企業數字檔案館建設策略分析

張韜

（中冶南方工程技術有限公司，信息網絡中心，湖北 武漢 430223）

1.國內企業建設數字檔案館的建設分析2004年12月，江蘇省電力公司建立了國內第一家企業數字檔案館，該項目的建成使我們對企業數字檔案館建設也有了直接的認識。“江蘇省電力公司辦公自動化、檔案管理現代化起步早、基礎好，網絡建設覆蓋全省，各應用系統廣泛使用，有一支技術水平高、業務素質好的檔案管理人員隊伍，這些都為數字檔案館的建設提供了良好的基礎條件”。[1]

通過對江蘇省電力公司數字檔案館的建設過程進行分析，嘗試得出以下結論：

1.1 企業數字檔案館建設應具備的條件

一般而言，企業建設數字檔案館應具備一定的條件，作如下歸納：

1)發展數字檔案館是基于企業信息化發展到信息和系統集成階段的需求。

2)企業內部的檔案管理應具備一定的信息化基礎，前期都有一套基于傳統檔案館業務的檔案管理軟件，即使軟件本身不具備數據集成的特性。

1.2 企業數字檔案館應該完成的主要任務

1)標準和規范的制定：將國際、國家和行業標準細化為適應企業需要的規范和標準。

2)檔案數字信息資源的建設：檔案信息資源的采集、組織和開發利用。

3)應用系統的開發和網絡環境的建設：要滿足檔案管理的要求，核心問題是數字檔案的長期、真實性保存。

1.3 企業數字檔案館的建設要注意的相關問題

1)企業數字檔案館已經突破了傳統檔案館的實體保管模式，檔案信息化不是孤立的，而是企業信息化的一個組成部分。

2)企業數字檔案館的建設需要巨大的資金和資源支持，很難有統一的模式可以遵循，企業所處的行業不同實現的方式會存在較大的區別：這與行業特點、企業定位、服務范圍、信息資源組織等諸多因素相關。

3)標準化是數字檔案館的建設基礎。電力行業能在全國各行業中率先建設數字檔案館，除了其所處的壟斷行業具備雄厚的資金實力外，長期以來電力行業重視標準建設，為其信息化奠定了良好的基礎。

2.企業數字檔案館建設策略分析

作為企業管理的一個方面，檔案管理需要適應企業的業務發展，遵從企業的戰略布局；受制于企業的內部條件，如資金、人力資源等。因此，數字檔案館建設不可能是大干快上，必須按照相應的策略實施。

2.1 樹立與企業戰略規劃相協調統一的理念

2.1.1 戰略對應在企業信息化建設過程中，企業信息技術戰略與企業整體戰略規劃息息相關，為了解釋企業戰略、信息技術戰略以及與之相應的企業結構和信息技術結構之間的關系 ，Henderson 和Venkatraman提出了戰略對應模型，簡稱SAM模型。[2]如下圖所示，

SAM模型解釋了信息技術與企業戰略相互依賴的關系，將信息技術傳統的內部定位提升到戰略高度，構建了企業與信息技術之間的戰略“對應”；同時內部組織基礎構架、業務流程與IT構架的結合又制約著企業戰略和IT戰略的形成，是實現企業戰略目標的關鍵。模型認為戰略的成功實施需要所有四個域的協同對應，戰略對應的管理能力與企業信息化建設及這一過程中的企業績效直接相關。

2.1.2 數字檔案館的服務能力滿足企業戰略核心業務

隨著企業信息化建設的深入開展，作為企業信息收集、處理、管理、開發利用的機構之一，檔案館面臨著企業內部不斷增長和變化的信息服務需求：企業戰略規劃、執行與科學決策需要翔實、有效的信息支撐，員工需要優質高效的信息和知識服務。數字檔案館的服務能力是關鍵因素。

企業數字檔案館的服務能力應滿足企業戰略核心業務要求。數字檔案館的服務能力是指服務能力是指檔案館以什么方式提供什么服務，以及為哪些人提供服務等。數字檔案館的服務能力必須與公司的企業戰略相匹配，把企業的戰略目標分解到檔案管理的職能域，落實到數字檔案館的建設中。

2.1.3 數字檔案館的建設實施要站在企業信息資源管理全局的戰略高度上

要從企業整體信息資源建設的角度看待數字檔案館的建設實施，不能強調當前數字檔案館的建設重點而忽視企業整體信息資源的統一規劃的工作。也就是說，信息資源的規劃布局要具備全局的統一協調的理念，在信息資源分類和組織上要統一規劃，形成統一的基礎標準；而建設實施要考慮檔案信息化的優先級，按照企業戰略布局的要點來進行，突出重點。

2.1.4 數字檔案館的建設是一個不斷發展和適應企業發展的動態過程

數字檔案館的實施是一個不斷發展和適應企業發展的動態過程，獲得這種動態能力的關鍵不是信息技術的應用，而是檔案館應用信息資源管理的方法和信息技術的支撐進行檔案館業務流程的信息化及優化重組，實現傳統檔案館的轉型。企業數字檔案館的建設目標不是一個僅從功能上看很完善的應用系統，而是由數字檔案館的建設而帶來相應的企業文件管理流程的優化、數字檔案管理能力的提升，從而能為企業核心業務提供有力的信息支持。

2.2 分階段、分項目與相關業務統籌規劃，協同推進

數字檔案館的核心內容就是對非結構化數據--電子文件的管理，而電子文件的管理原則就是前端控制、全程管理與集成管理。

電子文件的前端控制主要表現為對電子文件管理系統的設計階段實施有效控制，盡可能把電子文件全程管理的所有要求設計在系統之中，從而設計出功能合理的文件管理系統作為管好電子文件的先決條件。就是將檔案部門的介入時機確定在電子文件管理系統的設計階段，把傳統的文件管理系統的后控制手段提前，在電子文件形成前采取行動。[4]

因此，企業數字檔案館的建設必須與其他的業務信息系統在規劃階段即進行統籌考慮，以保證在建設過程中協同推進，對電子文件實施前端控制，通過信息系統的設計保證文件的流轉全程受控，保證業務過程產生的電子文件能夠被捕獲，納入管理范圍。

2.3 長期穩定的合作建設策略

企業數字檔案館的建設涉及到的信息技術復雜，涉及的業務范圍廣泛，檔案業務對信息系統的安全性，以及電子文件的真實、完整、長期可讀等方面的要求，決定了其建設過程必須保證其所采用技術路線的可持續。這需要選擇有實力的IT服務商提供技術保證。

合作建設體現在兩個方面：

一是數字檔案館的建設是一個不斷上升的過程，電子文件的產生和利用會不停地追尋著新的信息技術而產生新的應用需求，這種趨勢使得電子文件和數字檔案的管理技術必然隨著信息技術的進步而進行相應的調整，必須要有能把握檔案事業發展方向和建設目標的檔案專業管理人員，和善于溝通、能把握IT技術發展的信息技術人員，建立長期的合作關系與有效的溝通機制。

二是企業與IT服務提供商之間的長期合作。企業數字檔案館不是涉及檔案業務部門的單一應用，而是融入到企業文件產生的所有流程，是企業信息資源最重要的部分。再加上數字檔案館需要集成應用的技術復雜，一旦建設并投入運行，其后續的系統維護、升級需要有可靠的技術保障。

綜上所述，企業檔案館的建設面臨著共同的任務，存在共性的問題，但沒有統一的建設模式可以遵循，數字檔案館的建設也不是一蹴而就的，必須圍繞企業的核心業務，根據企業信息化的總體建設要求，以及現實檔案信息化的業務基礎進行分析，來明確建設策略和關鍵問題，分步驟實施。

[1]張懷廉，季雪崗，李慎民.企業數字檔案館的建立（之一）.江蘇省電力公司數字檔案館概況.中國檔案.2005年第三期，P58、59

[2]黃菁.數字檔案館建設的新視角.檔案與建設.2009年第二期，P4、5

[3]李進宅.淺析電子文件時代的前端控制理論.科技情報開發與經濟.2009年第十三期，P79