影響外貿服裝交貨期的因素及解決策略

周 景，郭建南，葉海蓮

(浙江理工大學 服裝學院，杭州 310018)

影響外貿服裝交貨期的因素及解決策略

周 景，郭建南，葉海蓮

(浙江理工大學 服裝學院，杭州 310018)

通過了解外貿服裝公司中的實際業務操作，參考及對比其他外貿公司、加工企業的落單情況，對影響交貨期因素中的外貿公司、客戶、供應商及其他不穩定因素等進行了分析，提出了加強服裝外貿公司內部具體工作流程管理，加強企業領導的綜合協調、管理能力，以及加強對客戶、供應商、加工廠的管理等解決策略。

對外貿易；交貨期；服裝貿易；業務操作流程

紡織服裝業作為中國大宗出口產品的產業，隨著全球紡織品一體化的到來，迎來了又一個機遇和挑戰[1]。在中國加入WTO后專業外貿公司或工貿一體服裝企業都在進行著不同程度的外貿業務。

無論是中國加入WTO，還是進入全球紡織品一體化，都為中國經濟發展創造了良好的環境和條件，特別是有助于紡織服裝行業的發展。中國紡織服裝期貨是伴隨著棉花期貨的發展逐漸成長的，其出口量和出口額一直在中國占有很重的比例，紡織服裝行業也為就業提供了無數的崗位。近些年來，對外經濟作為一項極具潛力的貿易方式使得中國經濟快速發展，同時，外貿服裝行業的飛速發展對國民經濟和行業發展起到了越來越積極的作用[2]。但是，國內的貿易體制、外貿服裝企業的經營模式都存在很多不成熟和不夠完善的地方。因此，很多專家對中國的狀況進行了各個方面的研究，以便得出具有應用價值的研究結果供業內人士參考和借鑒。

在訂貨生產式企業中，任務交貨期在訂貨式生產系統中是客戶的一項要求，也是決定企業競爭力強弱的一個重要因素，而影響國內外貿服裝交貨期的因素主要表現在業務流程中[3]。由此可見，無論是內部因素，還是外部因素，外貿公司都有可能造成訂單交貨期的延誤。

1 影響交貨期的內部因素分析

中國外貿企業既熟悉國外市場的語言、環境、習慣、法規、銷售渠道等，又熟悉國內的情況，這種優勢是服裝加工企業所不能比的。由于中國的具體國情，在一段時間內，中國的外貿服裝收購制與代理制將長期并存，但隨著經濟的發展和電子商務的普及，外貿服裝的代理制將是以后的發展趨勢[4]。

1.1 外貿公司內部的分工與合作

外貿公司都知道要以“共生共贏”的理念與服裝生產企業建立戰略聯盟關系，利用自身的優勢和能力將服裝生產企業的業務體系整合到自己的供應鏈體系中，建立長期穩定的伙伴關系[5]。

1.2 業務員的操作對交貨期的影響

專業外貿公司經過多年來的國際貿易實踐，積累了豐富的有關國際貿易的知識、經驗、信息，在開展國際貿易方面具有很大的優勢。業務員最初的工作就是從接單開始的，公司的業務環節也開始往下繼續，所以，業務員的工作相當重要，也是最強調業務操作規范性的。業務員的工作態度、工作能力、工作定位及交際能力都能成為影響定單交貨期的因素。

1.3 QC的工作進度和信息資料的更新狀況

QC(Quality Control)，可直接定義為產品品質控制人員。他們是以客戶的服裝定單資料為依據，跟蹤大貨服裝定單的加工流程，并對其大貨定單的數量、質量及交貨期負責，是企業內各部之間及客戶之間的中心樞紐[6]。在服裝生產過程中，QC跟單主要是跟蹤服裝加工的每個工藝質量情況與跟進定單的生產進度、完成情況。QC要清楚產品的生產細節和各種相關技術，時常深入車間檢查在制品、成衣的質量是否符合定單要求；QC還應具備一定的相關知識和處事能力，發現和判斷生產流程中有無脫節、停滯等不良現象，并能夠及時指出生產過程中出現的問題，提出正確的修改意見予以補正，使問題消滅在萌芽狀態。

1.4 單證員的各個具體工作事項的影響

國際商務單證員，在對外貿易結算業務中憑借在進出口業務中應用的單據、證書來處理貨物的交付、運輸、保險、商檢、結匯等工作[7]。單證員從產品大貨定單前的合同作為具體工作的開始，在進出口貿易中，不僅國內有很多相關的手續要辦理，也要了解進口國的相關操作流程。外貿公司中，單證員接觸的基本上都是票據、統計數據文檔等，他們的操作正確與否會直接影響到公司出貨后能不能提出貨款，當然，對定單交貨期的影響也很大。

1.5 信息匯總和問題的協調、解決能力

隨著信息手段的日新月異，客戶直接找到工廠已非難事。外貿公司能夠保證公司業績的主要原因是：一直以來，外貿公司具有較強的企業信譽，能搜集和掌握市場、商品的多方面的信息；能夠幫助客戶解決一些定單上的實際問題。通過外貿公司組織貨源，還能提供很多方面的服務，比如：租船訂艙、制單結匯、報關報驗以確保合同項下貨物的質量及交期、貨物出運的跟蹤調查。

對于信息時代，誰掌握了第一手信息誰就掌握了主動權[8]。外貿公司可以直接與國外市場接觸，有專業的人才、經驗豐富、渠道多，它可以在找市場的同時再增加一些相關功能，便會獲得相關的信息。

然而，如果外貿公司對客戶信息、服裝加工廠、面輔料生產商的信息匯總不夠及時，對生產過程中出現問題的協調、解決不夠迅速，也會對交貨期產生很大的影響。總的來說有這么幾個方面的影響：一味地接單，而找不到合適的面輔料供應商；對服裝加工廠的生產特點不夠了解，其流水線對款式的變化要求的適應時間過長；無法對加工廠生產過程中出現的各種問題提出及時的解決方案。

2 影響交貨期的外部因素分析

2.1 影響交貨期的客戶因素分析

不同客戶在外貿交易中的心態也有著很大的不同，他們的性格和處事方法往往對商業往來中的外貿公司有著不同程度的影響。

客戶在下定單時，對定單加工生產的難度做不到客觀地分析，并且會按照自己個人的判斷來確定大貨交貨期；客戶對待要緊或不要緊的定單的態度不一樣，有時會因為一直緊張于一個不要緊的單子而耽誤較急的單子；也可能會因為個人情緒的影響而疏于對定單的關注，致使外貿公司工作節奏變慢而延遲大貨生產，影響到交貨期。

2.1.1 客戶對資料的確認和補充的及時性

一般很少有外貿公司在國外設立自己公司的辦事處(除了一些工貿一體的大型企業)，所以大多都是國外的客戶在對不同國家的外貿中介公司下定單組織貨源。這就意味著客戶不只是一家外貿公司的客戶，也可以是多個國家外貿公司的客戶。客戶每天所要接觸的不僅僅是郵件信息，還有從各國、各個外貿公司寄過來的有待確認的樣衣。他們與外貿公司之間的交流就是看樣下單、收發外貿公司的郵件、回答業務員有關定單中的各種疑問、給外貿公司提供的樣衣下確認或修改意見。

這樣一來，客戶難以對外貿公司樣品進行確認，以及不能及時補充定單的相關信息。比如，在定單后期會出現客戶要求增加數量，而交貨期不變，最終造成外貿公司受交貨期的制約，不能及時正確地下達生產指令，加工廠會因為沒時間組織面輔料而拒絕生產追加的數量，而要滿足客戶的定單數量就一定會耽誤交貨期。因此，客戶是一個很重要的角色。

2.1.2 客供物資的收發狀況

由于國內一些物資的生產技術、產品品質未能達到客戶所要求的標準，因此，很多時候客戶都會要求使用自己定制的物資。

客供物資，雖然對外貿公司來說沒有直接的用處，最多是幫忙收發客戶定的物資，但對于服裝加工廠來說確實至關重要。比如，客戶要求供應面料，而加工廠遲遲未收到該物資，致使裁床沒辦法開裁、進車間生產。另外，缺少定單主嘜、洗水嘜和尺碼嘜就不能在車間順利加工成成衣；缺少定單中所需的吊牌就無法將貨物包裝出廠等等。

2.2 影響交貨期的供應商因素分析

隨著經濟的發展，物流環節成為了中國制造業新的瓶頸，同時也成為影響準時交貨的主要因素之一[9]。如何能讓相關的面、輔料供應商和加工廠配合密切，使之工作進度跟得上外貿公司，已成為外貿公司這些年來一直困擾的問題。所以，外貿公司的定單，不僅要抵達服裝加工廠，還要同時抵達相關的供應商那里，以便能夠及時協調，做出“同步”反應。

2.2.1 面、輔料廠商的配合程度

為了更好地符合定單要求、保證服裝品質，外貿公司或服裝加工廠一般都會寄面料小樣，讓面、輔料生產商先進行打樣，經確認同意后，再進一步生產大貨定單量。

在服裝生產中，面、輔料質量及供應情況也是影響服裝質量及交貨期的重要環節。作為合作伙伴的面、輔料供應商，他們的配合程度會影響到外貿服裝能否按時、保質出貨。客觀分析影響交貨期推遲的因素主要有：對定單的重視不夠，缺乏整理、歸檔的意識，以致經常遺忘或混淆資料信息[10]；缺乏對樣品的保管意識，會造成樣品遺失或因褪色而需要重新打樣確認；對自己供應的產品性能了解不夠，可能造成物化性能測試未通過而需要重新生產；對下單生產的面料跟蹤不及時，沒辦法按時出貨。這些因素都在一定程度上影響了定單交貨期，特別是樣品不被確認，或者面料供應商因為與加工廠以往業務上的矛盾(如拖欠貨款等)，導致不愿意合作，遲遲不生產或干脆不接定單，以至于加工廠沒能及時備料而影響交貨期。

2.2.2 加工廠的生產能力和生產質量

服裝加工廠的生產能力和生產質量是影響客戶定單完成最重要的因素。從服裝加工廠的角度來看，其生產能力和生產質量對交貨期的影響可分為內部因素和外部因素。內部因素有：設備故障、緊急返工、工人缺勤等不穩定因素；多品種、小批量、短周期的服裝生產特點讓加工廠無法正確評估生產能力及安排好定單的生產線；技術資料(工藝單、工藝樣板等)的正確與否會直接影響到車間工人的生產進度和質量；對開裁的面料特性熟悉不夠，以致不能及時發現問題；薄弱的管理力度影響到對工廠日產量的把握等因素。外部因素有：加工廠的定單量超過工廠本身的生產能力，為了完成定單任務，加工廠會考慮加班、加點趕工或者外發給其他空閑的加工廠，以致不能保證交貨期和大貨品質；其他合作單位(如印花廠、繡花廠、水洗廠)的工作質量，以及配合情況的好壞，也對生產進度和生產品質有很大的影響；供應商提供的面料質量的好壞，特別是其色牢度和裁床的裁片質量對大貨的生產品質有直接的影響。

在服裝加工旺季的時候，加工廠、外貿公司都會比較主觀地判斷定單的加工時間，他們的工作態度都會影響到定單的完成。另外，客供物資對于交貨期也是重要的影響因素。

2.3 其他影響交貨期的不穩定因素分析

對外貿業務中影響交貨期的其他不穩定因素主要是不可預見、無法克服的外來因素。對于那些不能預見、不能避免且無法克服的客觀情況，在有關書面的定義中統稱為不可抗力。它通常包括自然因素和社會因素兩方面，自然因素包括火災、水災、地震、爆炸等一些自然災害，社會因素包括戰爭、動亂、罷工、政府禁令等。

3 外貿公司交貨期問題解決策略

3.1 加強服裝外貿公司內部具體工作流程的管理

外貿公司內部員工對定單交貨期的影響，主要可以歸結為：工作態度、工作能力、交際能力等幾個方面。雖然不同的外貿公司對員工的工作任務分配都是不同的，但僅僅是大同小異罷了。筆者針對所分析的影響因素，提出了加強外貿公司內部工作流程的管理作為應對內部因素的策略。

首先，從業務員的工作開始，要求業務員以公司安排的工作內容為重心，并對自己負責的定單做好跟蹤；妥善處理好客戶相關的定單資料問題；要具備分析和解決問題的應急能力。同時，除了具體的業務操作流程之外，還有很多工作上的注意事項。針對業務員對交貨期的影響因素，筆者建議：1)業務員應正確定位自己的工作，權責明確；2)業務員應端正自己的工作態度；3)業務員應管理好自己的資料；4)業務員應發揮好自己的工作能力，并隨時對自己進行充電；5)業務員應加強自己的交際能力。業務員的工作是定單生產的源頭，工作流程中的任何失誤都將影響加工廠的正確生產及生產進度。

總之，外貿公司內部影響定單交貨期的原因除了內部工作人員的失誤外，還包括外貿公司缺乏完善的公司管理制度、內部員工更新較快、新員工對工作的適應性較差等。因此，加強服裝外貿公司內部具體工作流程的管理還要從公司的管理體制入手，以便更好地保證工作質量。

3.2 加強企業領導的綜合協調、管理能力

在外貿公司這樣一個緊張有序的工作環境下，要求有企業領導的言行作榜樣，并能夠在這一組織團體中樹立威信。何謂領導，就是需要能夠為員工在遇到抉擇的時候果斷做出正確的判定，領導的重要性無需更多的說明。

外貿公司對于客戶定單信息的掌握要從接單開始。在接單時，外貿公司員工就應該充分利用掌握信息的優勢，通過各種途徑對客戶的相關信息進行考察。若在交貨期確定意見上不能達成一致時，將對定單的完成帶來一定難度。而且領導的眼光應放得比較長遠，這樣才能在全局上掌握好管理的力度。

外貿公司一般都會與多個面輔料供應商、服裝加工廠合作，方便應對不同定單下的服裝生產，因此有必要協調好各個合作單位的生產工作。而下單也要考慮面料生產的問題，應該給加工廠提供可參考的生產建議。另外，要經常協調加工廠與面料供應商之間的關系，以免因為小矛盾而讓面輔料無法按時到位，影響大貨的生產進度和質量，以至于不能準時交貨。

外貿公司常以定單為重心，以客戶為中心，而忽視公司內部建設。但是，沒有完善公司的工作制度、管理制度，就會缺乏工作標準，也不能合理地對公司內部員工進行工作強度的分析，從而導致內部員工因個人因素而對客戶定單的完成造成影響，給公司帶來不必要的附加成本。

3.3 加強對客戶、供應商、加工廠的管理

客戶、供應商、加工廠是外貿公司正確指導生產的三大關鍵因素。面對各種影響交貨期的因素，外貿公司必須站在自己的立場上制定出緩解策略。

首先，應對客戶影響交貨期因素的管理策略有：1)熟悉客戶的脾性，正確把握定單，與客戶主動交流定單的生產進度，做到心中有數；2)要求業務員積極主動地與客戶保持聯系，確保資料的及時補充；3)樣衣寄出后，做好跟蹤工作，并要求客戶收到后及時給出確認或修改意見；4)說服客戶由外貿公司出面定制在國內生產的物資。這樣外貿公司就能拿到定單的主動權，不隨客戶的個人因素對定單的影響。

其次，外貿公司作為供應商、加工廠的客戶，應該對生產進度進行總體的把握和指導。因此，外貿公司應發揮自己的特長，尋找多個相同性質的供應商及加工廠以備不時之需，并對他們的生產能力、生產品質及生產彈性作充分的考核，站在公司自身的角度上提出以下幾點要求：1)要求他們主動定期與公司負責人校對下單資料；2)要求面輔料供應商、加工廠都能處理好合作關系；3)要求加工廠接單后，根據定單實際情況及時安排打樣和大貨生產計劃；4)要求服裝加工廠加強內部管理，把握好大貨品質。這樣，既要求他們管理好內部建設，也能維護協作單位之間的關系。

最后，根據以上對客戶、供應商、加工廠的要求，總結出一份對外的管理制度，以便有條例可依據，讓他們能夠以外貿公司為中心，提供最好的合作。

4 結 語

在國際貿易新形式和新主流下，任務交貨期在訂貨式生產系統中是決定企業競爭力強弱的一個重要因素。而國內的中小型企業受規模、技術、資金、人才等方面的影響，在應對個性化、多樣化、多品種、小批量的服裝生產要求時會遇到各種影響交貨期的因素。

總而言之，員工的工作細則會牽涉到公司的制度和內部管理，因此，外貿公司應從內部出發，不斷總結操作流程中的過失，借鑒以往的經驗，盡可能避免因交貨期和其他原因而給公司帶來不必要的經濟損失，要懂得選擇一個最適合自身管理的操作流程。同時，對外貿易作為中國較年輕的一項貿易經濟，在它步入成熟階段還有一段路程，關于它的研究也不能作為終結點。

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Factors of inf l uencing delivery time of foreign clothing trade and solving strategies

ZHOU Jing, GUO Jian-nan, YE Hai-lian
(Institute of Fashion Technology, Zhejiang Sci-Tech University, Hangzhou 310018, China)

Through understood the practical business operation of foreign clothing trade company,compared making reference to other corporations and operations in the manufacture factories, the trade corporation, client, supplier and unsteady factors which affect delivery time were analyzed in this paper.In the end, three methods to cope with those factors effecting the delivery time was proposed. These methods will help to promote internal specific workflow management of foreign clothing trade company,enhance the comprehensive coordination and management ability for enterprise leaders, and intensify the management of customers, suppliers and processing plant.

Foreign trade; Delivery time; Apparel trade; Operation flow

F768.3

B

1001-7003(2011)04-0065-04

2010-11-02；

2010-12-23

周景(1982― )，女，助理實驗師，主要從事服裝設計與營銷。