期刊MARC數據維護與質量控制探討★

浙江樹人大學圖書館

〔浙江省杭州市 310015〕

龔麗萍*

數字化和網絡化是信息化社會環境下圖書館發展的一個必然過程。在這個過程中,人們越來越重視書目數據的質量。高質量的書目數據不僅有利于提高讀者檢索的查全率和查準率,有利于提高本館文獻信息資源的開發與利用,而且還為開展網上聯機合作編目和實現文獻信息資源共享創造了條件。因此,建立完善的館藏書目數據庫是由傳統圖書館過渡到現代圖書館的一項基礎工作,對館藏書目數據的維護工作也是館藏質量控制的一個重要環節。近十年來,不少高校都進行了合并與擴建,各高校圖書館的自動化管理系統也隨之進行了整合。這就意味著高校圖書館的文獻信息資源在原有基礎上有所增加,并進一步實現了文獻信息資源的共享和互補。但是,由于原來各高校圖書館的自動化管理系統及文獻著錄規則不盡相同,在合并的過程中便產生了著錄重復與著錄不一致的現象,需要對書目數據進行合并、完善與維護。本文擬結合數據維護與質量控制的實踐,闡述期刊 MARC數據維護與質量控制的必要性及其方法,并提出相關的建議。

一、期刊MARC數據維護與質量控制的必要性

(一)歷史原因造成的期刊MARC數據不準確

高校圖書館合并組建后的期刊數據庫,從表面上看,期刊種數有較大增加,而實際情況并不一定如此。合并前的各高校圖書館大都有自己的一套圖書館管理系統,而且各自的管理方式也不完全相同。在合并組建后的數據導入過程中,如果不經過查重或數據合并等步驟,就可能造成在期刊數據庫中,一種期刊有多條MARC數據記錄的狀況。這樣,既不能準確反映期刊的種數,也會給后續工作帶來很多意想不到的麻煩。因此,必須對其進行數據維護與質量控制。

(二)人為原因引起的期刊 MARC數據不準確

所謂人為原因,主要是指由于期刊管理人員的工作態度較差及工作積極性不高導致的疏忽或誤操作。例如,很多高校圖書館過刊的館藏地點都會根據年份進行變更,在過刊實物館藏地點變更的同時,需要在管理系統中及時進行數據變更。但是,有些期刊工作人員對此疏忽大意,主觀地認為實物存放地點雖有變化,只要讀者能借閱到此本期刊就可以了,而將期刊MARC數據修改工作擱置。另外,由于查重工作不仔細,也會造成期刊MARC數據的錯誤和重復。如果不進行期刊MARC數據的維護與質量控制,時過境遷,就很難理順關系了。

(三)期刊本身的動態變化要求

期刊作為一種連續出版物,在長期的出版過程中,因自身的發展和讀者的需求,刊名、出版周期、開本、責任者等都可能發生變化,因此館藏期刊MARC數據也將隨著期刊的變化而處于一種動態變化過程之中。這種變化,使期刊數據庫具有可持續發展的生命力[1]。

我們在對我館期刊 MARC數據進行維護與質量控制時,發現存在以下一些問題:(1)有些期刊有兩條或兩條以上的重復數據;(2)有相當一部分期刊MARC數據屬于簡單編目,僅有刊名、出版項、訂購項等必須的幾個字段;(3)有些期刊 MARC數據更新不及時。因此,需要對這些期刊MARC數據進行合并、轉移、刪除與補充著錄項等工作。

二、期刊MARC數據維護與質量控制的重點及方法

(一)保證每種期刊MARC數據的唯一性

期刊MARC數據的唯一性,是指在一個期刊數據庫內,同一種期刊只能有一條MARC數據記錄,不允許重復記錄存在。如果同一種期刊存在兩條以上的記錄,那么這種現象就是MARC數據重復。這種現象的存在,不僅破壞了期刊 MARC數據的唯一性,影響期刊資源體系的構建和期刊資源的管理與利用以及整個數據庫的管理,而且也不利于讀者對期刊資源的檢索與利用。造成期刊MARC數據重復的原因有很多,不同管理系統間的轉換、查重工作不到位、編目程序操作不規范、編目權限設置過多等都會造成期刊MARC數據的重復。在對期刊MARC數據進行維護與質量控制時,一旦發現有重復數據,應隨時合并或刪除,以保證期刊MARC數據的唯一性。在操作時,要對同一種期刊的各條MARC數據的著錄項目及其內容進行比較分析,選擇著錄內容比較齊全的一條作為保留數據并加以補充,然后把其余重復數據刪除。這樣才能確保保留的期刊MARC數據信息的唯一性與完整性,從而提高期刊數據庫的質量。

(二)保證每種期刊 MARC數據的準確性和時效性

期刊作為一種連續出版物,由于出版周期短,信息量大,能及時刊載新思想、新動態及新的研究成果,是讀者了解各種信息,把握科學研究方向與學術前沿的主要窗口。期刊在長期的出版過程中,為適應讀者的需要及自身的發展,刊名、內容、版別以及出版周期、發行渠道等經常處于變化之中。這些變化都會給高校圖書館的期刊管理工作帶來一定的影響,所以要求期刊管理人員要有高度的責任心和積極性,及時對數據進行更新與完善,以保證期刊MARC數據的準確性和時效性。期刊的變動情況主要有以下幾種[2]:

1.刊名的變化。包括正題名和副題名等題名的變化。如《礦產勘查》,2009年前刊名為《巖土工程界》,其MARC數據中應增加 430字段。 430字段的含義是“繼承”,即繼承了原來的刊名。修改完成后,在今后的檢索中,不論是以“礦產勘查”還是以“巖土工程界”為主題詞進行檢索,都可以檢索到此條數據記錄。

2.刊期的變化。期刊內容的拓寬與縮小都將帶來出版頻率的改變。如果刊期在年初發生變化,一般在訂購時修改即可。但有的期刊在一年中用兩個刊期,就會給簽到、裝訂、排架等工作帶來不便,所以必須及時進行更新。

3.開本的變化。一種期刊在一年內的開本大小一般是不會改變的。但是,有的期刊由于中途刊名的變化或改版等原因,會使開本大小發生改變,這就會給期刊裝訂工作造成極大地影響。不同的裝訂開本有不同的裝訂價格,也會直接影響到入庫資產的變化。

三、制定和完善期刊MARC數據維護與質量控制的措施及制度

(一)嚴格堅持查重制度

期刊的訂購、簽到、編目、典藏等業務環節都需要查詢指定刊物,因此在這些環節中的查重工作顯得非常重要。如果把一種期刊的MARC數據登記在另一種期刊上,就會出現物賬不符、嚴重缺刊的問題,導致在后續的各環節中增加工作量,甚至要從頭返工。查重時應采取不同的查重策略,分別從題名、ISSN號、CN號等不同途徑進行檢索。找到記錄后,也要將上述各個項目與原刊核對,嚴格按照期刊著錄規范和工作流程進行操作。

(二)正確使用原始文獻,提高編目質量

一條書目數據看起來很簡單,而實際工作卻很復雜,尤其是文獻的分類和主題標引,是數據維護與質量控制的關鍵所在。隨著科學技術的迅猛發展,文獻信息的內容交叉,多主題的趨勢日益明顯,對主題進行全面標引,把文獻中隱含的主題全面規范地揭示出來,才能為讀者提供有價值的分類主題索引。這就要求編目工作人員能夠正確地使用原始文獻,認真分析文獻主題,依照《中國圖書館分類法》進行文獻的分類。同時,要按照文獻著錄規則和MARC編目標準格式進行編目。在期刊編目過程中亦應如此。但由于期刊的一些特點,其MARC數據不可能是一成不變的,每年在期刊典藏等過程中,都應該與原始期刊進行比照,查看變化情況,并及時修改和補充。

(三)加強部門間的溝通與交流,共同制定和完善期刊MARC數據維護與質量控制制度

期刊的訂購、簽到、流通、典藏等環節雖然是個連續的過程,然而由于每個過程經手人的不同,可能會導致各方信息的不暢;又由于每個人操作權限的不同,發現問題不能及時修改。例如,在期刊流通過程中,工作人員發現排架號錯誤,就應該在工作日志上進行登記,每天早上上班的時候,各環節工作人員要互看前一天的工作日志,了解在工作過程中出現的問題,并相互協商解決。這時,部主任便可以在充分征求相關工作人員意見和建議的基礎上,制定出期刊MARC數據維護與質量控制的制度,并在實踐中不斷加以完善。

四、小 結

期刊 MARC數據的維護與質量控制是一項長期的、動態的與復雜的工作,不可能通過一兩次整理與維護就一勞永逸地解決了質量問題,必須有計劃地定期進行數據維護與質量控制,這應成為高校圖書館期刊工作的一個常規性工作。并要結合本館實際,制定出切實可行的期刊MARC數據維護與質量控制計劃和實施方案,不斷地完善和細化有關標準和規則,使高校圖書館期刊MARC數據時刻保持準確、新穎和完整。

[1]孫敏,周卯,任慧玲.匯文系統中文期刊MARC數據維護要略 [J].醫學信息學雜志,2009,(4):24～25.

[2]王靜華.刊名的變化對期刊管理的影響及應對措施 [J].河南圖書館學刊,2007,27(3):87～88,91.