圖書館期刊現刊架位預留方式及計算方法

王長印

(吉林師范大學 圖書館，吉林 四平 136000)

架位預留，是指期刊現刊架區中為保證新到期刊能夠順利入架和分配架刊號，事先根據各類期刊增長頻率而預留出來的期刊現刊架位.它在保證當年期刊排架、上架工作順利開展的同時，也為今后新增期刊預留出了擺放空間.預留方式和計算方法的科學與否，決定了期刊現刊上架是否順利和倒架工作量的大小.

1 架位預留方式

架位預留方式，是指期刊現刊正在使用的架位與預留架位之間的空間位置關系，大致可分為各自設立獨立的架區和混合編排兩種，在混合編排中又有單號預留和整層預留之分.通過組合運用獨立成區與混合編排、單號預留與整層預留，從而形成多種多樣的架位預留方式.

1.1設立單獨預留架位區

設立單獨預留架位區，是指在期刊現刊原有架區以外設立專門的預留架位區，以供新刊上架閱讀.這樣做的好處是不會干擾原有期刊的排架，原有期刊和新到期刊在一定時間內各自現刊架號保持不變，有利于快速查找新舊期刊.同時，因為新到期刊是在刊物達到一定數量時才加入到現刊原有架區之中，還利于工作人員掌握刊物的實際情況從而減少因情況不明造成的重復勞動；缺點是增加了工作量，當新刊加入現刊原有架區時，需要重新分配架刊號，并且因為原有架位不足還要進行倒架.

單獨設立預留架位區的方式使用的不是很多，但如果本館期刊數量原本十分龐大，新訂期刊因為空架架位統計不明或是其它原因暫時無法分配現刊架號，為了避免影響讀者閱讀和使用刊物，這種方式便能起到解決燃眉之急的作用.當然，一些每年新訂期刊比較少的小圖書館，出于節省架位的考慮也可以使用這種方法.

單獨設立預留架位區的最大特點是獨立成區、整架預留.一個單獨的預留架位區，多是由幾個甚至十幾個期刊刊架組成，在未被使用之前都是整架空置.值得注意的是，不是所有新增期刊都必須放到單獨預留架位區，要以充分利用期刊現刊原有架位區架位為前提，只有當原有架位區刪訂舊刊時空出的架位以及之前空置的架位都被完全利用后，才可以把新刊放置到單獨預留架位區，此時的現刊原有架位區期刊上架多以密集排架為主.并且，單獨預留架位區中的現刊架號排列方法、分類順序與現刊原有架位區都是相同的，二者是兩個并行的、有新舊之分的卻又密切相關的獨立系統.

(示意圖一)期刊單獨預留架位區

■表示被完全使用的期刊刊架，黑色架區是現刊原有架區；□表示空置的期刊刊架，白色架區是單獨預留架位區.

1.2預留架位區混編在現刊原有架區之中

混編，即混合編排，不設立單獨的預留架位區，不再把整個期刊刊架當作預留單位，而是以單號或是整層為預留單位，二者單一或是混合使用，使得原來單獨的預留架位區的架位以化整為零的方式分散分配到現刊原有架區的各個單架之中，只保有一個統一的現刊架區.

(1)密集排架、整層預留.這是指現刊架區排架時期刊與期刊之間沒有閑置空間，只在本小類下根據增訂頻率以層為單位進行架位預留.這種方式的好處是可以最大限度的利用現有架位空間，新增期刊除頂替刪訂舊刊時空閑出來的架位外，一律擺放到預留架區，相對而言舊刊的位置變動比較小，較小的位置變動和大密度的集中擺放便于讀者檢索和工作人員管理.但缺點是一旦舊有期刊改版，開本由小變大則容易出現擺放空間不足的現象，那么改版期刊就要調整擺放位置和分配新的現刊架號.

(2)松散排架、單號預留.這是指根據本類期刊增訂頻率在現刊架區排架時每層期刊刊位都采取-1/2的方式，每層可以排四本期刊的只排三本期刊、可以排五本期刊的只排四本期刊或者三本期刊.采取這種預留架位方式是建立在新增期刊總量比較少的基礎之上的，刪訂舊刊所空出的架位和單號預留的架位便足夠新增期刊上架時使用.

(3)松散排架、單號預留+整層預留.這是指除了根據本類期刊增訂頻率在現刊架區排架時每層期刊刊位都采取-1/2方式的同時，還在每小類下設立整層預留架位區.這種方式的好處是為今后很長一段時間內新增期刊預留出了充足的架位空間，省去了因架位不足要反復倒架的麻煩.

(示意圖二)混編

在本示意圖中，■表示正在被使用的現刊刊架，但只是部分被使用，其中每架還包括預留架位，單架示意圖見下文“示意圖三”，所有黑色區域是混編后一個完全統一的現刊架區.

松散排架與密集排架是對立統一的.二者在形式上是完全不同的空間擺放方式，但采取松散排架是為了給新增期刊預留出大量擺放空間，在一定時間內省去反復倒架排架的麻煩，當期刊增長到一定程度將所預留架位全部填滿時，松散排架就會演變成密集排架.在幾種預留架位方式中，“松散排架、單號預留+整層預留”是一種相對比較合理和實用的排架方式.

2 預留架位的計算方法及空架檢索表

2.1預留架位的計算方法及步驟

本預留架位計算方法和步驟的確定，是建立在“松散排架、單號預留+整層預留”基礎之上的.每層采取-1/2的辦法預留1到2個架位，層數為每排-1預留最后一層為預留架區.

(1)理論上預留架位總數的計算方法.從理論上講，預留架位不等于現刊可使用空架數，預留架位包括已經使用的預留架位和空置中的預留架位兩種，而現刊可使用空架數=現刊使用區空架數+預留架區空架數.

第一步：現刊總架位數=總架數*每架架位數

如“示意圖三”中，第4架正面為36個架位，那么全架則有72個架位，如果全期刊部有50個期刊架，那么總架位數=50*72=3600，即3600個總架位.

第二步：現刊使用區總架位數=總架數*每架現刊使用區架位數

如“示意圖三”中，第4架黑粗字體表示的每架現刊使用區架位為36個，那么現刊使用區總架位數=50*36=1800，即1800個架位.

第三步：預留架位總數=現刊總架位數-現刊使用區架位數

如“示意圖三”中，預留架位總數=3600-1800=1800，即1800個預留架位.

(2)實際預留架位總數的計算方法.上文中提到的預留架位總數計算方法只是一個純理論概算，它呈現出來的是理想的計算模式，只有在此原則的基礎之上才能尋找出更合理和實際的計算方法以及步驟，在實際工作中每類期刊預留架位是不可能整齊劃一的.如果要準確的計算出實際預留架位總數，還是要將每類期刊實際預留架位數逐個相加.方法及步驟如下：

第一步：每類期刊理論預留架位數=每年本類期刊平均增長頻率*預留年數

比如，某類期刊原本有18本，每年增加4本，減去刪掉的舊刊外，平均每年增長頻率≤2本，要求預留出未來10年的期刊架位.計算結果為，每類期刊理論預留架位數為2*10≤20，取最大值，即需要預留20個架位.需要說明的是，增長頻率都采用“≤”的取值方法，每年為1.5本的取≤2本，每年為3.4本的取≤4本，如此類推；每類期刊預留架位數，在取值時一律取最大值，這樣便能夠保證預留架位的充足性.

第二步：每類期刊實際預留架位數=每類期刊架區實際占有預留架位數+使用區空置架位(每類期刊實際預留架位數≥每類期刊理論預留架位數)

接第一步中的事例進行解釋，如果以“示意圖三”中的第4架為擺放刊架，那么此類期刊原有18本，將要占用第4架一側現刊使用架區全部18個架位；而剩下的6個單號預留架位和3個整層預留架區相加，實際上總共只有18個預留架位，無法滿足理論預留要求.為了滿足最大理論預留需求，就要擴占另一側一層現刊使用架區.這樣，此類期刊就占有19個預留架位和3個現刊使用區空置架位，那么其實際預留架位數=19+3=22.

第三步：實際預留架位總數=A類期刊實際預留架位數+B類期刊實際預留架位數+C類期刊實際預留架位數……

2.2空架檢索表

期刊現刊空架統計在新訂期刊

分配現刊架號過程中起到十分重要的作用，一般統計都是單純的列出現刊架號，如果再能輔以表格則更具有直觀性.下面以第4架一側為例列表說明：

(示意圖三)松散排架、單號預留+整層預留

黑粗體字表示現刊使用架區架位號，每層黑粗體字外的黑細斜體字表示各層的預留架號，最下一層黑細斜體字表示整層的預留架區，每層現刊使用區后的單個黑細斜體字表示單號預留架位，標有“字符邊框”的黑粗體字架號是刪訂舊刊時及現刊數量不足以填補使用區時空置出的使用區架位，標有“字符底紋”的黑細斜體字則表示此預留架號已經被使用.通過以上方法來進行標記，就可以從列表中清楚快速的觀察到目前可使用的空架架位，以便按本館現刊架號分配原則進行架號分配.

在期刊現刊的管理當中架位預留起著舉足輕重的作用，只有科學的預留現刊架位才能有規律的排放新增期刊.否則不僅增加了不必要的倒架頻率，還對期刊本身的登錄驗收和排架上架起到阻礙作用，進而防礙工作人員管理和讀者正常利用期刊.

參考文獻：

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