電子公文傳輸系統在北京市文博系統電子政務中的應用

王如梅

北京市文物局信息中心，北京 100007

0 引言

電子政務不僅能提高工作效率、提高政府服務水平，而且是建立和完善社會主義市場經濟、保障社會的公正和公平、增強國家競爭力的重大戰略措施。相對于我國電子政務發展的趨勢，基礎建設工作已經做了很多，下一步的方向就是要向服務方向發展，最重要的就是要做“協同政務”。 “協同政務”主要指的是政府部門的協同，就是要將部門內部、部門與部門之間、各級政府之間協同起來，是一個由下而上的協同方向。要用政府內部的協同，帶動政府之間的協同，為人民群眾提供服務。通過改革配套體制、打破部門限制、加強技術創新、加強政務業務交流合作等有效措施積極推進協同政務的發展，有利于提升政府的服務水平[2]。利用信息化技術推進電子政務的發展，促進協同政務，是提升服務水平的有效手段。

北京文博系統各行政事業單位在全市所處的地理位置比較分散，長久以來上下級單位之間、各行政部門之間的公文流轉一直采取紙質方式進行。紙質文件傳遞周期較長、響應時間慢，存在大量的打印、掃描、裝訂、寄發等工作，消耗極大的人力和財力資源，而且文件制發過程中各環節缺記錄、不透明，無法及時提供回執。針對這種情況，急需在北京市文博系統建立電子公文傳輸系統，通過安全的網絡專用傳輸通道，利用信息化手段安全、快捷地傳遞公文，提升公文傳遞的效率。北京市文物行政管理部門——北京市文物局已經率先開發了基于VPN建設的電子公文傳輸系統并在本單位內部試運行，取得了很好的效果，但北京市文博系統協調統一的電子公文傳輸體系還未建立，可基于已建成的系統和政務網絡資源進行擴展，避免重復建設和投資，建立全市文博系統的協同政務體系。

1 VPN

VPN的英文全稱是“Virtual Private Network”，中文翻譯是“虛擬專用網絡”。虛擬專用網絡定義為通過一個公用網絡（通常是因特網）建立一個臨時的、安全的連接，是一條穿過混亂的公用網絡的安全、穩定的隧道。使用這條隧道可以對數據進行幾倍加密達到安全使用互聯網的目的。VPN提供了一種通過公用網絡安全地對內部專用網絡進行遠程訪問的連接方式[3]，通過特殊加密的通訊協議連接到Internet上，在位于不同地方的兩個或多個單位之間建立一條專有的通訊線路，就好比是架設了一條專線一樣，但是并不需要真正的去鋪設光纜之類的物理線路。電子公文傳輸系統架設在虛擬專用網上，通過該網可以幫助遠程用戶建立可信的安全連接，并保證公文的安全傳輸，可用于不斷增長的用戶的因特網接入，不需要進行實際線路的建設節省了大量的經費成本和系統建設時間成本。

2 電子公文傳輸系統部署架構

電子公文傳輸系統項目的建設目標是：通過信息化手段、優化北京文博系統各單位之間的文件傳遞、交換過程；提供安全、快捷的電子公文傳遞模式，提升公文傳遞的效率；加強文件過程的跟蹤，實現公文資料的跨機構傳遞，突出解決以往紙質傳遞的不足。電子公文傳輸系統網絡結構圖（圖1）如下：

圖1 電子公文傳輸系統網絡結構圖

系統框架結構分為電子公文傳輸系統服務器、數據庫服務器、電子公文客戶端、VPN四部分，各部分通過局域網和互聯網實現連通，完成公文的蓋章、加密、傳輸、打印等工作。電子公文傳輸系統服務器、數據庫服務器和VPN部署在行政機關或專業機房的局域網內，確保數據安全。系統采用B/S構架，電子公文客戶端使用分配的管理賬號通過互聯網訪問VPN虛擬專網登陸局域網中的電子公文傳輸系統，通過統一制作發放的電子印章UKey對要上傳的公文進行蓋章加密傳輸，提交到電子公文傳輸系統服務器，并同時將公文的相應信息寫入數據庫服務器完成對文件的上傳（根據實際情況可將電子公文傳輸系統服務器和數據庫服務器部署至一臺服務器）；可以對來文進行下載、登記等操作；用戶可以通過系統管理界面對權限、角色、參數進行管理。

3 系統設計

系統設計主要包括功能設計、系統接口設計、界面設計、數據庫設計和應用系統設計。

3.1 功能設計

系統分4個功能模塊：公文交換模塊、查詢統計模塊、電子印章管理模塊和系統管理模塊。

3.1.1 公文交換模塊

公文交換模塊包括公文制作、公文發送和公文接收三個模塊。

公文制作模塊是系統的核心功能層，主要完成電子公文傳輸系統開發的獨有的公文版式文件的生成。系統設計要求獨立開發版式轉換工具且無法被其他不持有賬號和UKey的人瀏覽、也不易破解，所以保證了加密公文在網絡和系統中安全傳輸。可以通過開發的版式公文生成程序把Word、Excel、WPS等辦公軟件生成的文檔原版原貌地轉化成不可篡改的版式文件。

在Office系列等常用辦公軟件中，通過插件技術將版式公文生成程序直接無縫嵌入到辦公軟件界面中，并設置公章定位功能，保存后可以實現把當前正在編輯的文檔轉化成為公文版式文件。這是功能設計的核心技術。轉換后的版式文件與轉換前的文檔要求內容版式完全一致，同時能充分的保證公文格式的嚴謹規范。生成版式文件后不能再修改，既防止惡意篡改，也防止誤操作造成對文件的改動。基于特殊版式生成的電子公文，保證了遠程傳輸中不被非法篡改、不走版、不變形，真正實現公文的安全性、嚴肅性及規范性。

公文發送模塊要完成發送登記、蓋章加密、文件發送和回執管理等功能。

發送登記完成在表單中登記公文要素，上傳待蓋章的版式文件到電子公文傳輸系統服務器。如果有文字、圖像、表格等附件一并與正文一起上傳到服務器。

蓋章加密完成在安裝加密設備客戶端上對版式文件的蓋章加密功能。蓋章時首先需要通過身份認證確認蓋章人是否確實是該印章的合法用戶，然后插入相應UKey。系統會自動對UKey上的公章進行認證，確認是否是合法的印章。需要蓋章人設置公文的口令，選擇需要加蓋的電子印章，輸入電子印章口令，調用加密設備進行蓋章。電子印章和蓋章后的正文一起加密打包，形成不可拆分的密文數據包。蓋章同時，系統完成對公文附件的加密。電子公文一旦形成，就以密文的形式存在，該密文具備信息安全性、不可篡改性和不可抵賴性。必須由合法用戶在有相關的解密設備下才能處理這些數據。系統自動形成用章記錄，記錄蓋章人的身份、蓋章時間和蓋章的內容等。此后正式公文已經形成，在公文瀏覽時基于公章安全性考慮已經做了顯示虛化處理，顯示的效果與真實的公章有明顯的差別，防止拷屏，但打印出來將是清晰的樣式，不影響公文的瀏覽和公章的嚴肅性。

文件發送設定每一個收文單位的可打印份數并進行發送。確認蓋章無誤后通過分發設置選取接收單位發送，接收單位可以是單個也可以預先設置為多個群組。發文流程圖（圖2）如下：

圖2 發文流程圖

回執管理和追回操作：系統對已經發送的公文文件進行跟蹤，各單位在線情況及收發文的統計情況將以列表的形式以顏色區別實時顯示在主界面上。通過回執管理，文件發送人可以很好地掌握文件的處理狀態（如對方是否收到公文、是否已經簽收處理等），并且可方便的統計出接收單位的簽收情況。在收文方未簽收之前，發文方可以選定未簽收公文的收文方，追回已發公文。

公文接收模塊使具有收文權限的用戶進入系統進行公文的接收。在接收后首先對收文的文件要素信息和文件正文等內容進行瀏覽確認，確認內容無誤后進行簽收，簽收后才可以進行打印還原成紙質公文的處理。瀏覽紅頭紅章公文文件需要加密設備支持，電子印章的顯示經過了模糊處理，防止通過屏幕拷貝的方式被截取。公文接收由系統自動完成。收文方對于接收到的文件進行簽收，簽收后系統將自動發送回執信息給發送方以便于文件跟蹤。對于不符合要求的來文，可以進行退文處理。文件的可打印份數由發送方限定，加密的公文在保密制度許可的范圍內能夠由被授予權限的人員輸出。用戶簽收完畢后就可以對文件進行打印、脫密或轉發處理。公文打印時，需要通過身份認證才可以進行，合法用戶可以打印出完整的公文信息，包括完整的印章，實現印章在紙質上全真顯示。文件在不脫密的情況下，無論用戶對公文做任何操作公文都一直處于加密狀態。為了將數據在自己的辦公系統中再利用，在保密制度許可的范圍內需要對公文進行脫密處理。

3.1.2 查詢統計模塊

查詢統計功能方便用戶對文件的跟蹤、查找和管理。查詢分為發文查詢、收文查詢和收發統計。發文查詢可以根據常用的公文要素來進行快速查詢發送的文件，收文查詢可以根據常用的公文要素來進行快速查詢接收的文件，收發統計功能可以按照業務需求生成多種報表形式。

3.1.3 電子印章管理模塊

電子印章管理模塊基于電子印章技術和安全處理技術，實現在版式文件公章定位位置上進行電子蓋章。蓋章完成后，電子印章具有不可分割、模糊顯示、安全、紙質打印后全真顯示等特性，充分保證印章使用單位的權威性和電子文件的規范性。

通過獨立開發的電子印章制作工具制作電子印章，必須由印章管理員通過身份認證后使用單獨電子印章制作工具進行。制作、保存和使用應符合國家關于電子印章的管理條例的要求，管理的方式等同于國家對實物印章的管理要求。印章管理員應該對電子印章進行備份。

電子印章必須以實物公章為模板，印章圖像來源是通過掃描實物印章的印模得到，確保電子印章與實物印章在圖像特征上完全一致。采用硬件加密方式生成電子印章。電子印章制作時綁定加密UKey，進一步提高電子印章在使用過程中的安全性。制作時需指定印章的名稱、經辦人、批準人等印章要素。

3.1.4 系統管理模塊

分為系統日志管理模塊和系統維護模塊。

系統日志用來記錄系統運行的相關信息，用以監視系統運行狀況。當系統發生問題時，它可以幫助客戶的計算機管理員迅速判斷系統故障所在。用戶日志用來記錄用戶對系統所有的操作，可以通過用戶日志管理來對用戶在此系統中所有的行為進行監控。用章日志用來記錄所有對印章的操作記錄，以便日后進行查詢統計。

系統維護模塊包括用戶管理、角色管理、權限管理、系統參數管理等。該模塊完成了大量的參數配置，采用這些配置內容可降低程序的維護工作，加強系統程序的可移植性和可復用性，也方便實施人員或者用戶的實施和維護，增強了系統的適應性。通過角色管理，系統管理員可以為每一個用戶設置操作的權限，文件的操作權限可以是蓋章、發送、簽收等等。通過權限管理，系統管理員可以為每一個用戶設置可以訪問資源的權限。

3.2 系統接口設計

系統需要與其他應用系統整合，實現公文在各單位內部辦公系統和電子公文傳輸系統之間“無障礙”流轉，將系統核心功能程序嵌入到辦公系統中，使內部辦公系統直接調用公文處理核心功能，把簽發后的文件（多以文本信息格式存在）通過接口直接轉化成版式文件，傳到電子公文傳輸系統中，完成文件的加密、蓋章、分發、打印、瀏覽等操作，避免了需要用戶參與數據交互而增加工作量；通過導入接口將電子公文導入到內部辦公系統完成流轉和審批。接口實現方式：動態庫及ACTIVEX控件。

應用系統生成待蓋章的格式文件，系統后臺通過printcom接口自動調用轉換工具轉成版式文件，之后系統平臺將調用版式文件閱讀器和電子印章客戶端（采用OCX控件方式），此時待蓋章文件即被打開并且電子印章客戶端已嵌入到當前工作頁面，在相應位置加蓋印章后文件通過應用系統自動上傳到服務器，并進入系統下一個流程。

瀏覽蓋章文件時，應用系統平臺自動調用閱讀器和電子印章客戶端，通過OCX控件方式嵌入工作頁面。這時瀏覽者就可以看到已蓋章的文件，并可以對其印章進行驗證和打印文件。驗章、打印等操作接口都將無縫嵌入到工作平臺中。

3.3 界面設計

系統使用CSS進行界面設計。系統界面圖如圖3。統界面設計應盡量符合用戶習慣，操作方法要盡可能以最直接最形象最易于理解的方式呈現在用戶面前。用戶基本信息一目了然，界面要求布局合理，條塊分割清楚，各個功能模塊（公文交換模塊、查詢統計模塊、電子印章管理模塊和系統管理模塊）的流程顯示清晰。設計時將系統的使用效率放在首位，其次是操作方便，最后才是美觀大方。

圖3 系統界面圖

3.4 數據庫設計

系統后臺數據庫基于人大金倉數據庫 KingbaseES V6.1設計。 數據庫提供命令行形式的工具集，輔助DBA和應用開發人員進行自動化的腳本處理；提供豐富多樣的圖形化、交互式、向導驅動的GUI管理工具，對數據庫進行方便、高效的管理，維護中主要使用工具包括：企業管理器、交互式SQL工具、查詢分析器、備份恢復工具、數據庫初始化工具等。數據庫包括日志文件與數據文件，能夠及時根據用戶的需要進行數據的添置、刪除、修改等操作，能夠實現智能化數據備份，保證數據安全。

3.5 基于J2EE模式的WEB應用系統的設計

系統平臺采用B/S結構，基于J2EE平臺、MVC模式的設計方案，采用Spring、Struts2、ExtJs、TopLink、FreeMarker等主流開源框架技術。數據庫采用人大金倉數據庫系統，整個系統在Eclipse開發、調試，在Tomcat5.0上部署運行。用戶通過友好的人機交互界面與系統交流，并進行操作。系統可移植性強。

4 結論

基于VPN建設的電子公文傳輸系統是以提高工作效率為核心、以電子公文傳遞為載體、以北京市文博系統內部有效溝通與合作為手段，旨在實現全市各文博單位部門之間協調統一的安全的公文傳輸通道。電子公文傳輸系統體現了電子政務協同辦公的理念，跨部門網上協同辦公打破了各部門獨立封閉的工作模式，建立了一種全新的政府協同管理模式。該系統的建設實施將促進部門之間利用信息技術手段進行跨部門業務協作，最終通過改變行政管理方式方法達到政府資源得到最充分利用的新型政府工作模式；將促進管理理念的變革，有助于建立部門利益協調機制。這既是文博系統推進電子政務及信息化工作的一項基礎性工程，也是推進電子政務工程的一個重要起點，對提高文博系統的管理水平、服務能力、工作效率將有重大推動作用。

[1]顏端武，丁晟春.電子政務網站設計與管理[M].北京：北京大學出版社，2005.

[2]朱炎.電子政務管理領導干部讀本[M].北京：北京當代中國出版社，2008.

[3]張友生，陳志風.信息系統項目管理師考試全程指導[M].北京：清華大學出版社，2009.