個(gè)人檔案存在價(jià)值芻議

摘要：大中專畢業(yè)生和企業(yè)職工認(rèn)為檔案已成為無(wú)關(guān)緊要的東西，放在哪里無(wú)所謂。實(shí)際上工作流動(dòng)、計(jì)算工齡、報(bào)考公務(wù)員、考研、住房公積金、職稱申報(bào)、轉(zhuǎn)正定級(jí)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及出國(guó)、升學(xué)都離不開檔案；沒有檔案，切身利益就沒法保證。

關(guān)鍵詞：個(gè)人檔案；切身利益；保障

中圖分類號(hào)：C913.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4117（2011）03-0295-01

《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）將檔案的定義表述為：“本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開具考研等相關(guān)證明時(shí)，都需要使用檔案。

我國(guó)人事檔案制度產(chǎn)生于20世紀(jì)50年代，曾是社會(huì)和用人單位了解人才、使用人才的重要依據(jù)。我國(guó)曾先后頒布了幾項(xiàng)和人事檔案有關(guān)的規(guī)定。人事檔案是記錄著個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的原始記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反應(yīng)，是審核工齡，工資定級(jí)，職稱評(píng)定，業(yè)務(wù)能力，工作狀況，社會(huì)關(guān)系，思想品德，獎(jiǎng)勵(lì)處罰等的最原始的記錄；收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評(píng)）、政治歷史、人黨人團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個(gè)人成長(zhǎng)、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個(gè)人自然情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，總之，人事檔案是員工個(gè)人信息的完整表現(xiàn)，它概括地反映員工個(gè)人全貌。各個(gè)相關(guān)的部門使用檔案的情況也非常多，比如：銀行、公證處、法院、學(xué)校、政審等，都須要對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行查閱。一但發(fā)現(xiàn)資料不齊備，就無(wú)法證實(shí)個(gè)人的歷史情況，對(duì)個(gè)人的利益產(chǎn)生很大的影響；

用人單位應(yīng)關(guān)心員工的檔案，用人單位和每個(gè)人都應(yīng)將在企業(yè)簽訂的勞動(dòng)合同、所受的獎(jiǎng)勵(lì)情況、年底的績(jī)效考核材料、職務(wù)變更、升遷的相關(guān)材料、任免文件、職稱評(píng)定材料和自己通過(guò)努力獲得的學(xué)籍學(xué)歷材料以及結(jié)婚生育等等檔案材料及時(shí)交到檔案管理部門。許多人對(duì)檔案的價(jià)值并不清楚，不知道檔案為何物，放在什么地方，對(duì)自己意味著什么，經(jīng)常會(huì)看到一些無(wú)檔人員，手里拿著“三險(xiǎn)”的單子找不到檔案所在單位報(bào)銷，更不知道自己去哪里評(píng)職稱、政審等。對(duì)檔案存的無(wú)知與無(wú)所謂的結(jié)果只是自己“受傷”。填寫檔案材料時(shí)，認(rèn)為是單位學(xué)校交待的任務(wù)，根本不重視；求職的畢業(yè)生也沒有落實(shí)自己的檔案的去留問(wèn)題，不清楚檔案到底應(yīng)該放在哪里，一些學(xué)生在社會(huì)工作了很多年，檔案可能還在學(xué)校沒有去提，甚至放在自己身上，先找到工作再說(shuō)，一些工作單位也不重視檔案問(wèn)題，認(rèn)為實(shí)際工作狀況遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于檔案，導(dǎo)致工齡認(rèn)定非常困難。比如一個(gè)學(xué)生畢業(yè)后一直在外面工作，檔案也沒有放在人才交流中心，而是在自己身邊，通過(guò)公召到了一家市屬醫(yī)院，就存在一個(gè)工齡認(rèn)定問(wèn)題，單位一看檔案上沒有任記載，而學(xué)生又認(rèn)為自己在外面干了很多年工作，應(yīng)該算工齡，后果只有學(xué)生自負(fù)了，遇到這種情況真是可惜呀。一些改制單位的原職工，因與原單位發(fā)生“存檔費(fèi)”的糾葛，索性走人，檔案長(zhǎng)期無(wú)人過(guò)問(wèn)；因工作流動(dòng)、跳槽的私企員工，檔案一時(shí)轉(zhuǎn)不走，就擱了下來(lái)；還有部分下崗失業(yè)人員，工作沒有了，檔案也就成了可有可無(wú)的東西；有些已很多年沒人過(guò)問(wèn)。

這都使得工齡、職稱、保險(xiǎn)等受到影響，造成不必要的損失。只要工作不要檔案，已成為一個(gè)誤區(qū)。現(xiàn)在許多高校畢業(yè)生忙著找工作，沒有把檔案轉(zhuǎn)移的問(wèn)題放在心上，等到工作單位落實(shí)后，才發(fā)覺檔案并不在學(xué)校。對(duì)于這些不知檔案在何方的同學(xué)，可以向?qū)W校、原戶籍所在地的人事部門及參加第一份工作的用人單位咨詢。如果沒有個(gè)人檔案，畢業(yè)生將無(wú)法報(bào)考公務(wù)員，無(wú)法升職，不能評(píng)職稱，不能辦理出國(guó)簽證……對(duì)于找到接收單位的畢業(yè)生，檔案可直接轉(zhuǎn)到單位或單位主管部門，如果單位不能接收檔案，畢業(yè)生可將檔案存入當(dāng)?shù)厝瞬攀袌?chǎng)，由其代管。如果畢業(yè)后沒找到接收單位，最好將檔案轉(zhuǎn)回生源地人事部門或人才交流服務(wù)中心，讓檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用，對(duì)自己負(fù)責(zé)，莫到用時(shí)方才惋惜。

另一方面，有些人員沒有將個(gè)人檔案沒有放在有資格保管檔案的機(jī)構(gòu)與單位，而是違反檔案管理規(guī)定私自將檔案放在自己身邊，有些甚至弄虛作假，更是畫蛇添足，使個(gè)人的信譽(yù)受到執(zhí)疑。比如在工齡認(rèn)定方面，根據(jù)文件精神凡是非事業(yè)編制人員參加公召后工齡的認(rèn)定，必須要經(jīng)當(dāng)?shù)厝瞬慕涣髦行蔫b證后才能計(jì)算連續(xù)工齡，但是有關(guān)人員變?cè)靷卧煊霉ず贤?jīng)鑒證后認(rèn)定為無(wú)效合同，調(diào)察核實(shí)發(fā)現(xiàn)是本人私自處理了個(gè)人檔案，這樣不得不取銷其錄取資格。更有甚者，有些人員為了職稱考試報(bào)名，私自改動(dòng)個(gè)人檔案內(nèi)的工作經(jīng)歷……這些情況一但被查出會(huì)對(duì)當(dāng)事人造成非常負(fù)面的影響，這都在個(gè)人檔案保管與使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的一系列問(wèn)題，值得深思呀。

作者單位：重慶市中醫(yī)院

作者簡(jiǎn)介：楊妍紅（1973—），女，重慶人，本科，重慶市中醫(yī)院，檔案館員，研究方向：人事檔案管理。