淺析如何加強高校原始憑證的審核工作

翟政蓮

摘 要：高校原始憑證的審核工作是高校財務的基礎性工作，高校每處理一筆經濟業(yè)務，都離不開原始憑證，原始憑證作為會計信息的基本信息源，其合法性、真實性、合理性、完整性、正確性、及時性對高校會計信息的質量具有至關重要的影響。如果原始憑證失真，就不能正確地反映學校各類經濟業(yè)務發(fā)生的實際情況，那么，會計人員據此作出的會計報表就有可能不真實，進而影響學校的各項經濟決策，甚至資產的流失。因此，作為會計基礎性工作的原始憑證的審核就顯得尤為重要。文章首先闡述了原始憑證的概念及財會人員審核的法律依據，然后強調了原始憑證的審核應從原始憑證的合法性、真實性、合理性、完整性、正確性、及時性入手進行審核，最后提出了加強原始憑證審核的有效措施。

關鍵詞：高校 原始憑證 審核

中圖分類號:G475 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914（2011）06-107-02

一、原始憑證的概念及審核依據

原始憑證也叫單據，分為自制原始憑證和外來原始憑證兩種。它是用來反映和記錄經濟業(yè)務發(fā)生的書面證明，其是否合格、有效是財會人員審核的關鍵，同時也是明確經濟責任，并作為財會人員付款和編制記賬憑證的依據。在實際工作中，盡管我們做了大量努力，但是不合格的原始憑證還是屢見不鮮，其主要原因是人們對于報銷的原始憑證如何符合會計核算工作的要求缺乏了解，為了維護財經紀律和確保會計報表的質量，財會人員必須對原始憑證進行嚴格審核。這點在《會計法》及《會計基礎工作規(guī)范》中都作了詳細的說明?！稌嫹ā返谑臈l規(guī)定：“會計機構、會計人員必須按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定對原始憑證進行審核，對不真實、不合法的原始憑證有權不予受理，并向單位負責人報告，對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定更正補充。”另據《會計基礎工作規(guī)范》第七十五條規(guī)定：“會計機構、會計人員應當對原始憑證進行審核和監(jiān)督，對不真實、不合法的原始憑證不予受理。對弄虛作假、嚴重違法的原始憑證，在不予受理的同時，應當予以扣留，并及時向單位領導人報告，請求查明原因，追究當事人的責任。對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，要求經辦人員更正、補充?！?/p>

二、高校原始憑證的審核

1.審核原始憑證的合法性。目前我國普遍使用的票據主要分為兩大類。一類是國家行政事業(yè)單位及機關團體為履行或代行政府職能，依據國家規(guī)定向有關單位和個人收取的各種基金、規(guī)費或行政事業(yè)單位之間發(fā)生經濟往來時開具的憑證，通常把它稱為非商業(yè)票據，又稱財政票據，由省以上財政部門監(jiān)制；另一類是由稅務部門監(jiān)制的商業(yè)票據，又稱發(fā)票。發(fā)票按屬性又可分為特種發(fā)票和普通發(fā)票兩種，日常報銷發(fā)票以普通發(fā)票為多。普通發(fā)票按版式分為手寫版、電腦版、卷筒式三種，目前各個大型超市采用的是卷筒式發(fā)票，除超市外，一些電器及大型辦公用品商店大多采用的是電腦版發(fā)票，手寫版的發(fā)票主要是一些小商店采用。其中手寫版普通發(fā)票分填開式普通發(fā)票和剪裁式普通發(fā)票兩種。通常情況下普通發(fā)票具有以下特征：國稅監(jiān)制的發(fā)票是橢圓形專用章，地稅監(jiān)制的發(fā)票是圓形專用章。普通發(fā)票的發(fā)票聯采用專用水印紙印制，肉眼可見清晰的菱形水印圖案，中間標有“SW”，對著光線可見水印圖案呈透明狀，發(fā)票監(jiān)制章和發(fā)票字軌號碼采用有色熒光油墨套印，印色為大紅色，用紫外線燈照射有橘紅色反應。如果肉眼辨別不清，我們可以從網上登錄國家及地方稅務局發(fā)票查詢系統(tǒng)，輸入收款單位的名稱、稅號及密碼，即可查到該發(fā)票是否真假。凡是偽造票據一律不能報銷。在實際工作中，還會碰到以下情況：發(fā)票本身是真的，但發(fā)票上所蓋的章和出票單位的公章不是同一單位，類似這種情況也不準報銷；有些單據雖然符合有關票據法條件，但稅務和財政部門已經年檢并宣布作廢的票據仍然不能作為報銷憑證；另外在審核時還要注意經濟業(yè)務內容不同，與之相適應的原始憑證也不同。如高校所使用的收款收據分為內部收據、外部收據、收費收據三種，內部收據主要在收回職工借款時使用，外部收據主要在本單位接收外部捐贈、代收學生書款及舉辦會議時使用，收費收據主要用于學生公共英語考務費、計算機等級考試費及學生學費的收取等，三者不可取代，各有各的具體用途。也不能用非稅收入繳款書代替行政事業(yè)性收費收據。

2.審核原始憑證內容的真實性。原始憑證作為會計信息的基本信息源，其真實性對會計信息的質量具有至關重要的影響。除電腦稅控發(fā)票外，一張真實的原始憑證一般是在經濟業(yè)務發(fā)生時一次寫成，字跡清晰、流暢，其筆跡與復寫顏色深淺、濃淡相同，審批手續(xù)齊全。在實際工作中，這在很大程度上要取決于會計人員的職業(yè)判斷力。原始憑證其真實性的審核包括憑證日期是否真實、業(yè)務內容是否真實、數據是否真實等。

對于外來原始憑證，必須具備原始憑證的基本要素，例如，貨物銷售發(fā)票，如果是在超市之外的商店購買，除要寫清日期、品名及項目、數量、單價、金額外，還必須要有填制單位的公章和填制人員的簽名；較大金額的發(fā)票，要有附件清單及其詳細說明；如果商品是從大型超市購買的，卷筒發(fā)票上顯示的也應該是每件商品的具體單價、數量與金額，如果經辦人報銷的原始發(fā)票上只有“辦公用品”或“食品”等字樣，則說明該發(fā)票已經被換過，內容肯定有假；除了稅控發(fā)票外，對每一張發(fā)票都要查看發(fā)票的正反兩面，如果發(fā)票背面局部無復寫的痕跡，或者發(fā)票根本不是復寫的，而是純粹用鋼筆或圓珠筆直接填寫的，或者說發(fā)票背面雖然有復寫痕跡但填寫的字跡有不正常的移位等，就有可能存在問題或者根本就不是一次性套寫的發(fā)票，而是撕下發(fā)票聯由取得發(fā)票人自己填寫的，通常這種做法是先在發(fā)票上下各墊一張白紙和復寫紙，然后再用碳素筆和圓珠筆填寫自己想要的數字和項目，那么對于這類情況一律不準報銷；另外還要查看開出發(fā)票的單位與其所記載的經濟內容、經營范圍是否張冠李戴，如文化用品專賣店的發(fā)票內容不能寫成住宿費、實習費、招待費等。

對于自制原始憑證，不同的項目有不同的填制要求：一是外聘教師代課費、臨時工工資、學生勤工儉學補助、獎學金等項目的發(fā)放，雖然各個學校都有自己具體的規(guī)定，但所有的表格都應該有一個共同點：寫明姓名、數量、標準、金額和領取人簽字，除非有特殊情況，一般不能由他人代簽領款，同時還要有制表人姓名、部門負責人、主管院長及財務處長審批簽字并加蓋經辦單位公章方可；二是對于報銷學生實習及參加社會實踐（三下鄉(xiāng)）的經費，要看有無附上參加實習及社會實踐學生的名單、實習標準、實習計劃時間表和來往的車票金額，以及教務處長和系領導的審批簽字；三是職工因公借款而填寫的借款單，應查看借款的日期、借款人姓名、事由、大小寫金額和同意借款的有關負責人簽字等內容；職工報銷去外地出差的單據，還要注明出差地點、途經路線及來往時間。因出差涉及到出差補助問題，所以，會計人員在審核差旅費時，一定要看清出差人員出差的來往日期和報銷單上填寫的日期是否一致；另外，對于出差人員遺失的火車票、飛機票等原始憑證，應由當事人寫明出差時間、起訖地點、金額和提供能證明此人出差的有關依據，并由學校領導和財務處長批準后才能代作原始憑證入賬；四是計提在職職工福利基金、修購基金、工會經費等要附有計提依據，計提依據由財務人員根據有關賬務數字計提，計提表一定要有領導及財務處長簽字方可，否則，出現問題會造成復查困難，不易糾正差錯。

3.審核原始憑證的合理性。審核原始憑證的合理性就是審核所發(fā)生的經濟業(yè)務是否符合厲行節(jié)約、反對浪費、有利于提高經濟效益的原則，有否違反單位的其他一些規(guī)定現象。各高校在購買辦公用品及各種設備時，原則上應該就近不就遠，不能舍近求遠；對數量及金額較大的發(fā)票，要了解其與市場行情是否存在較大偏差，對那些質次、價高的商品，在沒有搞清原因的基礎上，一般不予報銷；出差人員報銷差旅費時要注意其住宿費及交通費的報銷比例、標準、范圍。出差人員的交通費、住宿費對不同的級別都有限額，在會計處理時就只能按財務會計制度在規(guī)定的比例、范圍、標準以內給予報銷，超支部分由當事人自行承擔；購買教學儀器設備或需政府統(tǒng)一采購的物品項目，既使原始憑證的真實性、完整性已經確定，也要審核該經濟業(yè)務是否符合采購工作程序的規(guī)定，看有無超計劃、超預算情況，是否按照單位規(guī)定的程序辦理相關手續(xù)，以及有無相關的批準購買證明等；為確保學校固定資產保值、增值，在報銷票據時只要存在屬于固定資產范圍的，都必須在學院資產管理處辦理入庫手續(xù)后，方可辦理財務報銷手續(xù)；對于涉及房屋建筑物及設備安裝的維修單據，在報銷時還要附加工程定額計價預決算書、合同書以及監(jiān)察審計室在基建、修繕等工程項目結算審簽表上的簽審意見和金額方可有效。

4.審核原始憑證的完整性與正確性。審核原始憑證的完整性是指審核原始憑證各項基本要素是否齊全，即應該填寫的項目要逐項填寫，不可遺漏。年、月、日要按照填制原始憑證的實際日期填寫；項目名稱要寫全，不能簡化；用途要寫明確；有關人員的簽章必須齊全。審核原始憑證的正確性即審核原始憑證各項金額的計算及填寫是否清楚、正確；數量、單價、金額、合計數等是否無差錯；大小寫金額是否相等，大寫金額一律以漢字零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億為準，不得以0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十來代替，不得任意運用自造簡化字，尤其要注意“佰”和“萬”的大寫；小寫阿拉伯數字應當一個一個地寫，不得連筆；小寫數字前要有人民幣符號，幣種符號與數字之間不得留有空白；以“元”或“角”結尾應當寫“整”字，以“分”結尾不能寫“整”字；票據上大小寫金額不一致的，應以大寫金額為準；對大小寫缺項的，應退回予以補齊。

5.審核原始憑證的時效性。任何經濟業(yè)務和會計信息都有時效性。但在實際工作中，常常出現過時的原始憑證，甚至有些職工把幾年前的原始憑證拿到財務處報銷。這不但嚴重影響了會計工作的信息質量，而且一旦出現問題，由于時間久遠也不便查找責任。因此，各部門業(yè)務經辦人在經濟業(yè)務發(fā)生或完成時取得的原始憑證，必須及時送交財務部門辦理報銷手續(xù)。各單位財務部門要針對原始憑證的時效性制定相應的內部制度予以牽制，否則，一律不準報銷。

三、加強高校原始憑證審核的有效途徑

1.實行逆向審核。目前，各高校職工報銷的原始憑證，大部分是先由單位領導簽批，然后是財務處長或會計主管審批，最后才由財會人員制單、審核、付款、記賬。筆者認為這種審核程序弊大利小。其原因是：如果按上述程序執(zhí)行，原始憑證是最后到達財會人員手中的，這時，會計人員在審核原始憑證時，如果發(fā)現原始憑證不符合規(guī)定，要想退回去，就會增加與許多人之間的矛盾，從而給工作增加了難度。因為這時發(fā)票已經有了經手人和領導簽字，退回去吧，報銷人會認為你是在故意為難他（她），領導都簽字了，你一個小會計憑什么不給我報銷？領導則認為是你不給他面子，尤其是來報銷的人員本身就是領導時更加難辦；不退回去吧，又覺得有悖于財務制度，因而會計人員在其崗位上往往處于進退維谷的尷尬境地，常常是“人在江湖，身不由己”。但是，會計人員吃的就是這碗飯，你不干自然有人干，無奈只得違心執(zhí)行。為此，我們建議：所有原始支出憑證，都應該先由財會人員根據有關規(guī)定要求先審核，核準發(fā)票的真實性及合法性，假如審核后，票據符合報銷管理制度，那么再由財務處長和單位領導簽批，最后再到財會人員處付款，實行逆向審核。這樣會計監(jiān)督就由“事后監(jiān)督”變?yōu)椤笆虑氨O(jiān)督”，一方面能防止違規(guī)票據入賬，杜絕一部分人利用領導不懂財務這一弱點拿假發(fā)票及白條蒙混過關，幫助領導簽批把好第一道關口，更好地規(guī)范財務工作；另一方面也調動了財會人員依法理財的積極性，增強財會人員的責任感。

2.普及《會計法》知識。要杜絕不真實、不合理、不合法的原始憑證，會計人員不僅要帶頭認真學習和貫徹實施《會計法》，各高校還應該定期組織其他教職員工學習《會計法》，做到從會計工作的源頭抓起，明確各相關人員（持票人）對會計應承擔的責任，“原始憑證”就好比蓋房子所需的“磚塊”，磚質量的好壞決定房子質量的高低。真實、可靠的會計信息才能如實反映學校經濟業(yè)務的發(fā)生和完成情況，才能為領導提供正確的決策依據。

3.提高財會人員的業(yè)務能力和自身的綜合素質。原始憑證的審核是一項十分嚴肅的工作，工作中的許多問題往往也通過原始憑證的審核被發(fā)現出來，可以這樣說，會計審核人員在單位起著“關卡”和“哨兵”的作用，要做好原始憑證的審核工作，確保國家資金投入合理、合規(guī)、合法，就要求會計人員必須加強業(yè)務學習，熟悉國家的有關法律、法規(guī)，如《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國票據法》《高等學校會計制度》《高等學校財務制度》《事業(yè)單位會計準則》以及本單位的規(guī)章制度、合同、預算、計劃等的規(guī)定，并定期參加上級財政部門組織的會計人員繼續(xù)教育學習，不斷適應新的情況和新形勢，及時更新知識，經?？偨Y工作經驗，逐步提高自己的業(yè)務能力和綜合素質。只有這樣，在日常工作中才能及時確定原始憑證的內容是否準確、完整、真實、合法、合理，從而更好地發(fā)揮會計監(jiān)督的作用。

4.加強財會人員的服務意識。高校財務部門所面對的主體是廣大師生員工，審核崗位作為財務部門對外服務的窗口，一定要有強烈的服務意識，要用好廣大教職工所賦予的權力，既要“熱情、高效”，又要“細致、準確”，只有這樣才能提高工作質量和效益。

5.加強財會人員的廉潔自律意識。廉潔自律是會計人員最起碼的職業(yè)道德。廉潔自律即要求會計從業(yè)人員樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，堅持原則，抵制各種誘惑，要淡泊名利，甘于清貧，耐得住寂寞，用高度的責任感和對人民負責的精神，把好經費運用關，做到常在河邊走，就是不濕鞋。

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（作者單位：山西財貿職業(yè)技術學院財務處 山西太原 030000）

（責編：賈偉）