基于組織的6種主要信息系統應用類型描述

閆雨辰 (長江大學電子信息學院,湖北荊州434023)

吳 麟 (湖北省電子信息產品質量監督檢驗院,湖北武漢430061)

目前,一個組織中不可能只存在一個單一的信息系統滿足組織的所有層面、職能和人員的信息需求。組織中往往運行著各種名目繁多的系統,給人們認識信息系統帶來了不便。為此,需要一種系統分類幫助人們認識組織中各種信息系統應用的特點和作用。結合組織的層面和組織的業務職能可建立劃分組織中信息系統類型的基礎模型。按此模型,組織從層面上可分為戰略層、控制層、知識層和作業層,從勞動分工上可分為銷售與營銷、制造、財務、會計和人力資源等5個職能領域,處于不同組織層面和職能領域的組織成員是信息系統服務的直接對象,并且有著不同的信息需求,組織的層面、職能領域和系統服務的直接對象共同決定了組織中系統的類型。

按信息系統服務于組織的層面,有6種主要的應用類型,它們是:作業處理系統 (T ransaction Processing Systems,TPS)、知識工作系統 (Knowledge Work Systems,KWS)、辦公自動化系統(Office Automation Systems,OAS)、管理信息系統 (Management Information Systems,MIS)、決策支持系統 (Decision Support Systems,DSS)和總裁支持系統 (Executive Support Systems,ESS)[1]。

下面描述組織中6種主要信息系統應用類型的基本概念與特點、關系與集成。

1 6種主要信息系統應用類型的基本概念與特點

1.1 作業處理系統 (TPS)

作業處理系統是服務于組織作業層的基礎經營系統,是用來完成和記錄組織經營活動中的日常事務的計算機應用系統。它的基本特點為:①輸入,記錄交易、事件發生的原始數據;②處理,分類、列表、合并、更新;③輸出,詳細報告、清單、匯總表;④TPS面對的任務、資源和要實現的目標是預先確定和高度結構化的;⑤TPS是面向數據的,對數據的處理是簡單的;⑥TPS是其他系統的主要數據源,往往是跨組織邊界的;⑦TPS是現代組織的關鍵業務活動平臺,系統故障會導致組織或其他組織的業務活動的癱瘓。

1.2 知識工作系統 (KWS)

知識工作系統是服務于組織中知識工作者的計算機應用系統。KWS的最終目標是促進新知識的創造和保證新知識及技術技能與組織的經營實現完美地結合。知識工作系統的例子包括科研或工程設計工作站、制圖工作站等。知識工作系統的特點是:①輸入,設計構思的規格說明;②處理,建模、模擬仿真;③輸出,模型、圖紙;④是知識工作者的能力放大器;⑤有助于知識工作者將更多的精力放在創造過程中的創造性活動上而不是一些繁雜的常規的技術性活動上。

1.3 辦公自動化系統 (OAS)

辦公自動化系統是主要服務于組織中數據工作者的計算機應用系統。數據工作者主要是指處理而不是創造信息的員工,如秘書、會計員、文員,以及工作活動主要是使用、處理或傳播信息的管理人員等。OAS在許多組織中是作為信息和知識流的交換場所。辦公自動化系統的基本特點是:①輸入,文檔、時間表;②處理,文檔管理、排程、通信;③輸出,文件、日程表、信函。

1.4 管理信息系統 (MIS)

管理信息系統是為組織中層管理監督和控制業務活動、有效地分配資源提供所需信息的計算機應用系統。MIS主要利用TPS采集的數據來生成管理計劃和控制業務活動所需信息的系統。在信息系統專業領域過去一般用MIS這一術語來泛指組織中所有的計算機應用信息系統,但現在一般采用信息系統這一術語,而MIS這一術語只是指服務于組織管理控制層的特定類型的計算機應用系統。管理信息系統的基本特點是:①輸入,概括 (總計)的業務數據、數據量大、簡單模型;②處理,常規報告、簡單模擬、分析;③輸出,匯總報表、臨時報表、異常報表;④主要支持作業和戰術層的結構化和半結構化決策;⑤面向報告和控制的,即通過報告現有的作業情況幫助實現對作業的日常控制;⑥依賴與過去和當前的數據輔助決策;⑦針對內部而不是外部 (的信息需求);⑧需要較長時間的分析與設計過程;⑨信息需求一般是已知和穩定的;⑩相對來說不靈活 (不易修改)。

1.5 決策支持系統 (DSS)

決策支持系統是專門用于支持半結構化和非結構化決策和改進決策過程的一個互動的、靈活的、可適應的基于計算機的信息系統。它允許決策者在決策過程的所有階段通過友好的用戶界面方便地調用決策所需的數據、模型、知識并能將決策者自身的見解整合其中以達到改進決策質量的目的。DSS這一術語有時也用來泛指任何可支持決策的信息系統。決策支持系統的基本特點是:①輸入,少量數據、分析模型;②處理,對話、模擬分析;③輸出,專項報告、分析結果、查詢響應;④用戶,專業人員,部門經理;⑤服務層面:主要是管理控制層 (戰術層)。

DSS通過將人的判斷和計算機的信息結合起來主要在結構化和半結構化決策情形中給決策者提供支持,這些情形很難得到其他CBIS的支持。要記住的是:DSS是支持而不是取代決策者。一個真正意義上的決策支持系統應具備如下一些理想特性:①DSS所提供的支持可針對不同的管理層次;②DSS可為個體或群體決策提供支持;③可對相互獨立或相互關聯的決策提供支持;④支持決策制定的所有階段:情報、設計、抉擇和實施;⑤支持多種決策制定過程和風格;⑥DSS應足夠靈活以讓決策者能針對不同的變化調整DSS的基本部件;⑦DSS的用戶界面應是友好的,應具有強大的圖形功能;⑧DSS的目的在于提高決策制定的效果而不是效率;⑨在使用 DSS時決策者應能控制決策制定的進程;⑩DSS一般使用模型來分析決策制定的情形,DSS的建模能力應能做到在不同情形下進行各種不同策略的試驗 (模擬);○11DSS應可提供對不同數據源、數據格式、數據型的訪問能力。

1.6 總裁支持系統 (ESS)

總裁支持系統是服務于組織戰略層管理者的計算機應用信息系統。其用戶一般是:CEO(首席執行官)、COO(首席營運官)、CFO(首席財務官)、CIO(首席信息官)等。總裁支持系統一般具有如下特點:①輸入,匯總的數據、內部的、各種外部的數據;②處理,交互式的處理、圖表、模擬、查詢響應;③輸出,規劃信息;④為組織戰略層服務;⑤不是為解決具體問題而設計的;⑥提供非結構化決策所需的一般化的計算和通信能力;⑦維持它運轉的成本高;⑧需要很多的支持人員;⑨較少使用分析模型但帶有先進的圖形軟件。

2 6種主要信息系統應用類型的關系與集成

圖1描繪了組織中ESS、MIS、DSS、KWS、OAS和TPS這6種主要信息系統應用類型之間的關系。在組織中,TPS是其他類型系統的重要數據源,而ESS主要是接收來自于低層系統的數據,其他幾種系統之間可能會相互交換數據。

圖1 6種主要信息系統應用類型關系圖

組織在信息技術和系統運用的初級階段,由于技術發展不成熟、應用水平不完善和觀念與組織結構制約等因素,只能將組織的活動領域分割為不同層次的不同職能或子職能的業務單元,并且彼此之間的界限是鮮明的。信息系統開發、運行和管理往往由不同的業務單元分別負責,從而形成了各種界限鮮明的應用系統。在組織內部有各種不同的業務單元,每個業務單元均有各自的信息系統應用,每個信息系統應用又帶有各自的數據庫,致使顧客和供應商與組織聯系時往往需要通過不同的系統。另外,各業務單元的系統往往是孤立地起作用,形成一個個 “信息孤島”,即有關顧客和供應商的數據和企業內部的有關數據出現大量冗余、不一致和不能共享。反過來,組織中的這些 “信息孤島”又進一步加劇了業務單元之間的隔閡;而業務單元之間的隔閡又使組織的管理、協調工作難度增加,難以做到各個業務單元之間的步調一致,妨礙了組織價值的實現。這些分離的組織上和技術上的系統和結構,限制著甚至控制著組織的運作和顧客服務水平的提高。

新的組織環境的變化及發展,促使組織需要整體作為一個單獨的企業來運作,而不是一個簡單的業務單元的集合。因此,組織必須進行集成,業務、工作、信息系統和技術都必須有一個共同的整體戰略和結構。在這種思想的影響下,許多組織致力于建設所謂 “集成化或一體化”的信息系統,來為組織的多個層面和 (或)多個職能或子職能域服務。但組織的 “信息孤島”有多少能夠或應該進行集成?這是一個難以回答的問題。雖然集成化的系統對組織有很多可以評估的利益,促進了組織各部分信息的溝通和共享;但集成要花費資金,并且集成多種不同的系統是特別費時和復雜的。每個組織需仔細權衡集成的利益和集成的成本與風險。

[1]戴庾先.現代企業管理 [M].第2版.北京:電子工業出版社,2005.