新時期實現現代化檔案管理探討

陳一紅

（欽州學院，廣西 欽州 535000）

要把檔案的作用充分發揮，檔案工作本身必須實現信息化現代化管理，新時期下，隨著現代計算機的普及和信息技術的不斷發展，檔案工作也進入了一場深刻的變革中，進行現代化的檔案管理是迫在眉睫的一件事。

“檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，是黨和國家各項建設事業必不可少的環節”。檔案工作現代化，就是要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論,繼而采用與之相適應的組織機構、組織行為、管理方法和手段，以達到預期的目的。如何更好地開展檔案現代化建設？真正把現代檔案管理變為一種現實要求我們注意的又是什么？

1 領導重視是關鍵

檔案工作者深具實干精神，務真求實是他們的共性，這些崇高的思想境界與職業情操，對于市場經濟環境下的許多行業，實是難能可貴，可是我們也看到，一味地埋頭苦干，也產生另一負面影響，給檔案工作的進一步開展帶來不利因素，缺少一種支撐，發展就可能會受到影響。這可以從哲學的角度進行解釋：物質世界是互相依賴的。所以直接地說：無論開展什么工作，都離不開領導的支持與鼓勵。檔案工作不同于經濟工作，檔案工作中的每一項工作都需要經濟的支撐，而如果沒有領導的支持，檔案工作如何能搞好呢？

例如網上報道一家集醫療、教學、科研為一體的綜合性醫院，醫院的綜合檔案室不僅保管著文書檔案，還有醫技檔案、科技檔案、設備檔案、基建檔案、會計檔案、照片檔案和人事檔案中的技術檔案等。該院是2005年開始進行檔案管理升級工作的，在升級工作中，院領導不僅為檔案室解決了計算機問題，還在辦公用房緊張的情況下為檔案工作擠出房間作為檔案庫房，為檔案升級工作打下良好的硬件基礎。經過檔案工作人員三年多的艱苦努力和院領導的大力支持，使綜合檔案管理工作實現了科技事業單位檔案管理達國家一級的目標。

我們知道，現代檔案管理與傳統檔案管理之間的本質區別發生了很大的變化。由過去傳統的手工收集文件變成了通過互聯網絡直接收集文件或通過光盤發送文件即電子文件，實現了現代先進技術與設備對檔案的管理。而這些工作的實施都離不開領導的支持。而作為檔案工作者也應該經常與領導相互溝通，取得領導的支持與幫助，這是實現現代化檔案管理的關鍵所在。

2 轉變傳統觀念，實現現代檔案管理的全面創新

檔案工作作為一項基礎性的管理工作，要求檔案工作者準確理解和把握檔案現代管理理論的基本原理，這就是以信息管理的理念來開展檔案管理和服務工作。

我們首先要轉變“來源原則”。隨著計算機的普及和互聯網絡的實現，產生了電子文件，電子文件的形成不同于紙質文件，它是在單機環境下產生的數字信息文件，在文件處理完結后，可以采取定時統一歸檔的方式，也可以在文件辦理完結后隨時歸檔，避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。電子文件的歸檔由文件產生部門通過網絡傳輸的方式發送[3]。在檔案部門，電子檔案以光盤為載體進行歸檔 [2]。傳統的檔案收集是完成了所有的文書處理程序即“辦理完畢”以后，才能在次年的規定時間內以紙質檔案向檔案部門移交歸檔，所以歸檔時間受到時間的限制，在收集過程中容易出現錯漏收的現象。如果發文單位不能很好地保管好文件，則會造成文件的丟失而影響檔案的歸檔工作。其次，轉變檔案鑒定理論與方法。傳統的檔案鑒定是以集中收集檔案后進行逐份鑒定，審閱檔案的內容，甄別其科學的和現實的價值從而確定其保管期限，所以容易出現鑒定錯誤。而電子檔案則能做到隨時收集隨時鑒定其內容真實性、實效性和保存的價值，它的可讀性鑒定、存儲載體狀況鑒定和病毒性鑒定等，最終以技術鑒定為主。其次，轉變檔案管理傳統理論。以紙質檔案保管為實體的傳統檔案管理，檔案的保管保護工作，就要著重注意防蟲蛀、防火、防潮等有害物質的攻擊、侵害。現代化的檔案管理中，通過計算機的幫助，檔案查檢準確率高，速度快。而且，如果計算機運用于檔案庫房管理后，庫房的自控照明、智能報警、自動防火及庫房溫濕度的調整等一系列保管操作，都比以往的人工管理更快捷、便利。所以，檔案管理現代化的實現，作為檔案工作者不僅要縱觀社會環境的巨大變化，而且還要有更新傳統檔案管理理念的緊迫感，促進我們不斷進行創新性的思考與探索，運用現代信息技術實踐檔案管理的現代化，樹立新的“來源觀和鑒定理論”。

3 樹立檔案信息化管理的創新思維

檔案事業作為社會文化事業的重要組成部分被列入到國民經濟和社會發展的總體規劃，遵循和服從社會信息化發展的總體要求和戰略布局，從而使檔案事業自身發展與國家信息化發展戰略相統一、相協調。但是，由于人們對檔案意識的薄弱，一些人為圖方便，將檔案留存自己身邊，歸己所有，從而造成檔案無形中的流失。只有建立健全檔案的歸檔制度，把檔案收集工作做好，提供檔案信息化管理的材料才能更完善，更豐富。再次，因為檔案資源是檔案信息化的對象，而檔案信息資源的建設，又是檔案信息化的核心，是檔案工作的重要組成部分。所以，直接影響檔案部門工作質量的，首當其沖的就是檔案信息資源的有效開發。在以前，因為借閱檔案的人數很少，檔案人員主要是把收集來的檔案做整理分類歸檔等工作做好，所以，檔案管理人員在檔案室中只是保管檔案、行使管理檔案的職責，談不上更多地收集檔案材料和開發檔案信息資源。現在，越來越先進的數字化設備的出現，使計算機應用成了一種普及，網絡信息技術和平臺的進一步開通，檔案信息的收集途徑越來越多，檔案資源更為豐富。開發和利用檔案管理的路子得到進一步拓寬，為檔案編研工作提供的條件比以往任何時候都更有利。但是，在開展檔案編研工作的同時也必須注意：以前的摘抄式檔案編研方法已不能適應當前檔案現代化管理的需要，查檔者的需求已隨著信息技術的發展，向現代檔案工作者提出了更高的要求，他們要求得到的是經過加工后的編研資料。所以，下大力氣，投入功夫，對檔案編研進行深加工，是我們必需進行的工作，無疑，這對檔案工作者來說，面臨著一種挑戰。再者，單位中的專職檔案管理人員，必須要有良好的職業情操，求真務實的工作作風，奉獻的精神，立足本崗，服務職工，一切以職工利益出發，想盡一切辦法實行檔案科室的信息化管理，做好目錄的 “雙軌制”建設與管理[4]，例如設備檔案、文書檔案、基建檔案等目錄錄入到檔案數據庫并將目錄打印出來，既能實行計算機查找檔案，也能實行人工查找檔案。

4 利用知識經濟促進檔案事業的發展

（1）知識經濟是以知識為基礎的經濟。知識經濟最突出的現象就是信息技術廣泛應用，知識經濟發展的根本是人才，創新是知識經濟的靈魂。進入信息時代作為檔案工作者即要學會使用計算機，又要懂得光盤、多媒體、現代通信技術等的普遍應用。

（2）知識經濟不僅是知識的不斷創新和信息技術廣泛應用，它更代表的是先進的、科學的管理和管理理念。

（3）對檔案管理工作者的素質提出了更高的要求，要求具備適應現代檔案管理需要的各種知識復合型人才。對于過去并未從事過檔案工作的專職檔案工作者來說，如何實現這些新的挑戰？首先要接受新的思想變革，表現在思想要跟上社會的進步和變革，不能總是按傳統的思路管理檔案，要讓檔案活起來，那就要學會如何進行檔案編研的深加工，以滿足各種查檔人的需求。其次，是提高自身素質，如積極學習和提高自己對檔案知識的匱乏，通過遠程教育網學習檔案新知識，學會積極主動地參與檔案的收集工作，豐富自己的檔案信息，為開展檔案編研工作創造條件。

總之，作為一名檔案工作者，既要學會用現代技術管理檔案，又要想方設法地學會如何面對新的技術的運用來提高自己對檔案工作知識的學習，使實現現代化檔案管理成為現實。

[1]賈曉輝.淺談現代化檔案管理[J].網絡財富，2010，（11）：74.

[2]鄭海波.現代化檔案管理[J].城建檔案，2011，（3）：25-26.

[3]張小云，薛彩萍.淺談現代化檔案管理的發展與建設[J].云南檔案，2007，（7）：22.

[4]徐桂香.加強現代化檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2011，（20）：118.