談檔案數據庫建設原則

□李 巖

檔案文件的著錄數據形成檔案的目錄數據庫，可以實現對實體檔案的計算機管理。檔案全文數據庫來源于傳統載體檔案文件的數字化掃描和電子文件的歸檔。檔案數據庫不但是檔案文件存儲的方式，也是其檢索利用的基礎。

一、檔案數據庫的價值

檔案數據庫建成之后，可以提高檢索效率，提高查全率，保護檔案原件。

1、檢索時間縮短，接待利用效率提高

以學籍檔案為例，在檔案數字化之前，只能經過“案卷目錄檢索一到庫房調取檔案一復印”的程序，平均用時約15分鐘。而檔案數字化之后，由于檢索速度快，檢索結果指向性強，可直接打印檢索出的掃描圖片，用時僅需幾秒鐘，檢索速度明顯加快，接待利用效率大幅提高。

2、檔案調卷量明顯下降，查全率上升

由于計算機檢索可進行模糊查詢，這樣就避免了利用者由于提供信息不準而導致調卷量大的現象，經過數字化后的檔案，計算機可以通過字段匹配，一次檢索出分布在多個全宗內的相關信息內容，大大提高了檔案的查全率。

3、利用全文數據，檔案原件得到最大保護

因為檔案實體的調閱、復印都不可避免地對檔案本身造成損害，影響了檔案壽命。在檔案全文數據庫建成之后，檔案利用無須調閱檔案實體，不但能夠提高服務效率，而且還有效地保護了檔案原件，杜絕了檔案原件被損害、涂改等現象的發生，節省了檔案利用的監控成本。

二、檔案數據庫建設原則

檔案數據庫的建設，不但關系到檔案館資源的檢索利用，也關系到數字檔案資源的網絡化利用和交換共享。因此，在建設過程中應當遵循以下幾個原則。

1、標準化

為了保證檔案數據長期保存與共享利用的需要，檔案數據庫的建設應當符合一定的技術與業務標準。這些標準包括數據庫操作系統的選擇、安全標準、元數據標準等。應保證數據庫接口的通用性，將文本、圖形、圖像、音頻、視頻采用國際通用的格式進行歸檔轉換。在選擇數字文件格式時，應盡可能選擇與軟硬件平臺相對獨立的文件格式。

2、科學性

檔案館的檔案文件數量巨大，種類繁多。在經費有限的條件下，檔案館在檔案數據庫建設的立項、進度安排、管理等問題上應做到科學決策。應首先對以往檔案的利用情況進行統計分析，了解檔案用戶的身份和所占比例以及所查閱檔案的種類和使用頻率等情況，據此來確定將要建設的檔案數據庫的種類。

3、安全性

檔案數據庫的建設，需要保證檔案信息的安全性。對于不同密級、不同開放程度的檔案，應當分別建庫，要特別審查數據庫項目承包商的資質。還應通過防火墻的設置和防病毒軟件的安裝增加數據庫系統的安全性。

4、服務性

檔案數據庫的建設，應當本著最大限度地為用戶提供服務的原則來建立。對于文藝團體的檔案管理而言，由于它收藏有大量文藝工作者的檔案，因而更應注重檔案數據庫建設的服務功能。比如，近年來許多省市致力于建立藝術檔案館，就是因為這些檔案的利用率高，可以最大限度地為社會公眾提供服務。

三、檔案數據庫建設的要求

我國檔案管理軟件的數據管理模塊應具備對各類檔案目錄及原文信息進行管理的功能，主要包括：數據庫的建立、修改、刪除，檔案數據的輸入、儲存、修改、刪除等內容

數據庫管理系統的選擇應充分考慮用戶所需的數據容量；數據結構設計應符合檢索優先的原則，能夠以DBF文件格式或通過XM L文檔進行數據交換，并具備安全、合理、靈活等特性。數據項的設置應符合《檔案著錄規則》。系統應提供鍵盤錄入、文件掃描和直接接收電子文件等多種檔案數據輸人方式。具有文檔一體化功能的檔案管理軟件，應能保證系統內文件處理部分錄入的數據與檔案數據對應項目的格式完全一致，并能根據歸檔標識實現歸檔文件的有效遷移。

這樣，檔案館人員可以通過瀏覽器，在經過系統用戶密碼、權限認證后，就可以根據具體情況在本地或者遠程對檔案數據庫中的檔案數據進行瀏覽、增加、修改、刪除等數據維護工作。由于數據維護采用標準的瀏覽器界面，因此界面友好、操作簡單，非常便于使用。

可見，數據庫建設是檔案信息化建設的核心部分,數據庫建設的好壞直接關系到檔案信息化建設的成敗。檔案信息化建設要嚴格遵循統一的標準和規范,其數據庫則更要以統一的標準為基礎。