個挑戰。

2.2 在知識經濟背景下檔案的作用

在知識經濟背景下檔案的作用表現在：首先，檔案和檔案工作與可持續發展思想相吻合，能充分體現出可持續發展思想的精髓；其次，完備的檔案可以節省大量的時間、人力、財力和物力，減少社會重復勞動和智力浪費；第三，檔案工作能豐富國家知識資源、積累知識財富。

二、高校科研檔案管理工作存在的問題及成因

1.高校科研人員檔案意識薄弱

在高校中，有的科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科學研究成果的論文發表與獲獎情況，忽視了科研檔案資料的整理與積累工作，更有的認為科研成果放到自己身邊方便，以技術保密為借口，不愿歸檔甚至找理由不上交。

2.高校科研檔案管理制度不完善

當前，許多高校沒有制定出完善的科研檔案管理制度，在科研檔案歸檔管理工作上缺乏系統性，沒有完善的制度保障，不能實現集中統一管理，致使許多高校科研檔案歸檔管理工作失控。

3.高校科研檔案的開發利用程度不夠

當前高校科研檔案保管利用的制度不能適應科技發展與創新，長期以來科研檔案管理人員對科研檔案應用價值的忽視，高校科研檔案沒能充分發揮出應有的社會效益和經濟效益。分析具體原因主要是，第一，高校檔案館館藏科學技術和科學研究的檔案資源不夠豐富；第二，檔案管理者、檔案利用者的檔案意識不夠；第三，檔案館室的服務手段不適應社會對科研檔案的要求。目前高校科研檔案還比較封閉，科研檔案常常僅具有保存價值，沒能更好地進行充分開發利用，不能服務社會。

三、知識經濟背景下高校科研檔案管理的新思路

1.增強科研人員科研檔案意識

高校科研部門要采取各種方式學習貫徹《檔案法》《科學技術研究檔案管理暫行規定》，增強科研工作者對科研檔案重要性的認識，增強檔案意識。科研檔案凝聚科研人員辛勤汗水，但也有國家資助，科研成果應屬于國家財富，不該占為己有。科研工作者應該明確自己在科研檔案方面的權利與義務。

2.建立健全高校科研檔案管理制度

科研檔案是高校科研活動珍貴記錄，檔案材料年久不免受到損毀。因此其安全性顯得很重要，避免機密泄漏還要延長其壽命。

建立高校科研檔案的統一管理制度作為保護知識產權和科學研究檔案開發利用的重要手段，是有效的，也是必要的。明確立卷歸檔責任人；制定統一的歸檔范圍；細化歸檔內容；統一制定課題檔案保管期限標準和歸檔時間。科研檔案管理制度建立便于合理利用科學管理知識成果；對科研成果保存是對知識產權的保護措施。

3.推廣高校科研檔案信息開發利用

創造有利于高校全方位開發利用科研檔案信息資源的工作，不意味著放松那些涉及黨和國家安全、利益及個人隱私等檔案信息的保密工作。要在不違背法律規定下，體現出檔案工作的社會服務性。檔案管理工作要盡可能實現經濟效益，要考慮經濟實用。做到盡可能最少投資達到最高的經濟效益。

4.運用現代化技術，實現信息網絡化管理

當前檔案管理工作不再是傳統保管，科研檔案為適應信息時代要求系統科學管理，使高校科研檔案能推動高校科研進一步發展。為適應知識經濟的社會發展，檔案管理手段及利用方式要實現現代化，各種現代化技術如計算機技術、復制技術、掃描技術、縮微技術、試聽技術等應用與現代化的檔案管理工作中，能夠提高檔案管理工作的現代化水平及效率。高校檔案管理部門要積極開發利用計算機管理科研檔案軟件，實現科研檔案電子信息化。在一定程度上開展網上科研檔案信息咨詢服務，為用戶進行定向、定題的交互信息咨詢，提高科研檔案服務質量。[3]

總之，在知識經濟背景下，高校科研檔案管理工作中確立創新思路是高等院校可持續發展的堅強柱石，推動高校科研工作水平發揮更大作用。知識經濟為科研檔案管理創新思路提供了機遇和動力，同時也對高校科研管理提出了更高、更新的要求。因此，創新知識經濟背景下高校科研檔案管理新思路，對高校教科研檔案管理工作發展具有一定意義。應從增強科研人員科研檔案意識，建立健全高校科研檔案管理制度，推廣高校科研檔案信息開發利用，運用電子信息技術，實現科研檔案信息的網絡化管理，培養高素質檔案管理人才隊伍等方面創新思路。實現高校科研檔案管理工作在知識經濟背景下更健康、更快發展。

[1]左小明，張蕾，梁云.在知識背景時代，我國企業人力資源管理面臨的挑戰[J].《江南商論》2005（3）：109-110.

[2]國家檔案局.科學技術研究檔案管理暫行規定（國檔發[1987]6號）.

[3]朱節云.應用型本科科研檔案數字化管理探索[J].常州信息職業技術學院報，2008（2）：34-36.