建立普通高校圖書館圖書區域聯合招標采購體系模型的探討

張 勇*

安徽大學管理學院

〔安徽省合肥市 230039〕

長期以來,我國各普通高校圖書館在“大而全”、“小而全”館藏思想的影響下,購書經費有限性與館藏資源無限性之間的矛盾一直存在。本文擬通過對我國現行圖書館圖書采購現狀的分析,探討建立普通高校圖書館圖書區域聯合招標采購體系模型,進行文獻信息資源建設,以及這一采購體系模型建立時需要注意的問題,為我國普通高校圖書館圖書聯合采購的發展提供參考。

一、當前普通高校圖書館圖書招標采購中存在的問題

2003年1月1日,《中華人民共和國政府采購法》開始實行,該法規對我國政府的采購行為進行了規范。2006年10月,教育部高等學校圖書情報工作指導委員會頒布的《普通高等學校圖書館文獻集中采構工作指南》,使招標采購成為我國各普通高校圖書館圖書采購的主要方法。這一辦法的實施,對于提高我國各普通高校圖書館購書經費的實效、增加圖書采購過程的透明度以及提高圖書采購工作效率與服務質量都具有一定的意義。但是,隨著網絡技術的發展,我國各普通高校圖書館通過招標方法進行圖書采購也出現了一些問題,主要是:

(一)本末倒置,過分強調購書折扣而忽略圖書采訪質量

高校圖書館的宗旨是為了更好地為讀者提供文獻信息服務,圖書采購招標的目的也是為了通過招標降低購書成本,使有限的經費購買到數量更多、質量更好的圖書。因此,圖書供應商的服務水平與服務質量才是圖書采購招標中最需要考慮的重要問題。但是,現在我國很多普通高校圖書館采取的是最低價格中標法。誰的折扣最多、書價最低,誰就能夠中標。這種做法的直接后果就是迫使圖書供應商千方百計降低書價,提高折扣率去爭取中標,而使采購的圖書質量得不到保證。

(二)招標委員會的組成人員缺乏合理性

各普通高校圖書館的圖書采購由學校統一招標管理后,各普通高校都相應成立了一個圖書采購招標委員會。為了體現公正性,招標委員會成員來自學校的不同部門,以避免招標工作被某一個部門把持而產生弊端。但是,由此也產生了明顯的問題。這就是,由于評標小組成員中經常是非本行業專家占多數,他們既不了解圖書館的有關業務,又不熟悉圖書供應商的實況,因此無法辨別標書中各項承諾的真偽,往往是憑主觀印象和個人情感等因素來選擇圖書供應商,使競標結果雖然公開卻并不公平。在如此程序下選出的圖書供應商,往往在服務水平和圖書質量方面得不到保證。

(三)招標體制不完善,缺乏合理的圖書供應商評價機制

目前,圖書采購招標制已成為各普通高校圖書館圖書采購的普遍選擇。各普通高校都引進了圖書采購招標制,也建立了圖書供應商評價機制,制定了圖書采購招標評分標準。這種做法,從理論上來說還是比較合理的,具有很好的執行性和參考性。但實際上,對各普通高校圖書館的圖書采購要求,所有的圖書供應商都會全盤給予承諾,于是圖書報價便成了最后唯一的評比條件,這就違背了采用評分方法的本意,往往是誰的圖書報價最低誰就能勝出。這種做法,不利于各普通高校圖書館選擇能夠提供優質服務的圖書供應商。

二、普通高校圖書館圖書區域聯合招標采購體系模型的建立與注意的問題

(一)普通高校圖書館圖書區域聯合招標采購體系模型

普通高校圖書館圖書區域聯合招標采購體系模型主要由三個組成部分構成,即由區域內普通高校圖書館圖書采購聯合體、區域內普通高校圖書館圖書聯合采購中心與圖書供應商組合。在這個模型中,區域內普通高校圖書館圖書采購聯合體是核心。它對區域內普通高校圖書館圖書聯合采購中心具有領導與監督作用,向其委派工作人員,下達圖書采購命令。區域內普通高校圖書館圖書聯合采購中心又是一個相對獨立的機構。它不屬于某一個具體的普通高校圖書館領導。它有自己的管理團隊,定期收集區域內普通高校圖書館圖書采購聯合體內各普通高校圖書館的采購需求,編制采購訂單,向圖書供應商下達訂單。圖書供應商按照區域內普通高校圖書館圖書聯合采購中心下達的訂單,組織人力物力對圖書進行采訪編目、集中加工,將各普通高校圖書館需要的圖書,按照訂單的要求及時送到聯合體各成員館,聯合體各成員館按照圖書供應商的服務質量對各個圖書供應商的服務進行評價。區域內普通高校圖書館圖書聯合采購中心根據各普通高校圖書館的評價遴選圖書供應商。

(二)區域內普通高校圖書館圖書采購聯合體

區域內普通高校圖書館圖書采購聯合體由區域內各普通高等學校圖書館自愿共同組成。其宗旨在于聯合采購圖書、降低購書成本、共享文獻信息資源、利益互惠,在區域內更好地開展文獻信息資源共享、調整文獻信息資源配置、優化文獻信息服務工作。區域內普通高校圖書館圖書采購聯合體的建立,可以由區域內有較大影響力,或者圖書采購量比較大的普通高校圖書館牽頭,聯合一些與之有業務聯系的普通高校圖書館組成,然后再慢慢擴大。例如,在安徽省合肥市普通高校中,安徽大學是比較有影響力的普通高校,可以由該校圖書館牽頭,聯合與其有業務聯系的綠海職業技術學院、新華學院、合肥財經學院、安徽交通學院等普通高校圖書館先成立聯合體,然后再逐步擴大,形成真正的駐合肥市普通高校圖書館圖書采購聯合體。

(三)建立區域內普通高校圖書館圖書聯合采購中心

區域內普通高校圖書館圖書聯合采購中心就是由本區域內具有較大影響力或者圖書采購量比較大的普通高校圖書館牽頭,憑借自身在圖書采購領域的專業優勢和資源優勢將區域內的普通高校圖書館聯合起來建立的。它的工作人員主要來源于圖書采購聯合體內各高校圖書館具有一定工作經驗的圖書采訪人員。圖書聯合采購中心定期向聯合體成員館收集圖書采購信息,整理匯總之后,統一向合格的圖書供應商下達采購訂單。圖書供應商在收到采購訂單之后,按聯合采購中心的具體要求將采購的圖書按質按量地送至聯合體各成員館。各成員館根據圖書供應商的服務定期向圖書聯合采購中心反饋圖書供應商的服務質量,聯合采購中心收集反饋意見,形成意見庫,向圖書供應商反饋并用于圖書供應商的遴選。

(四)普通高校圖書館圖書區域聯合招標采購體系模型的管理

對于圖書聯合采購體系的管理來說,它與我們以往的聯合采購有所不同:第一,在行政規劃上,區域內普通高校圖書館圖書聯合采購中心是一個相對獨立的機構,不隸屬于任何一個普通高校圖書館,它有自己的一套管理模式和領導班子。第二,在人員組成方面,它的主要工作人員來源于各普通高校圖書館的采訪部門,是各普通高校圖書館中具有一定管理與采購經驗的采訪人員。聯合體內每個高校圖書館都可以推薦自己優秀的采訪人員進入這個中心工作,而該中心每個工作人員的編制仍保留在原來的高校圖書館。第三,在經費來源上,區域內普通高校圖書館圖書聯合采購中心的經費來源主要依賴各個成員館,按照圖書采購量的大小繳納傭金。第四,區域內普通高校圖書館圖書聯合采購中心的最高權力屬于成員館聯合體大會,各成員館對該中心具有建議和監督的權利,并按照各館業務量的大小加權重原則行使各自的表決權。

(五)普通高校圖書館圖書聯合招標采購需要注意的問題

目前,普通高校圖書館圖書聯合招標采購還處于初級階段,因此在具體運行中需要注意一些相關問題:第一,管理問題。區域內普通高校圖書館圖書聯合采購中心雖然是一個相對獨立的組織,不對任何單一的高校圖書館負責,但是它的每一個工作人員都隸屬于具體的高校圖書館,而屬于某一個具體高校圖書館的工作人員,必然要考慮本館的利益,所以在對這一中心進行管理時,應讓它保持相對的獨立性,避免多頭管理、多頭領導。第二,人員來源。區域內普通高校圖書館圖書聯合采購中心工作人員都來源于各普通高校圖書館,對于符合什么標準的人員才可以來中心工作、每個高校圖書館來幾個人、各個高校圖書館人員的比例如何確定等,都需要共同協調。第三,對于圖書供應商評價機制的合理建立,也需認真考慮。

三、普通高校圖書館圖書區域聯合招標采購的重要意義

(一)可以使普通高校圖書館占據圖書市場的主動地位,降低購書成本

根據國家產業結構規劃,國家將在今后幾年內對出版發行機構進行整合,形成若干經濟實力雄厚、具有重要社會影響的大出版發行集團。這必然會對高校圖書館的圖書采購形成壓力。普通高校圖書館可以通過采購聯合體整合自身優勢,形成巨大的圖書采購量。這樣的圖書館圖書采購聯合體,對于任何一個圖書供應商來說,都是一個具有極大吸引力的戰略合作伙伴。區域內普通高校圖書館圖書聯合采購中心可以從與圖書供應商共贏的角度來提高圖書折扣率。現在的采購中,72折對于高校圖書館來說是個很低的折扣,但是很多高校圖書館因為服務質量要求高,更多的是 78折或 83折,因為主動權不在我們手里。當我們形成大的采購聯合體之后,不僅可以促進聯合體高校圖書館之間的溝通和交流,同時可以將每個書商的表現作為各高校圖書館的共享信息,沒有跟我們合作過的書商方面的情況,也可以利用網絡進行搜索,并配合實地考察。這樣,在實際合作和廣泛調查的基礎上,資質高、能力強、服務好的書商在招標中就會脫穎而出、一舉中標,成為高校圖書館最理想的合作伙伴,使高校圖書館享受低價圖書和高質量服務成為可能。

(二)可以培養專業化圖書采訪團隊,抑制腐敗、減少對圖書招標采購的非正常干預

由于現在普通高校圖書館大多實行圖書采購招標制度,而圖書采購人員隊伍龐大、素質參差不齊,在圖書采購招標過程中,少數采購人員容易滋生權錢交易等腐敗行為,從而直接或間接引發圖書采購風險,導致圖書采購產生不必要的損失。而區域內普通高校圖書館圖書聯合采購中心工作人員都是來自于不同高校圖書館的業務精英、綜合素質較高。現在,圖書招標采購已由原來某一個高校圖書館或者高校的事情,上升為區域內普通高校圖書館圖書采購聯合體的事情,得到更多人的參與和監督,各普通高校圖書館聯合起來,共同探討并進行圖書采購招標,使圖書價格問題即采購圖書的優惠折扣率問題比較容易得到解決,采購圖書的質量與服務等也可以得到保障。行政部門只要在大的方向上加以調控,具體的問題如招標標準、招標細則、招標過程、對圖書供應商資質及實力的評估等都可以由高校圖書館來進行。這樣,高校圖書館在招標中的作用就會增強,對高校圖書館圖書聯合招標采購的非正常干預就會減弱。

(三)三方共贏,各個成員館內部支持力度大

區域內普通高校圖書館實行圖書聯合招標采購,圖書聯合采購中心承擔了各個成員館的圖書采訪任務,對于各普通高校圖書館來說:一是降低了購書成本,提高了購書經費的使用效率。二是減少了各高校圖書館采訪人員的負擔。高校圖書館圖書采訪工作是一個比較煩瑣復雜的工作,過去在高校圖書館工作人員中,采訪人員占了很大的比重。現在,實行聯合采訪,可以大大減少采訪人員的數量,使更多的高校圖書館工作人員把精力用于為讀者服務和科研上去。三是,以往高校圖書館的圖書采訪工作容易滋生不良風氣,實行圖書聯合招標采購,使之受到更大、更多的監督,容易凈化工作環境。

(三)有利于圖書供商和廣大讀者

實行圖書聯合招標采購,對于圖書供應商來說,是一個很好的發展機會。原來,圖書供應商是一對多的關系,關系比較復雜,公關費用比較高,同時由于各個高校圖書館對采訪外包的服務質量要求不同,加之各普通高校圖書館的地理位置分散,使物流成本較高。現在,圖書供應商面對的只是圖書聯合采購中心,使圖書供應商的工作關系相對簡單了。同時,因為大批量進行圖書采購,圖書供應商可以大大降低各種成本。對于廣大讀者來說:一是可以借閱到數量更多、質量更好的圖書;二是高校圖書館把主要精力用于為讀者服務方面,提高了服務質量,使廣大讀者可以享受到更滿意的服務。

四、結 束 語

較之目前各普通高校圖書館的獨自圖書采購方式,普通高校圖書館圖書區域聯合招標采購具有更大的優勢。這種圖書聯合招標采購方式不僅能夠滿足各普通高校圖書館的圖書采購要求,而且能使各方都能獲得一定的利益,是一種多方共贏的圖書采購方式。正因為如此,這種圖書采購方式將會有巨大的生命力和光輝的發展前途,它的不足之處會在實踐中不斷得到完善。總之,圖書聯合招標采購將是大勢所趨,它將會有力地促進高校圖書館事業的不斷發展,更好地為廣大讀者服務。

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