淺談數字校園環境下的高校人事檔案管理

【摘要】數字化校園是以數字化信息和網絡為基礎，在計算機和網絡技術上建立起來的對教學、科研、管理、技術服務、生活服務等校園信息的收集、處理、整合、存儲、傳輸和應用。本文就如何使人事管理從資源到應用方面的實現數字化，在數字校園上構建一個數字化人事檔案管理空間，提升人事管理服務質量，有效利用人事資源，從而實現提高管理水平和效率的目的，筆者在全文中提出了自己的見解。

【關鍵詞】數字化 人事資源 檔案管理

【中圖分類號】C93 【文獻標識碼】A 【文章編號】1009-8585(2011)06-0-02

1 數字校園簡介

數字校園是伴隨著互聯網的發展而產生的，它是一種擁有多種媒體、教學內容豐富的信息資源，它是一個使用便捷、不受時空限制、管理方便的超大規模的知識信息中心，它的功能比傳統的校園更加強大，服務也更加完善，它可以使所有人通過連接Internet的數字設備來訪問校園信息資源而獲得知識，它比傳統校園起到的社會作用更大。它是用多層次、整體的信息資訊來實現校園信息化建設，將各類信息進行分類和組織，讓知識信息使用者通過網絡就能夠迅速搜索到自己所要求的信息。它為師生提供網上信息交流環境，讓管理人員科學地、規范地管理自己的數據。

與傳統校園相比，數字校園利用先進的信息化手段和工具，將校園的各項信息資源數字化，從而構成一個強大的數字信息資源空間，使傳統校園在時空上得到延伸。它以互聯網為建設基礎，從校園環境、知識信息資源，到全部數字化校園網絡及其應用系統構成整個校園的神經系統，完成校園的信息傳遞和服務。在數字校園中，通過現代化手段，可以方便地展現學校的教學、科研、管理、服務等活動的全部過程，使學校的教學質量、科研水平、管理水平都得到極大程度的提高。

數字校園是一個范圍很廣的概念，它包括了現實校園及數字化空間，也包含了當前流行的虛擬大學。現實校園是數字校園的基礎，數字校園是現實校園通過信息技術在時間和空間上的擴展與延伸，它包含了現實校園及其所衍生出來的數字空間，虛擬大學是數字校園的遠程教育功能部分，是數字校園的對外服務的部分職能，它是傳統校園數字化后社會功能的延伸。

2 人事檔案數字化的必要性

早在\"十五\"期間，國家檔案局給全國檔案信息化建設定的目標和主要任務是:“著重統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設……。”由此可見，數字化檔案必然將會成為檔案管理的主要形式，高校的人事檔案信息資源實現數字化也將完全不例外的成為一個事實。

作為知識經濟的的載體，數字校園是一所學校信息基礎設施的重要組成部分，隨著調整信息網絡技術越來越發達，數字校園的建設越來越受到人們的重視。結合校園網絡，依托校內的數字檔案館，人事檔案管理必須適應當代高校發展的需要，必須適應社會信息化發展，用高效、科學的現代化管理手段對人事檔案實行社會化管理，逐步讓先進的數字技術、信息技術和通信技術成為高校人事檔案管理的主要手段，人事信息的收集、利用應成為人事檔案管理的重要工作內容。

與傳統的人事檔案管理相比較，高校的人事檔案管理首先應建設一個以數據庫為核心的人事檔案管理網絡，通過日趨成熟的校園網絡技術實現校內各部門在校內各終端機上即可查詢學校的公共人事檔案資源管理信息，并且通過良好的檢索功能，通過Internet為校內外的師生服務，為他們提供人事信息資源，一改過去被動服務于師生，變為主動為師生提供豐富的數字化信息資源。如:專業技術考試、各地人事人才招聘信息等，使人事檔案信息使用者足不出戶就可以查詢到自己所需要的相關信息。

在數字校園環境下，數字化人事檔案管理集計算機、多媒體網絡等各種高校技術為一體，它完全改變了傳統的人事檔案資源管理的存儲方式，實現人事信息資源的數字化存儲、檢索，極大程度上開拓了人事檔案信息服務的領域。數字化人事檔案管理的工作內容和服務方式較傳統的人事檔案管理有所不同。數字化人事檔案管理主要信息為電子檔案(an electron files)，它是通過掃描儀等現代計算機處理的技術將傳統的人事檔案轉換為數字格式存儲，檔案信息查詢者通過校園網絡，輕點鼠標，輸入自己想要查詢的信息關鍵詞，就可以查詢到相關的人事檔案信息，查詢者再也不用跑到校內的相關部門查詢人事文件、人事通知等，只要查詢者通過校園網就可以享受到人事檔案管理的高新服務品質了。同時，人事檔案管理工作人員也不用花費過多的精力去整理紙質檔案、整理紙質檔案上架或進檔案柜，甚至不定期的維護紙質檔案。現在，只要通過網絡信息資源技術的支撐就可以為檔案信息得提供相對個性化的服務，使人事檔案管理服務更加靈活化、主動化，工作效率也得到較大提高。

3 人事檔案數字化面臨的問題及對策

從傳統的人事檔案管理到數字化人事檔案管理的轉變是當代信息技術發展下的必然趨勢，這種變化是一個長期的過程，在這個過程中數字化人事檔案管理的建設還面臨著一些問題。

現在的人事檔案信息資源數字化，數字化人事檔案就是人事檔案資料以數字化形式存儲利用，這是目前許多高校人事檔案數字化最大的難題。按學校的一般人事檔案數量計算，用最快掃描儀，也是一個龐大的數字。所以，在全面實行人事檔案數字化管理之前，讓傳統的紙質文檔與電子文檔并存，工作人員在完成常規的工作之后，還要做好人事檔案電子目錄和電子檢索工作，利用信息技術對現有的人事檔案進行制作、加工、傳輸、轉換，最大限度地提高人事檔案數字化管理，并且提高檔案信息的利用率。

人事檔案資料的存儲與備份對于高校人事管理部門來講也是一件不容忽視的問題，盡管可以利用VCD、DVD等光盤來存儲相當多的人事檔案，并且光盤的存儲時間是目前較長的存儲介質，它還有可以隨機讀取的優勢，但是長期長時間地運行，光盤上的數據也會遭到損失，在資金允許的情況下可以選擇不同的存儲介質。

基于客戶終端和服務器建立起來的網絡系統，由于各所學校與地方政府各部門發展不均衡，數字化信息的起點、過渡方式都有所不同，所以就目前來說，學校與地方政府的人事檔案資源信息完全共享還具有一定的難度。

當今社會網絡日益普通，對人事檔案信息資源查詢者的網絡知識水平、應用能力都提出了更高的要求。基于各種原因，許多查詢信息資源需求者在數字化人事檔案信息資訊中檢索信息時，往往會出現“走彎路”的現象，這就要求我們加強信息需求者檢索技能培訓，使他們能夠更好地利用數字化人事檔案信息。

與傳統的人事檔案管理有所不一樣，人事檔案管理者不能面對面地給予信息需求者優質咨詢、查閱檔案服務，但是信息需求者在利用數字化人事檔案信息時所遇到的問題還是應該由檔案管理者來解決。所以，人事檔案管理者就必須從單一的檔案管理專業知識中走出來，不斷拓展自己的知識潛力，提高自己的計算機操作能力、網絡檢索能力和信息服務綜合素質，而且還需要良好的溝通能力與數字化檔案管理軟件開發人員和其他同事緊密合作。

有的高校管理層在注重數字化校園的建設時，并不十分重視數字化檔案館的建設，即使能夠注重數字化檔案館的建設，對于專門的數字化人事檔案建設并不注重。在有些高校人事檔案管理工作者與專職教師也象是兩個相差極大的級別而接受截然不同的待遇，導致檔案管理學專業、計算機專業、網絡信息技術管理專業等方面的人才都不愿意從事專門的檔案管理工作，而正在從事檔案管理工作的人員在校內聘任時出現了另選擇部門去工作的局面，這就造成了高校整個檔案管理業務水平難以提供各類專門檔案的數字化信息資源服務的要求。

數字化人事檔案資源可能會使得一些個人信息更容易被其他無關人員知曉，現在的相關法律保護對象主要限于傳統的現實生活發生的一些信息泄露，對于網絡資訊上泄露出去的個人信息還缺少相關法規的監管。

4 結語

在數字化校園中，數字化人事檔案信息管理是一項繁雜的工作，從技術到實質內容，從使用工具到使用環境都亟需完善，數字化人事檔案管理是建設數字化校園信息資源的一個重要目標之一，它將改變高校人事檔案信息管理的“呆板”現象，更加豐富校園的各類人事檔案信息，給校園人事管理帶來新局面，給校園文明以一定的影響。

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