新形勢下煙草企業辦公室工作的若干思考

楊曉臣

企業辦公室是企業的重要職能部門，既是企業領導的參謀和助手，又是企業日常事務的“主管”，在企業總體工作中起著聯系上下，協調左右，交通內外的重要作用。對于煙草企業來說，辦公室的工作運轉高效有序，將促進企業的各項工作健康發展，反之則必將導致企業總體工作的效率低下和混亂。

定位：對辦公室工作的準確認識

工作地位樞紐性。辦公室是企業機關的運轉樞紐，上面的指示，下面的請示，同級的溝通、協調，都要經過企業辦公室。我們辦公室工作人員要盡忠職守，發揮職能作用，強化責任意識，節奏要快，標準要高，工作要實，狀態要好。

工作作用輔助性。辦公室很多時候是輔助領導處理政務，其程序、時間、方式和方法都必須充分體現領導意圖，不能擅做主張。

工作內容綜合性。辦公室常常綜合協調辦理領導交辦的其它部門管不好、管不了、不愿管的事務，尤其是一些突發性、臨時性、全局性和綜合性的工作。

工作方式程序性。辦公室工作程序性很強，辦文、辦會、辦事都有一套嚴密的程序。就是一些非程序化的工作，如領導臨時交辦的任務、自然災害突發事件、難以預料的新情況和新問題等，也有“沒有程序的程序”。

服務：辦公室工作的核心使命

充分行使企業決策“潤滑劑”的功能。擺正位置，根據領導的意圖，出好主意，想好辦法，搞好運籌。參謀不參斷，到位不越位，輔政不亂政，發言不胡言，辦事不多事，幫忙不添亂。

充分行使溝通上下“傳感器”的功能。做好上呈下達，搞好接待來訪，加強縱橫聯絡，強化信息溝通。

充分行使聯系左右“磨合器”的功能。增強服務的主動性，主動協調各部門要求企業解決的問題，多通氣兼顧各方，多商量妥善處理。

充分行使聯系企業職工“粘合劑”的功能。始終堅持把職工群眾的呼聲當作第一信號，把職工群眾的需要當作第一選擇，把職工群眾的利益當作第一考慮，堅決杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的現象發生。

充分行使監督落實工作的“砸夯機”功能。要認真負責解決每一件事情，不上推下諉，不當“過路神仙”和“甩手掌柜”。抓住重點，大事管住，小事放活，精心理事，踏實干事，管而不死，放而不亂。

效率：辦公室工作管理的方向

制度化。一方面，辦公流程要清晰化。從會議方案的制定到會議通知的起草、參會人員名單的收集，文件資料、會場布置、座次安排、會議報到、新聞報道、到會情況統計等各個環節都要編制出清晰的辦公流程圖，按“圖”行事。另一方面，辦公流程要制度化。從公文的草擬、校核到簽發，都要形成制度，確保發出的文件法律政策準確無誤、文字簡明精煉、格式規范標準，同時，辦事流程要規范化，對調查研究、督查督辦、政務接待、財務管理、政務值班、機要保密等日常工作，都要建立和不斷完善相應的規章制度和操作程序。

程序化。實現辦公室管理程序化的關鍵在于程序的優化。為了優化程序，國外的管理學者一般提倡以“六何追問法”或稱“六w法”進行分析。六何是：何處(What)，即應辦何事、此步驟是否妥當？為何(Why)，即為何要采取這一步驟，省去這一步驟會有何后果？何地(Where)，此步驟應在何處進行？何時(When)，此步驟以何時做最恰當？何人(Who)，此步驟何人做最合適？何法(How)，此步驟以什么方法做最好？為何必須如此做？在上述分析的基礎上再全面研討工作，然后采用剔除法、合并法、重排法、壓縮法等簡化工作的方法，找出最簡捷的工作路線，從而加速工作的進程，提高工作效率。

自動化。隨著科技的進步和社會的發展，以應用電子計算機為主要標志的辦公自動化已應運而生,這是辦公室管理的重大的變革。因此，辦公室人員必須高度重視辦公自動化在實現辦公室管理科學化中的重要地位和作用，努力創造條件，積極地促進辦公室自動化的進程。

人本化。一是要努力形成和諧的人際關系。作為一個整體，為了一個共同的目標，辦公室的同志必須以企業為重，以工作為重，心往一處想，勁往一處使，上下一股勁，齊心協力干工作。 二是要努力改善和諧的“硬件”環境。千方百計想辦法，大力改善辦公室工作人員的工作和生活條件，配齊適應現代辦公要求的辦公設施，使大家能在一個良好整潔的環境中工作，保持心情舒暢，提高辦事效率。三是要努力營造和諧的外部環境。要努力爭取領導的重視和支持，創造促進干部健康成長的良性機制，讓每個干部職工充分展現自己的才能，始終保持健康向上、積極進取的精神面貌。

綜上所述，辦公室工作存在三個關鍵詞：定位、服務和高效，其內在邏輯關系為，定位是前提，服務時核心，效率是根本。圍繞三者又衍生出諸如參謀、制度、人本等一系列能夠提升企業辦公室工作的關鍵點。作為保山煙草施甸分公司辦公室的一員，我要切實明確自己的職責，努力提升自己的能力，加強管理，苦練內功，工作再上新臺階，努力開創施甸分公司辦公室工作的新局面。

（作者單位：云南省煙草公司保山市公司施甸縣分公司）