淺談縣級國家綜合檔案館建設的研究

■古遠師

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淺談縣級國家綜合檔案館建設的研究

■古遠師

縣級檔案館是國家檔案事業發展的重要組成部分，它在社會中具有重要的價值和影響力。經濟社會發展給城市帶來了光彩，我們的檔案館應該和城市的面貌形象相符合，檔案事業發展不能滯后。新檔案館建設已納入惠東縣2015年重點建設項目計劃，受到省、市檔案部門領導高度重視，先后多次來到惠東，會同縣領導進行考察與研究，爭取盡早啟動新檔案館建設，為廣大人民群眾以及社會團體提供更加優質的檔案服務。縣檔案館要抓住歷史機遇，積極與各級領導溝通和匯報工作，提出有效的建館方案。

各地區縣級檔案館至今還存在一些不足和差距：館藏檔案種類單一、沒有特色等，使檔案資源數量不夠、利用率不足；檔案服務渠道不通暢等，不利于方便人民群眾的檔案利用；缺乏資金和專業人才，檔案人員安全意識不夠強等，確保不了檔案安全和保密；檔案館建設不能滿足形勢發展，辦公樓被其他單位占用，庫房面積不達標、不夠用，辦公設備落后，不利于檔案事業發展。研究怎樣打造一個縣級國家綜合檔案館，為檔案事業發展貢獻力量，是我們必須面對的重大問題。

一、縣級國家綜合檔案館基礎設施建設

為推進檔案事業發展、檔案工作穩步前進，各級政府的領導應該給予大力支持，確保專項資金投入，加大保障力度。我們從新館選址、規劃布局、建筑設計等都要考慮到功能需要，嚴格按照《檔案館建設標準》、《檔案館建設設計規范》和《黨政機關辦公用房標準》的要求，建立有科學規劃、技術先進、功能齊全、富含地標性文化特色的現代化國家綜合檔案館。

行政管理部門想問題辦事情要以人民的根本利益為出發點，要以人為本、與時俱進，檔案館最主要的服務對象是人民群眾，所以新館選址應該在公共設施比較完善、環境良好、交通便利的地區，遠離有易燃、易爆和腐蝕性氣體的場所。新館建設要符合城市規劃的總體要求，最好能獨立建造，如果要與其他單位聯合建造，應該劃分好各自的管理區域。新館建設要考慮今后三十年進館的檔案數量之和以及各種要素，所以建筑面積一定要合理布置。

要完善“五位一體”功能用房建設，即檔案利用中心、電子文件備份中心、政府公開信息查閱中心、檔案保管基地、愛國主義教育基地，為檔案服務利用做好鋪墊。要合理把綠化帶、停車場和人行道等安排好，進行無障礙設計。新館的建筑要符合實際，不能盲目追求美觀，要考慮經濟和環保節能，不用易燃的材料。廣東省檔案館的庫房采用了復合保溫墻體，取消了傳統的回廊設計，保證庫房內部的保溫效果，有效防止溫濕度晝夜變化過大；庫房空調以及溫濕度系統也用了節能技術，實現了又經濟又環保的效果。在條件許可的情況下，建設太陽能供電系統可以節約電費；建設雨水收集系統可以節約水費。為提高檔案的安全保障，設計好視頻監控防盜系統、消防滅火系統、計算機安全系統等也是一項重要課題，檔案館現代化設備的完善程度直接影響檔案工作的發展，因此，縣級綜合國家檔案館應當具備現代化基礎設備，充分發揮各項功能。

二、加強檔案資源體系建設，科學整合館藏檔案

很多縣級檔案館存在館藏量少、單一的現象，但是我們不能為此而盲目追求數量而忽略館藏檔案的“含金量”，收集檔案資料的時候都要考慮是否有價值和利用率的高低。目前土地檔案、房產檔案、城建檔案、人事檔案、婚姻檔案、科技檔案等都是專業檔案，具有一定的特色、價值和利用率，它們分別由各自的主管部門管理，這種分散保管的檔案資源給利用者帶來不便，東跑一家西跑一家，耗費精力和時間。專業檔案是國家資源，如果能把專業檔案移交到同級別的國家綜合檔案館統一保管，那將會方便人民群眾查找檔案，還能解決縣級檔案館館藏量少、單一的問題，并且增加館藏特色。希望上級領導、縣級各個行業主管部門能統籌規劃，密切配合檔案行政管理部門，共建一個資源豐富的縣級綜合國家檔案館。

民生檔案是保障人民群眾合法利益、化解社會矛盾、調解民間糾紛的重要憑證。縣級檔案行政管理部門要會同民政、社保、計生、統計、教育等部門制定民生檔案的歸檔范圍和管理辦法，組織檔案員業務培訓，到鎮政府和村委會監督指導民生檔案的工作。為服務好民生，要不斷整合民生檔案資源。農村檔案以宅基地、山林土地、農田、計生、社保、村民換屆選舉檔案等為重點；社區檔案以居民、人口、就業、特殊群體、社會救助、困難低保戶等為主。縣級國家綜合檔案館要切實做好各類民生檔案收集工作，把圍繞人民群眾根本利益有關的檔案接收進館，做好民生檔案的收集工作，對一些暫時不能進館的民生檔案，可通過掃描電子文件，檔案信息化共享民生檔案信息資源。

目前我縣檔案館的館藏主要是文書檔案，貼近百姓生活的檔案較少，缺少科技檔案等具有特色的檔案資源，因此必須要加大收集歸檔力度。我們應該圍繞社會熱點開展工作，把縣區重大活動、工程項目、重要事件和人物、僑批等各類檔案應收盡收，豐富館藏資源。

三、加強檔案利用體系建設，實現共享檔案資料

以前檔案館服務對象是以縣委縣政府、事業機構為主，但隨著社會進步與發展，人民群眾加強了檔案意識，檔案需要日益增長，如今我們的主要服務對象是老百姓，因此縣級檔案館必須提高服務質量和拓展檔案服務水平，提供快捷、便利、一站式服務。我們要開展檔案宣傳教育活動，強化檔案服務功能。2015年1月惠州市龍門縣檔案局推出了公眾微信服務號“龍門檔案”，這是惠州市縣區檔案宣傳工作的創新，僅在四天內閱讀量已經突破三萬。在龍門檔案微信互動信息，讓廣大人民群眾更加了解檔案，加大了檔案事業發展的步伐。學生是祖國未來的花朵，通過學校和政府的組織，可以帶一批學生到國家綜合檔案館參觀和學習。讓學生知道什么是檔案，檔案工作者的職責和社會地位，介紹檔案館基本情況，如何登陸檔案館網站進行學習互動，重點是參觀愛國主義教育基地，培養學生愛國主義精神和民族責任感，給學生一次社會實踐交流和學習的機會。在國家綜合檔案館設立檔案志愿者隊伍，讓檔案服務力量強大起來，檔案志愿者隊伍可以根據社會需求把服務傳遞過去。

加強檔案信息化，推進數字檔案館建設。檔案事業未來發展趨勢必有檔案信息化這一項目，這項系統工程包括檔案信息資源的規劃和組織、開發利用、人才引進和培養、數據庫建設、網站建設等多方結合在一起，難度比較大，大部分縣級檔案館都不能獨立自主的完成，大多數采取外包服務形式。在當前縣級檔案館中既掌握檔案業務知識又熟悉計算機技術的全能型檔案人才非常缺乏，為提升檔案現代化、信息化建設，必須改善檔案館人員結構，引進檔案專業人才，培養一批縣級檔案領軍人物。檔案信息化、數字檔案館最終目的是實現檔案信息資源能共建共享，因此各單位需要選擇版本統一、安全性高、兼容性強的檔案管理軟件系統。完善鄉鎮檔案信息化建設，提高新農村檔案建設工作，提升鎮政府管理村級檔案的水平，借助檔案信息平臺和網絡推進城鄉檔案共建共享。

四、加強檔案安全體系建設，確保檔案安全管理

為確保檔案安全保密，縣級檔案館應該建立檔案管理制度以及領導責任制度，把檔案安全落實到位。要重視檔案保管保護設施設備建設，檔案館建筑材料盡量采用無污染、防水、防火、環保的材料，檔案庫房應該安裝監控、防水、防火、溫濕度調控設備以及自動報警、滅火系統等。加強檔案庫房安全管理，實行專人管理，定期對庫房的電器設備進行安全檢查，保證庫房和消防通道整潔干凈，增強安全防范意識，完善突發事件應急制度。

要做好電子文件檔案的收集、保管、備份、利用等工作，保障檔案信息管理系統的信息安全。檔案信息化工作的電腦不要和外網連接，實行物理隔離，防止電腦病毒和黑客侵入。確定專人負責計算機管理，確保檔案信息安全。檔案館要遵守《保密法》的相關規定，嚴防檔案涉密事件的發生。地震、火災、洪水等災害會給檔案造成毀滅性的損失，為防止損失我們必須開展檔案備份工作，一套利用，一套封存，建立檔案備份異地存放管理，確保檔案安全得到充分的保障。

（作者單位：惠東縣檔案館）