淺析以檔案管理科學化促進機關管理高效化

何媛

摘 要：論述檔案管理科學化的概念，強調其科學化的重要意義，并對檔案管理科學化水平的提升策略進行分析，從而促進機關管理的高效化。研究檔案管理科學化，對于機關管理工作的良性發展具有積極的現實意義。

關鍵詞：檔案管理；科學化；概念；必要性；策略；分析

檔案管理是機關管理工作中的重要組成內容，只有與時俱進，直面挑戰，提高檔案管理科學化水平，促進其信息化的不斷完善，才能適應社會和時代發展對檔案管理工作的客觀要求，促進機關管理的高效化，從而使得機關部門能夠更好地服務于小康社會宏偉事業的全面建設中去。

一、檔案管理科學化概念

檔案管理科學化包括信息化、標準化、規范化三方面內容，是一種理念、一種意識、一種態度，還是一種精益求精的文化。當前，檔案管理人員的責任就是將這種理念、意識、態度融入貫穿于檔案管理實踐工作當中，使其成為工作和生活的一部分，成為一種自然的習慣。檔案管理信息化指的是文件的起草、催辦、簽發、歸檔等過程是在通訊線路和計算機中完成的，具有修改、查詢、復制、儲存方便的特點，沒有印稿與草稿、副本與正本的差異，實現檔案與文件的統一；檔案管理標準化指的是檔案管理工作當中，檔案事業主管機關與標準化部門共同對檔案工作的方法、管理、原則、概念、設施、質量等制定出統一科學的技術規范和具體規劃，并貫徹修訂與執行的全過程，使檔案管理工作逐步統一化、規范化，從而獲得最佳的社會效益與工作秩序；檔案管理規范化指的是強化依法治檔，健全檔案法制意識，深入宣傳貫徹《檔案法》及檔案工作相關法律、法規，以促進檔案工作逐漸步入依法治理的軌道上來。

1、檔案目錄數據庫建設

檔案目錄數據庫建設在機關中開展的比較早，在很多的城市機關都已經有了先例，而且應用也較為廣泛，通過數據庫開發建設可以實現目錄在線查詢和下載等功能，但是這種功能系統的利用率并非很高，與需求較為脫節。這一工作目前許多機關不再進一步開發，屬于檔案信息化的基礎工作內容。

2、共享型目錄中心建設

在建設數據庫的基礎上可以進行新開發，研發過程通過VPN技術即可實現，其中可以實現的功能是目錄信息跨區域聯網共享，機讀目錄數據網絡化傳播，通過共享型目錄中心，初步實現有效的檔案數據查詢功能，由于此技術在原有的檔案目錄數據庫基礎上進行開發，既疊加式開發。

3、電子文件歸檔

電子文件的管理和歸檔都是機關檔案信息化目前建設中的重要核心，這種工作主要就是通過電子文件中心建立文件歸檔分類系統，并且將系統中獲取的數據和信息進行存儲與鏈接，從而實現網絡環境下電子文件的歸檔管理，達到迅速快捷的進行檔案管理查詢工作的目的。

二、檔案管理科學化的重要意義

（一）檔案管理是機關管理的基礎

檔案的原始記錄有其獨特性，記錄著未申請專利、未公開的機密和技術。占有這些檔案資料就是占有機關的機密和技術，因此，機關單位檔案管理的科學化，可以有效避免因知識產權、技術的流失而對機關單位的生存與發展所造成的影響。

（二）檔案管理是機關信用管理的必要保證

檔案是構成信用信息的公認核心資源。第一，完善的檔案管理能夠對單位自身誠信進行展示，反映其管理水平、科技成果及財務狀況等重要內容。第二，如今的社會信用體系當中，信用檔案管理已經逐漸引起國家的重視，成為社會各界普遍關注的焦點內容。

（三）檔案管理是機關文化建設的源泉

機關文化是歷史的幾點，其直接反映于機關系統完整的檔案之中。檔案具有文化事業特征，是文化的主要儲存方式，是文化發展的真實記錄。通過機關檔案，可以對單位特點及其發展規律有一個深刻的理解。

三、提高檔案管理科學化水平，促進機關管理高效化

（一）開展積極的業務指導和培訓

檔案行政管理部門應當切實采取以下方面措施：第一，設置培訓班。對檔案工作基本業務知識進行講授，提高人員工作素質，使其能夠更好地融入到檔案工作當中；第二，深入機關，現場培訓和指導。對執法檢查等時機有效地利用起來，深入機關進行現場指導。政府部門應幫助制定檔案分類方案、檔案工作管理網絡和檔案工作制度，對兼職人員實施培訓，以促進機關檔案工作向規范化、標準化、科學化軌道發展。

對于檔案基礎工作，檔案服務創新也起著廣泛而深刻地影響，檔案服務創新很好的帶動了檔案基礎工作，對于檔案學的理論研究發揮著重要的促進作用。檔案信息的整合主要是對于檔案有價值的整合工作，在整合工作的基礎上對于檔案的價值進行有效的管理，并且檔案信息化的發展也有很多的經驗可以學習，目前來看，還沒有成熟，但是根據不同的功能可以自行進行設計和研究，在各自不同的方法上進行取長補短。所以檔案信息化工作比較重要，能夠很好的提高機關管理效率，在某些業務的實踐中，檔案管理信息化始終在發揮很大的作用，比如我們要保證檔案整理工作的創新思想和創新舉措，就是要能過在計劃的基礎上對于其信息化發展進行規劃和控制，在規劃和控制的情況下嚴密執行，首先是要對于定期開放的檔案進行分析，而且信息化系統上要嚴密對此進行分析，另外就是對于有些應該及時、全面公布的檔案和現行文件在信息網站上也要有一定的公示。

（二）做好文書處理和公文制發工作

檔案由公文轉化而來，而公文的制發恰恰決定了檔案的質量。檔案的來源是文書，文書的歸宿是檔案。因此，公文制定應規范、統一、標準，同國家相關規定相符，排版形式依據要求，履行審批、簽發手續。各種報表、記錄、批注、簽字等文書及公文字跡應清晰牢固，以便于長久保管。使用格式規范、文種合理、行文規范，以促進檔案管理科學化的實現.

（三）強化檔案法律法規的宣傳與完善

檔案行政管理部門應強化執法隊伍建設，依法對檔案工作進行監督和指導。各地方政府應通過媒體、張貼標語、召開座談會等形式，對檔案法律法規加以大力宣傳，堅持“多宣傳、多接觸、多聯絡、多服務”的工作標準，以推進檔案管理規范化建設。此外，應強化同相關部門的協調與溝通，共同監督，營造積極的建檔氛圍，使更多的單位認識到檔案管理工作的重要意義，以強化機關做好檔案管理工作的自覺性。

（四）建立健全檔案管理制度

檔案形式各異、種類繁多，要實現管理的科學化，就必須建立健全其管理制度。以《中華人民共和國檔案法》為指導，建立檔案工作網絡，強化硬件建設，對文件材料能夠及時地立卷和定期歸檔。專門設立專柜、庫房存放檔案，對其保存價值加以區分，案卷、立案標題確切簡明，排列整齊，做到科學化的管理，以確保安全性。此外，還應輔以嚴格的檔案借閱措施，從而有效防止檔案的分散流失。

總論

檔案是重要的信息資源和寶貴的經驗財富，它體現各機關的成長與發展歷程。積極踐行檔案管理科學化水平提升策略，以為機關績效提高、效益增加、管理科學提供重要保證，促進機關管理的高效化，更好地服務于社會主義現代化建設中去。

參考文獻

[1]楊艷萍.淺談檔案管理科學化[J].科技致富向導.2010（22）

[2]韓文琳.提高檔案管理工作的科學化水平[J].青年記者.2011（8）

[3]刁紅學.略談我國檔案管理科學化[J].中國科技博覽.2011（17）