淺談企業職工中的檔案管理

朱振民 金川集團公司規劃發展部 737100

淺談企業職工中的檔案管理

朱振民 金川集團公司規劃發展部 737100

市場經濟條件下，企業人事工作正在發生巨大的、根本性的變革，這種變革對企業職工檔案的管理產生了很大的影響。近幾年，有關企業職工檔案的案件時有見諸報端，也引發了人們對企業職工檔案走向的討論，出現了“加強、消亡、統管”的不同看法，說明當前的企業職工檔案管理確實存在弊端，本文就“企業職工檔案管理存在的問題與應對的策略”的話題展開討論。

企業；檔案管理；信息化；應用

一、目前企業職工檔案管理存在的弊端

1、歸檔的內容不規范。現在不少的企業職工檔案管理隨意性太強，對存檔內容的范圍、性質、類別等都沒有一個非常明確而操作性強的標準，而普遍存在一個突出的問題，即把個人的材料一股腦地什么都放進去，歸檔內容如此不規范，它怎么還能夠起到人力資源配置的參考作用呢？

2、有的企業職工檔案材料歸檔沒有一個科學的程序，任何一個管理人員都有條件隨手把各種材料放入檔案中，更做不到定期進行核實和整理。更要命的是，本人并不知道自己的檔案中被人放入了些什么東西，當突然有一天自己被檔案中的某個材料推入絕境時才能恍然大悟。這種無章可循的“黑色操作”，不僅給個人造成損害，而且給用人單位以至于全社會都造成了不小的消極影響。，歸檔的方式不規范

3、與當今人力資源的配置不適應。目前的企業職工檔案管理工作已經落后于形勢了。在近幾年的職場上我們都已注意到，勞動力的供需雙方往往是“脫檔”操作，“人檔分離”的現象已經很普遍了，甚至有不少的人就根本不知道自己的檔案現在何處。根本的原因就在于個人檔案與當今人力資源配置不適應。市場經濟的健康發展急需信用建設，而我們的檔案中卻基本沒有個人信用記錄；個人的技能狀況也是職場上供需雙方關注的焦點，而我們檔案中的技能等級卻幾乎是形同虛設。

二、企業職工檔案管理的對策

現代企業職工檔案的形成以及存在的問題都具有比較明顯的時代特征，傳統的思想和方法將難以適應建立現代企業制度的需要，對企業職工檔案工作的改革勢在必行。

1、要克服“檔案是絕密的”、“檔案是無用的”等認識上的誤區。個人檔案反映每個人的人生歷程，它記錄著每個人在學習、工作中的成就及過失，雖然它不能全方位地反映出一個人的素質，但卻能為了解、評價一個人提供最基本、最權威的證明材料。至少目前，還沒有另外一個什么東西能夠取代它，因此現在好多手續還是離不了它，比如出國審查、升學、職稱評定、生育、養老和醫療保險等等。這就足以說明，檔案無用的觀點是不妥當的。

2、要修訂企業職工檔案管理制度。應該在國家現行有關法律法規的基礎上除舊布新，建立一套科學的與時俱進的管理制度。一是明確歸檔范圍，哪些需要歸檔，哪些不需要歸檔，界線必須非常明確。必須對原有檔案材料再進行一次認真而徹底的清理，把那些不該歸入的和可有可無的堅決清除出去。二是確立歸檔方式，包括材料的收集、整理、核實、研究、初選、與本人談話、公示、審批者簽字、承辦這簽字、歸檔記錄、歸檔后通知本人、定期復查以及監督程序和監督者簽字等內容，并把以上操作事項的原則、次序、具體方法及責任都要規定的很清楚。三是建立監督機制。要建立監督機構并賦予其監督權利，從歸檔內容到歸檔程序全過程監督，使企業職工檔案管理規范而透明。四是牢記現實性和可操作性。從實際出發，每一條每一款都必須與現實情況相吻合。必須有可操作性，要詳細、具體，不能出現對條款的誤解，必須把執行中的“伸縮性”降到最低限度。

3、要最大限度地提高透明度。經過清理后的及更新的企業職工檔案材料要全部向本人公開。在本人意見的基礎上，從公開與否的角度將檔案材料分為隱私部分和非隱私部分。隱私部分的材料在歸檔前必須先與本人談話，歸檔后必須通知本人，本人若有異議，可向工會或上一級檔案管理部門申訴；在不泄露企業商業秘密的前提下（雖然商業秘密多在技術檔案中，但此處也應留心。）非隱私部分必須經過公示才能歸檔。

4、突出信用記錄。在市場經濟條件下，講求誠實，注重信譽，是企業生存的前提條件，也是企業選人用人的前提條件。因此，企業職工檔案中必須突出信用記錄。我認為，按照新的檔案管理制度對原有的檔案內容進行清理后，可將歸檔內容分為三部分：經歷、人品、能力，三者中要明顯地突出人品一項。人品雖然不僅僅是指信用（至少應該包括政治品質和為人道德），但信用卻是人品最重要、最基本的組成部分。因此，企業職工檔案必須有完整的誠信紀錄，才能勾勒出一個人基本的人品輪廓，也才能為市場配置人力資源提供有力而可信的依據。

三、對企業檔案管理人員的建議與意見

1、要嚴把選人關。檔案工作是一項政策性很強的工作，根據新形勢檔案工作的需要，選配檔案管理人員時，要注重選拔思想政治素質高，年紀輕、學歷高、擅長計算機操作，有一定工作能力和文字水平的人員從事職工檔案工作。

2、要強化培訓，優化檔案管理隊伍素質。注重實用性，以整代訓。分期分批集中檔案管理人員學習業務知識，圍繞疑難問題進行研究探討，以達到取長補短，共同提高的目的。同時積極鼓勵檔案管理人員在職自學，并加強自學情況檢查和督促，從業務能力方面提高檔案管理人員的整體水平。定期召開改制企業職工檔案工作座談會、研討會，交流改制企業職工檔案管理經驗，解決疑難問題，研究新的發展思路，提升工作水平。

3、要引入競爭，形成有效激勵機制。檔案管理的核心就是將人力資源當中蘊藏的一切力量都挖掘和發揮出來。在這一過程中有效利用激勵機制是調動人的積極性和創造性的重要手段。一是人性激勵。注重從政治待遇、生活待遇等各方面關心愛護檔案管理人員，大力調動檔案工作者的積極性和創造性。二是知識激勵。在創造條件對檔案管理人員進行業務培訓的同時，鼓勵他們自學成才和參加各種繼續教育活動，對自學成才者重新量才使用。三是目標激勵。根據工作任務科學、合理地制定目標及目標完成與否的獎懲制度，從而激勵每一位檔案工作者為完成這些目標去發揮聰明才智，使一切有利于檔案事業發展的有生力量盡情地迸發出來。

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