水利檔案開發利用的思考

鄭建民

水利是我國國民經濟和社會發展的命脈。水利檔案是人類改造自然、利用自然資源、抗御自然災害的成果，為水利事業乃至整個經濟社會發展提供了重要依據，具有很高價值。因此，必須開發利用好水利檔案，使其在水利建設和水利管理中充分發揮作用，更好地為水利事業服務。

1 加強宣傳，提高對水利檔案開發利用重要性的認識

水利工程檔案產生于整個基本建設全過程，包括從工程項目提出、可行性研究、設計、決策、招（投）標、施工、質檢、監理到竣工驗收、試運行（使用）等全過程中形成的、應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。真實地反映和記錄了這種智力創造和勞動的全過程，對工程建成投產后的管理、運行、養護、維修、改建、擴建等技術工作的決策、設計起著重要的憑證和依據作用，對其他工程也起著借鑒與參考作用。因此要結合水利工作實際情況，加大對水利檔案開發利用的宣傳力度。一是構建宣傳檔案工作重要性的平臺，開展信息咨詢、編制專刊、舉辦講座、科普畫廊等活動，借助廣播、電視、網站等宣傳媒體進行宣傳；二是把檔案宣傳工作納入目標管理，更新觀念，強化意識，用現代水利思想、現代管理思想武裝水利科技檔案工作，大力宣傳水利檔案利用工作的重要性，形成領導重視、大家關心、人人參與的良好氛圍，并真正把水利檔案利用工作擺到水利事業發展的突出位置，努力將水利檔案轉化為現實生產力，使其在現代水利工作中發揮重要作用。

2 整合信息資源，激發水利檔案開發利用的活力

隨著信息化社會的到來，信息資源的“孤島”現象已經很難滿足服務的需要，整合資源為一體，是水利檔案的發展方向。一是加強規劃。水利是一個多專業的體系，包括水文地質、水土保持、水工建筑、機電設施等專業，其規模又分為大型、中型和小型工程，因而形成了水利檔案內容上的多樣性、復雜性、專業性的特點，因此，必須通過完善各科室、各部門、各單位的分工協作，積極組織他們參與此項工作。二是優化整合。針對水利檔案不但是水利活動真實、完整、準確記載的規律性，是水利工程建設、管理的理論的實效性，而且能創造新的經濟和社會效益的現實性的特點，對所保存的檔案進行深層次加工，根據每個主題要求，收集整理工程資料，歸納分析，積極挖掘檔案內在價值，總結規律或借鑒相關材料、技術等，編輯多專題、多形式的編研成果，對檔案進行提煉，使檔案信息不斷增值，使分散的檔案信息資源得以整合，及時、準確地為利用者提供決策參考，提高檔案的利用價值，實現檔案管理由封閉型向開放型、由保管型向利用型的轉變，將“死”資料變成“活”資源。三是將整合的資源信息與電子網絡相結合，充分利用現代化方式，以確保檔案信息資源整合后，能夠以有效手段為本單位、本系統和社會提供便捷、高效的檔案信息服務，實現檔案信息資源的互補和共享共用，提高水利檔案的利用效率。

3 創新服務機制，強化水利檔案開發利用的服務效能

對于水利檔案工作而言，服務是立業之本，是發展之源，檔案工作的重心已經由重“保管”向重“服務”方向轉變，所以在工作中只有提高檔案的服務意識，把服務放在首位，創新服務機制，拓寬服務領域，提高服務水平，才能推進水利檔案事業的發展。一是在服務的內容和方式上，加大歸檔力度，加快歸檔速度，提高歸檔率，及時、準確入庫，以最快、最好、最全的檔案資料為使用者提供查看、借閱的條件，同時改變以前檢索工具簡單、不統一、不配套等的不足，充分利用圖檔管理系統，建立現代化的檢索手段和電子數據庫，形成一個形式統一、內容穩定、功能齊全的檢索體系，以滿足不同使用者的要求。二是在服務機制上，檔案管理人員要告別“坐等上門”、“看攤守庫”的舊觀念和舊習慣，建立主動服務的理念，本著為使用者著想，變被動服務為主動服務、跟蹤服務、現場咨詢、積極主動參與，盡力保持檔案信息隨機供應的態勢，為各項工作提供翔實的檔案信息。三是建立不同層次的數據庫，嚴格限定使用者的使用權限，采取必要的安全措施，加強對計算機、網絡硬件和軟件系統的管理，并實行檔案身份認證和密級雙重控制機制，確保檔案信息系統的安全、可靠。

4 注重人才培養，提高水利檔案人員整體素質

發展水利檔案事業，必須牢固樹立人才是第一資源的觀念，堅持以人為本，不斷提高檔案管理者素質，全面加強隊伍建設，培養出一批政治素質強、熱愛檔案事業、甘于清苦、無私奉獻、具有專門知識和技能的檔案人才。一要加強學習，提高素質，做學習型人才，學習檔案工作所需要的各種新理論、新知識、新技能，精通檔案業務，學習水利專業知識，不斷優化自己的知識結構，提高自身綜合素質。二要愛崗敬業，腳踏實地，做奉獻型人才，大力弘揚認真負責、嚴謹細致、甘于寂寞、樂于奉獻的檔案工作優良傳統，使水利檔案人員人人都熱愛檔案工作，安心檔案工作，傾全力投入檔案工作。三要與時俱進，不斷創新，做現代新型人才，進一步改進思想作風，解放思想，自覺摒棄不合時宜的觀念、做法，努力實現水利科技檔案工作在理論上、體制上和機制上的創新，成為合格的檔案管理人員，更好地為水利建設服務。

5 與時俱進，以信息化建設加快水利檔案開發利用進程

水利檔案信息化建設就是將現代計算機技術、通訊技術、網絡技術充分運用于檔案信息資源的形成、收集、整理、保存、管理和開發利用等活動中，以實現檔案的最大經濟價值和社會價值。隨著信息技術不斷發展以及計算機應用的日益普及和深入，水利檔案的信息化建設已經是必然趨勢。一是建立統一的檔案管理平臺和網絡系統，實現檔案系統內部的連接與地區網、國內網和國際互聯網的連接，形成高效管理和開發利用檔案信息資源的網絡管理系統，達到檔案管理自動化、信息傳遞網絡化。二是積極推進科技檔案數據庫建設和多媒體數據庫建設，通過對紙質、錄音、錄像、照片或其他類型載體檔案的數字化工作，使檔案資料更加便于研究和利用，提高檔案檢索、內容查詢功能的實用性、快捷性、多樣性，實現檔案信息數字化、存儲海量化。三是全面收集、安全管理、有效利用水利檔案，使檔案管理向著信息化方向發展，為檔案的開發利用提供更為廣闊的空間。

總之，收集、管理是水利檔案工作的基礎，利用才是根本目的，如果不充分開發利用水利檔案，其結果只是一文不值。所以應在開發利用上做文章，為水利建設事業發揮其應有的經濟作用和社會作用。