新時期高校學生檔案管理改革初探

呂亞梅

摘 要：高校學生檔案管理工作在整個學校基礎工作中占有舉足輕重的地位，高校自從2003年擴展開始，學生人數多、人員素質參差不齊，給高校學生檔案工作增加了很大的難度，本文對新時期高校學生檔案管理的漏洞進行分析，并提出有效的改革措施。

關鍵詞：高校學生檔案管理；檔案管理改革措施

一、高校學生檔案管理的本質

高校學生檔案管理分為學生終身檔案和臨時檔案。終身檔案指的是學生從進校開始到畢業以后由學校臨時建立起的檔案，這里面包括學生的表現情況。而臨時檔案中一部分內容在學生畢業以后會裝到學生終身檔案里。由于這兩種檔案階段性的不同，學生的臨時檔案一般包括學生基本情況審核表、軍訓考核情況、大學各科成績表、綜合測評情況等。在學生畢業以后，臨時檔案的相關內容要放到終身檔案里面，包括其中的學籍以及軍訓表、獎懲表、體檢表等等。

二、高校學生檔案管理工作中出現的問題

1、高校學生檔案管理工作沒有得到廣泛的重視和認可

高校學生檔案的管理也是學校檔案管理的一部分，很多高校只重視教學和其他管理的檔案工作，對學生檔案工作沒有充分的認識，同時相關的監督與指導也沒有合理進行，學生檔案管理工作自然得不到有效的實施。

2、學生的檔案管理工作缺乏專業性和規范化

高校學生的檔案管理工作較為傳統，目前，高校仍未推出一套完善的學生檔案管理工作規范，大學生檔案管理工作的管理模式、管理體制、以及技術手段仍然較落后。

3、畢業生檔案后續管理工作不完善

畢業生的檔案是在畢業生畢業以后由學校傳遞給學生，學生找到工作以后由用人單位向學校索要學生的檔案，而沒有找到正式工作的學生檔案由人才市場等代管，但是由于生源地的人事部門沒有保管畢業生檔案的權利和責任，因此忽視了對高校畢業生檔案的管理工作，再加上轉遞檔案的環節又很復雜，致使一批學生的檔案丟失，給學校的就業也就帶來了不好的影響。

4、檔案管理的信息失真

目前很多用人單位在接受學生檔案的時候都希望看到學生的真實信息，更多的是希望從中能得到有關體現個人能力的信息，如誠信度、創新能力等等。然而當前的檔案卻似乎對于這些方面體現的很少，大多數也沒有關于這方面的記載，即便是有也不過走走過程，沒有個體化特征的體現。

三、新時期高校學生檔案管理改革

1、提高高校學生檔案管理制度上的規范水平

鑒于高校學生檔案管理中所出現的問題，筆者給予相關的建議。例如，在學生檔案管理上，要實行規范化和統一化管理。這也就是說要保證學生檔案的真實性，而高校學生檔案管理員也要充實自己的業務水平，統一進行業務的規范管理。由于學生多、學籍分類也多，檔案也要分類管理，這里面可依據高校學生的學籍來管理，對于學生學籍要做到靈活管理、目錄明確、層次清晰。重要的是要避免文件以及材料重復歸檔和遺漏等問題。檔案管理部門人員要保證各種材料的完整性和準確性，為學校培養高校人才，也大大地提高了高校學生檔案管理水平。

2、充分利用高校學生檔案的信息資源，擴大高校學生檔案管理的信息化范圍

高校大學生檔案管理的信息化是大學生檔案管理工作中急需解決的任務，這對于提高教學質量和提高大學生管理工作上起到促進作用。擴大高校學生檔案管理的信息化范圍，可以用科學、系統的角度對檔案資源進行分析，更好地發揮檔案的作用，給用人單位準確、完善的學生信息，這也是解決高校學生就業難的有力措施。因此，檔案管理工作人員要重視檔案管理的基礎工作，也就是對數據的采集、錄入、審核等一系列工作都要保證數據庫數據的真實性以及完整性，同時也要注意電子檔案的完整性，必要時可以加以補充。

3、教導學生加強檔案意識

許多高校的大學生對于檔案的意識還沒有提高上來，甚至遠遠低于我們父輩的一代，為此，高校要以求實創新的態度，對于畢業生檔案管理工作積極開展。與此同時還要利用報紙、廣播等媒體手段對檔案的作用進行宣傳，讓學生了解檔案，認識到檔案對于一個人的重要性，在我國目前檔案與戶籍以及各項補貼福利制度的關聯性較大，因此，一旦失去檔案，整個生活都會收到影響。尤其對于那些工作尚未落實的大學生，檔案就更重要。筆者有一個遠方的親戚，自2008年6月份畢業以后，檔案一直在自己手上保存，直到2011年6月的一天，筆者見到她提起這件事才知道自己的檔案竟在本人手中放了三年。有關于檔案存放的問題，許多畢業生都不是很清楚，在我國大部份地區，檔案如果兩到三年之內不進行人士代理，不但工齡要少算，而且對于以后工作、學習、職稱申報以及養老保險等都有一定的制約性。作為反映一個人一輩子成長歷史的人事檔案是極其重要的。

4、用人單位要努力承擔起有關畢業生人事檔案相關的問題

畢業生的檔案一方面可以為用人單位提供篩選人才的依據，另一方面也為用人單位綜合選擇人才提供了有力條件。高校畢業生來到人才市場挑選工作，而用人單位也在挑選，用人單位根據學生的個人情況，如專業、社交能力、外語能力等等進行擇優錄取。我國這些年來經濟體制等也發生了巨大的變化，合資企業、私營、民營、外商獨資企業如雨后春筍般豐富著我國市場經濟的大環境，這可以很大程度上解決我國畢業生就業的壓力，在畢業生確定就業意向后，用人單位與畢業生簽訂就業協議，然后將協議書轉移到學校，學校將學生的檔案以及戶口關系等賺到用人單位以及單位的主管部門。然而，目前我國就業壓力很大，學生外出找工作時碰到許多單位沒有提供各項社會保險等保障措施，其中簽訂就業協議也就是蓋個戳而已，大多數都流于形式，學生將協議反饋給學校，大多數學校也只是進行上報的工作，增強學校就業能力的信譽度而已。

參考文獻

[1]王靜霞. 搞好知識經濟時代的檔案管理工作與繼續教育[J]. 行政與法 , 2003,(07)

[2]周冀, 孫碧燕. 高校學生檔案管理要轉變觀念[J]. 蘭臺內外 , 2005,(02)