水利工程建設監理中的信息管理

雷佳穎

(哈爾濱市阿城區水務局，哈爾濱150300)

水利工程建設監理的工作內容常被簡稱為“三控、兩管、一協調”，本人認為在工程質量控制、工程進度控制、工程投資控制、合同管理、信息管理和組織協調6個方面，前3項是目的;后3項是為達到前3項目的而實施的手段。而在后三項手段中，信息管理是血脈、是神經，發揮系統運作時的指令或信號的輸送、反饋和記憶的作用。

1 信息管理的任務

監理工程師在工程建設過程中大量的、最艱難的工作是組織協調。組織協調的基本手段是與項目法人、質量監督、設計單位、承包商、制造商等所有參建單位的溝通，溝通的產物就是信息的主要內容。沒有溝通就無法進行組織協調，沒有信息管理作為溝通管道，就無法達到監理目的和效果。尤其是在個別地方，監理工程師在工程建設中法律地位得不到保障、責權得不到重視，組織協調困難比較大情況下——諸如因各種原因造成溝通管道不暢、某種原因致使監理的指令或意圖無法得到貫徹實施等，更應該注重信息管理的作用發揮，能夠督促參建各方遵守《水利工程建設項目施工監理規范》(SL288－2003)支持監理的工作開展，信息管理亦是保存監理工作的痕跡便于以后必要時有稽可查的依據。信息管理的具體任務包括4個方面:

1)進行信息管理規劃，確定信息采集目標。

2)建立信息管理系統，收集及整理相關信息。

3)交流信息管理成果，實現信息傳遞與共享。

4)運用信息管理成果，指導工程建設管理。

2 信息管理規劃

在樞紐工程開工伊始，在投標文件和監理大綱中就應進行初步信息管理規劃;在監理規劃中監理部對信息管理的目標、信息管理流程、信息編碼、信息采集內容、信息開發應用、文檔資料管理及其分類等方面進行詳細地規定，為信息管理系統的形成，信息管理成果的交流與應用奠定最基本的構架。

3 信息管理工作內容

合同項目建立收發文編碼、施工圖紙(包括設計更改通知)收發編碼、內部文件編碼;建立工程信息文件目錄及處理簽;明確工程信息、文件的傳遞流程;建立各種工程信息管理制度。

3.1 具體內容

根據工程特點和合同要求形成施工日記、監理日記、監理指令、處罰通知、單元工程、分部工程質量評定表、隱蔽工程和單元工程、分部工程驗收格式、合同計量支付和變更申請及審批格式。

3.2 監理部收發文編碼方式

3.2.1 收發文編碼方式

3.2.2 專題會、協調會、設計交底及編碼方式

其編碼方式用劃分幾個段式以能以簡明的方式表達出工程名稱、會議形式、會議日期及排序編號為原則。

3.2.3 內部文件編碼方式

內部文件應單獨編碼，其編碼方式基本參照上條原則。

3.3 建立信息檔案

建立工程信息存儲、檢查、統計分析等計算機和書面管理系統，確保存儲良好、便于查閱、易于使用。

3.4 信息內容

監理實施過程中信息資料內容主要包括:勘察、測量資料及復核資料;施工圖紙和文件;監理規劃、監理實施細則;分包審批資料;施工組織設計、施工措施計劃、施工進度計劃、資金流計劃等資料;材料、構配件和工程設備等的報驗、檢驗資料;工程計量證書和工程付款證書;工程變更與索賠資料;質量缺陷與事故的處理資料;工程質量評定和工程驗收資料;監理工作來往文件、指示、通知單、簽證、移交證書、保修責任終止證書等;監理日志、會議紀要、監理報告;工程照片及其它資料。

4 監理文件管理、文件傳遞及受理

4.1 監理文件管理

為了便于監理文件的管理，對監理文件組成分類:

1)監理對承包人的來往信函。監理部應按標準格式的文函與承包人進行溝通，以減少日后不必要的爭端。

2)發包人的信息。來自發包人的信息包括結算通知單、文件指示、例會、合同文件的提供、設計變更的批復等。

3)設計的信息。來自設計方的信息主要是工程的設計變更、圖紙。

4)監理內部管理文件。

4.2 監理文件格式及處理過程格式

4.2.1 監理文件格式

監理文件格式見圖1。

圖1 監理文件格式示意圖

4.2.2 收發文處理過程格式

發文處理過程格式見圖2。

圖2 監理發文處理格式示意圖

收文處理過程格式見圖3。

圖3 監理收文處理格式示意圖

4.3 監理月報

監理月報是監理對1個月監理工作的總結，監理月報包括的主要內容:監理工作概述、工程進度與形象面貌、工程質量與控制、投資控制與支付證書、合同執行情況、現場會議和往來信函、安全生產、文明施工及環境保護、監理機機構與監理工作、承包人情況、工程大事記、工程進度照片。

4.4 收發文處理流程圖

收文處理流程圖見圖4，發文處理流程圖見圖5。

圖4 監理部收文流程圖

圖5 監理部發文流程圖

5 檔案資料管理

信息管理的過程和終結要形成全面的、系統的記錄資料，這些資料需要歸檔保存。建立檔案資料管理制度。按驗收規程及有關規定及時進行檔案資料的收集整編(復制、利用、移交)，并定期進行階段存檔(如年末)，防止遺失或監理人員變動影響信息資料的連續性和完整性。

檔案資料的移交應按《水利水電建設工程驗收規程》(SL223－2008)和《水利工程建設項目檔案管理規定》(水辦[2005]480號)要求，在單位工程、分部工程、臨建工程、輔助工程驗收完成后，所有備查資料連同驗收簽證一并發送發包人歸檔。

6 注意事項

1)監理機構與發包人和承包人以及其他人的溝通應以書面文件為準，監理人員要養成這種習慣。

2)文件發送到接受單位，接受人員一定要在文件發放單上簽字，接受人員應該是接受單位指定的或雙方約定的人員，不要隨便找人代收，以避免產生麻煩。

3)應建立信息目錄分類清單、信息編碼體系，利用計算機輔助信息管理，提高管理效率和準確性。

4)監理文件應表述明確、數字準確、簡明扼要、用語規范、引用依據(規范、規程)恰當和出處。

5)所有歸檔資料除紙質版外，有電子版的均應一并歸檔。