淺析生產型企業 ERP實施的數據準備

孟 穎

（西安外事學院，陜西 西安 710077）

1 數據準備的重要性

生產型企業EPR系統實施需要收集和整理的數據基本上分為兩大類：一是工程數據，也稱為靜態數據，一般不隨時間的改變而改變；二是動態數據，隨時間的改變而發生改變。由于兩種數據類型不同，在實施中采用的數據準備也不同。

數據的準備包括數據的整理與錄入兩部分。ERP靠數據來驅動，沒有一套完整、準確、規范化的數據，就很難可靠運轉。同時數據的準備牽扯面廣、工作量大，難度高，沒有企業中高層領導的高度重視和支持及各部門間的極力配合是難以完成的。

2 錄入的主要數據

（1）物料與產品數據。產品信息是通過物料清單來描述的。生產中用到的物料企業都在物料主文件中記錄。在建立物料主文件之前，對每個物料進行編碼，規定物料號，確定了所有物料的類型和分類。

（2）能力數據。物料計劃要與能力計劃相伴運行。企業通過工藝路線文件及其時間定額來確定占用能力資源。ERP系統中主要的能力資源是工作中心，工作中心又是屬于某個部門的，事先做了定義。各種作業活動只能在工作日進行，企業設定各種用途的工作日歷。

（3）庫存數據。可用庫存量是運行物料需求計劃的基礎，按照定置管理的要求，企業要為各種物料都設置存放地點，也就是倉庫與貨位。

（4）財務數據。為了實現物流與資金流的信息集成，每種物料要有對應的會計科目。為了實現成本控制，企業將部門或工作中心都設置為利潤中心或成本中心。

（5）定單數據。所有計劃都是為了完成定單加工，包括預測和合同以及企業內部門之間的需求等，定單數據是編制生產計劃的基礎。

（6）采購與客戶信息數據，主要包括供應商信息和客戶信息等數據。這些數據也是ERP系統運行的基礎。沒有供應商檔案就無從傳遞采購訂單，沒有客戶檔案就不清楚定單的來源。

3 數據準備的方法和步驟

（1）制定編碼規范。根據原型測試結果，以整理出的數據準備清單為依據，制定編碼規則。編碼規則屬于企業標準,所以，編碼規范完成后，應得到實施小組的批準。有些數據如科目代碼，需要參照有關國家法規和軟件要求來制定編碼規范。

（2）設計和準備數據準備表。在數據準備表上要安排如部門、數據準備人、審核人、錄入人、校對人、完成日期等用于實施控制的項目。對于生產型企業而言，物料數據涉及到工程、計劃、制造、銷售與服務、成本等業務領域，要準備的數據項也較多，只有細化任務才能做到實施的控制與管理。該方法的意義在于:一是可以明確分工和責任，二是能監控進度。

（3）數據錄入、檢查和備份。ERP系統主要的數據之間有一定的邏輯關系。在原型測試時，實際上己做過測試和記錄。前述步驟的數據準備，一般也要按照邏輯關系來進行。數據錄入后，一定要檢查和校對，但即使通過這次檢查，也難保證達到95%準確性，需要在試運行過程中去校正。數據錄入檢查后，應當由系統管理員做好備份。

4 數據準備的強化

在ERP系統運行前的數據輸入與正式運行時相比有許多不同之處。在系統正式運行時，數據輸入主要是由企業的各部門人員人工輸入，輸入的數據以日常業務數據為主，系統基礎數據為輔，一般只需每天將當天的數據全部輸入系統結清即可；而在系統運行前的數據輸入卻需要IT人員的大量直接介入，因為輸入的數據不僅包括交易數據(主要是未結的訂單等)，而且還包括大量的系統基礎數據,例如原材料、企業組織結構數據、財務數據等等,此時數據輸入量非常大，而且所有數據必須在很短的時間內輸入系統。

（1）做好數據輸入人員的合理分工。在數據輸入前應做好嚴格的、合理的人員分工，以保證數據輸入工作更加有條不紊，進而加快了實施進度。比如又將大類數據進一步按照財會、材料、固定資產、生產、庫存、訂單、供應商、銷售、客戶等來進行分類，并分派到相應的業務部門，由部門組織人員輸入。

（2）收集、整理過程中確保數據的有效性。首先，保證數據的正確性。第一是保證收集到的數據本身是正確的，以消除數據處理有效率無效果的現象。其次，保證數據輸入的格式符合系統的要求。在數據輸入前，企業根據實際情況設置了相當合理的代碼體系和數據格式，在數據輸入時嚴格按照數據的格式進行。第三、保證數據關系安全性。ERP系統數據間關系非常復雜，除了由關系型數據庫系統強制實現的各種數據庫級的關系外，還有許多由系統的應用程序來保證的應用程序邏輯，數據準備要按照邏輯關系來進行。

（3）做好人員溝通與部門協調。高效率的ERP系統數據的收集在很大程度上依賴于企業一線人員。因此，企業在與一線人員進行充分的交流和溝通的基礎上設計出了能夠理解和操作的數據格式和數據表，供收集整理數據之用。同時ERP系統又跨若干個部門，系統所需要的數據來源于各個部門，同時這些數據之間具有一定的邏輯關系。為了做好數據的收集與輸入工作，保證數據輸入的高效率，企業努力做好各部門人員的溝通與協調工作，并運用各種激勵措施提高相關人員的積極性，以實現數據輸入的一致性和完整性。

[1]胡彬著.ERP項目管理與實施[M].北京：電子工業出版社，2004，（10）.

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