創(chuàng)新彈性管理方式,激發(fā)高校圖書館員工的服務(wù)潛能

湖南工業(yè)大學(xué)圖書館〔湖南省株洲市 412008〕 李迎春

黨的十六屆三中全會首次提出了“科學(xué)發(fā)展觀”的概念,明確提出要“堅持以人為本”,在黨的十七大報告中又強(qiáng)調(diào)指出“科學(xué)發(fā)展觀核心是以人為本”。這就明確要求,無論是在治國大政上,還是在具體管理工作中,都必須堅持“以人為本”。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛普及,整個社會正在向數(shù)字化世界邁進(jìn),高校圖書館員工的工作也越來越多地帶有了知識工作的性質(zhì)。因此,在對高校圖書館員工實施管理時,如何把握他們的心理特點,使其發(fā)揮應(yīng)有的作用,不斷提高工作效率,是十分重要的。過去,傳統(tǒng)的員工管理方法主要表現(xiàn)為剛性管理,由于缺乏人性化與個性化,對所有的員工都實行同一種制度、同一種方法。這種管理方法,表面上看似公平,實際卻在某種程度上扼殺了員工的積極性,也是對人才資源的極大浪費(fèi)。筆者認(rèn)為,在新的社會環(huán)境和圖書館員工的心理背景下,應(yīng)該對他們采用一種以人為本的管理方法——彈性管理。

一、彈 性 管 理 概 述

(一)彈性管理理念是一種現(xiàn)代管理理念

在管理理念的發(fā)展歷程中,早期實行的是以技術(shù)為核心的管理理念,即所謂的“硬管理”或稱“剛性管理”。這種管理理念以“理性主義”為基石,注重管理的科學(xué)化、制度化與規(guī)范化,在推動社會發(fā)展上曾經(jīng)起到過重要的作用。隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來,這種以技術(shù)為中心的管理理念逐漸顯露出在知識創(chuàng)新方面的不足。IBM知識管理咨詢公司負(fù)責(zé)人 Mark W.MeElroy認(rèn)為,如果繼續(xù)執(zhí)行這種以技術(shù)為中心的知識管理,就會逐漸偏離知識管理的本質(zhì),不會帶來任何創(chuàng)新,也不會為企業(yè)帶來持續(xù)的競爭力。客戶已經(jīng)對知識管理產(chǎn)品提出了指責(zé),而且這種指責(zé)越來越明顯[1]。于是,以他為代表的一些專家、學(xué)者提出了 SGKM(Second-GenerationofKnowledge Management),即第二代知識管理理念。這種管理理念突出強(qiáng)調(diào)知識的創(chuàng)新,使知識管理成為一種“以人為本”的創(chuàng)新管理理念,也就是本文所倡導(dǎo)的彈性管理理念。彈性管理作為一種現(xiàn)代管理理念,其實質(zhì)與中國傳統(tǒng)文化也恰好暗合。中國自古便有“文武之道,一張一弛”的管理名言;《管子》一書也提出了“衡者使物一高一下,不得常固”的說法;司馬遷的“善因論”則特別強(qiáng)調(diào)留有余地,主張通過“因”這種順其自然的彈性管理方式,使民“各勸其業(yè),樂其事,若水之趨下,日夜無休時,不召而自來,不求而民出之”……這些,都與現(xiàn)代管理理念相暗合,管理者應(yīng)當(dāng)加以重視。

(二)彈性管理理念是一種理性與非理性相結(jié)合的管理思維模式

“非理性”是相對于“理性”而言的。它指的是主觀精神世界中與理性相對的范疇,主要包括意志、本能、直覺、無意識的力量[2]。在前文中已經(jīng)論及,以“理性主義”為基石的剛性管理理論已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代管理的要求,非理性主義便應(yīng)運(yùn)而生。現(xiàn)今,高校圖書館正處于快速發(fā)展之中,許多管理者只注重管理的科學(xué)化,強(qiáng)調(diào)制定完善、嚴(yán)密的規(guī)章制度,強(qiáng)調(diào)定量評價等理性因素,而漠視非理性及非理性教育,使圖書館員工的積極性和服務(wù)意識大打折扣。筆者認(rèn)為,在民主意識高度發(fā)展的現(xiàn)代社會,非理性管理的作用將會越來越明顯,被管理者的自覺性將會大大增強(qiáng),必須尊重高校圖書館員工的個人意志。然而,非理性管理體制也有其局限性,它注重人性的因素,存在著忽視甚至排斥科學(xué)管理的傾向。彈性管理理念強(qiáng)調(diào)的是在一定約束條件下的靈活管理。這就充分體現(xiàn)了它是一種理性與非理性相結(jié)合的管理思維模式。

(三)彈性管理方式是一種原則性和靈活性相結(jié)合的管理制度

一般認(rèn)為,原則性指的是一定的規(guī)范、紀(jì)律、約束措施和規(guī)章制度等,所有員工都必須按照規(guī)定的原則辦事;靈活性指的是管理者在制度、時間、空間、任務(wù)、評價等方面給予被管理者的合理伸縮性。傳統(tǒng)的管理方法過于強(qiáng)調(diào)制定原則性的規(guī)章制度來限制被管理者的相關(guān)行為,消弱了被管理者的積極性和認(rèn)同感。彈性管理要求充分考慮被管理者的不同心理需求,盡量在不違反原則的前提下滿足他們的相關(guān)需要,加深他們對組織的認(rèn)同感,從而高效率地完成工作任務(wù)。

(四)彈性管理方式是一種科學(xué)性和人文性相結(jié)合的管理方法

從上文的分析中可以看到,彈性管理作為一種現(xiàn)代管理理念,是在以技術(shù)為中心的管理理念的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的,它必然會沿襲前一種管理理念的有益方面,堅持管理的科學(xué)性,而且這也是管理理念自身的發(fā)展邏輯和效率追求。從它的定義來看,彈性管理最大的特征是“留有余地”,即充分考慮被管理者的需求,堅持管理的人本性,這也是從人性方面對其提出的要求。

二、高校圖書館員工傳統(tǒng)管理方式弊端分析

傳統(tǒng)的管理理念認(rèn)為,對于高校圖書館員工的管理,應(yīng)該通過剛性辦法來設(shè)計并保持一種良好環(huán)境,在進(jìn)行計劃、組織、人事、領(lǐng)導(dǎo)和控制等管理工作時顯示出果敢、堅毅、正直、無私心,使高校圖書館管理有條不紊、嚴(yán)格、堅定、不易改變。于是,“以制度為核心”、“以工作為核心”的剛性管理理念便風(fēng)靡國內(nèi)外高校圖書館。筆者認(rèn)為,剛性管理主要是依靠嚴(yán)格的規(guī)章制度、嚴(yán)密的組織結(jié)構(gòu)、物化和理性的管理風(fēng)格以及統(tǒng)一的直線式領(lǐng)導(dǎo)來創(chuàng)設(shè)一種環(huán)境,高效完成既定目標(biāo)的一種管理方式[3]。如果客觀地看,由于有著完備的規(guī)章制度、嚴(yán)密的組織結(jié)構(gòu)、高度集中的權(quán)力,剛性管理能使高校圖書館員工各安其職,形成一種良好有序的工作環(huán)境。同時,能使高校圖書館的有關(guān)決定、分配的服務(wù)任務(wù)得到有效地執(zhí)行和遵從,高效地完成高校圖書館的目標(biāo)。然而,由于不注重考慮員工的個人差異,傳統(tǒng)的剛性管理方式也有著明顯的局限性與弊端,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

(一)剛性管理方式難以調(diào)動高校圖書館員工的積極性和服務(wù)潛能

隨著整個社會向數(shù)字化世界邁進(jìn),新時期高校圖書館員工的工作有了一些改變。例如,員工的服務(wù)工作相對無形化,其績效難以考核;勞動具有很強(qiáng)的能動性、勞動的個性化程度不斷提高等,需要在管理過程中充分依據(jù)不同員工的個性特點和工作性質(zhì),采取個性化的管理方式。然而,傳統(tǒng)的剛性管理理念常常把員工“物化”,認(rèn)為員工在任何時候都能處于理性狀態(tài),不重視他們的非理性因素在工作中的重要作用。因此,剛性管理難以調(diào)動與發(fā)揮員工的積極能動性和服務(wù)潛能。

(二)剛性管理方式難以涉及高校圖書館員工的所有工作

在高校圖書館的管理實踐中,人們能夠清楚地看到,再多的制度和條款都是不夠的,不可能完全規(guī)定不同工作人員的任務(wù)范圍和責(zé)、權(quán)、利問題,正所謂“如果制定了一百條法律,也就制造了一百零一個漏洞”。而且,在工作中總會不斷產(chǎn)生一些無法定時、定量、定向,且難以準(zhǔn)確計劃、考核的邊緣工作,這些工作的責(zé)、權(quán)、利往往更是很難明確和制度化的,只能通過協(xié)調(diào)來完成。更何況,高校圖書館的很多工作都是不能用制度來管理的,需要發(fā)揮員工的服務(wù)意識和奉獻(xiàn)精神。筆者認(rèn)為,制度只能規(guī)范人們的言行,但不能規(guī)范人們的思想,制度有時是治標(biāo)而不是治本的。唯有使高校圖書館員工自覺地發(fā)揮其服務(wù)意識和奉獻(xiàn)精神,才是圖書館管理的最高境界。

(三)剛性管理方式容易使高校圖書館整體體制僵化

嚴(yán)格的規(guī)章制度、嚴(yán)密的組織結(jié)構(gòu)、森嚴(yán)的權(quán)力等級,以及物化、理性的管理風(fēng)格,使剛性管理很難做得恰到好處,管理力度不足達(dá)不到效果,管理力度稍過頭則激化矛盾,造成高校圖書館員工工作的僵化和呆板,甚至給學(xué)生臉色看,使管理者陷入自己精心編織的“理性藩籬”之中。工作教條化,缺乏靈活性,使高校圖書館難以適應(yīng)社會的快速發(fā)展和學(xué)生不斷提高的服務(wù)需求。最終,必然制約高校圖書館的發(fā)展以及員工素質(zhì)的提升。

三、激發(fā)高校圖書館員工服務(wù)潛能的彈性管理方式

從以上分析中可以清晰地看到,在新時期的高校圖書館管理中,應(yīng)該由只注重制度管理、工作目標(biāo)的剛性管理轉(zhuǎn)化為彈性管理,從而充分激發(fā)員工的服務(wù)潛能。筆者認(rèn)為,可以實施以下幾種彈性管理方式:

(一)實施彈性工作時間制

彈性工作制于20世紀(jì)60年代最早由德國女經(jīng)濟(jì)學(xué)家克里斯泰爾·凱摩萊爾提出,當(dāng)時是為了吸引更多的婦女從事生產(chǎn)勞動及社會工作[4]。到了 20世紀(jì) 90年代,美國許多大公司均采用了彈性工作制。所謂彈性工作制,即指對工作時間采取彈性化安排,使工作的需要與員工的自身需要在時間上獲得良好協(xié)調(diào),從而大幅度提高單位工作時間的效率。高校圖書館工作人員類型較多,有知識型工作人員及一般工作人員,每個人做事的風(fēng)格、效率、靈活性、所追求的目標(biāo)都不完全一樣,再加上每個員工性格各異,即使他們承擔(dān)的具體工作內(nèi)容完全相同,而各自最有效的工作時間也有著相當(dāng)?shù)牟町悺８鶕?jù)這些特點,可以實行以下兩種彈性工作時間制:

1.核心工作時間與彈性工作時間結(jié)合制。即把一天的工作時間分為核心工作時間和彈性工作時間。核心工作時間是指在每天的某幾個小時所有工作人員都必須到崗的時間;彈性工作時間是指工作人員在這段時間內(nèi)可以自由選定上下班的時間。例如,每天工作時間為 8小時,全部工作時間為上午 6點到下午6點。其中,核心工作時間為上午9點到下午3點(除去1小時午餐休息時間)。在核心工作時間內(nèi),要求所有員工都要到工作崗位,在核心工作時間前后的時間為彈性工作時間,每個員工可以任選其中的3個小時來工作。這種核心工作時間與彈性工作時間結(jié)合制不僅有利于工作人員自主安排工作時間,而且也有利于延長學(xué)生借還圖書的時間。

2.緊縮工作時間制。對于高校圖書館的某些工作,可以讓員工將一個星期的工作任務(wù)壓縮在兩三天內(nèi)完成,剩余時間可以不來上班由自己支配。工作人員上班時間減少,不僅可以節(jié)省交通費(fèi)用,提高單位的設(shè)備利用率,而且可以減少缺勤率、遲到率和員工流失,提高工作人員的工作效率。有一項研究發(fā)現(xiàn),在所調(diào)查的公司中,彈性工作時間制使拖拉現(xiàn)象減少了42%,生產(chǎn)率提高了33%。對這種結(jié)果的解釋是,彈性工作時間制可以使員工更好地根據(jù)個人的需要安排他們的工作時間,并使員工在工作安排上能行使一定的自主權(quán)。其結(jié)果是,員工更可能將他們的工作活動調(diào)整到最具生產(chǎn)效率的時間內(nèi)進(jìn)行,同時更好地將工作時間同他們工作以外的活動安排協(xié)調(diào)起來。在高校圖書館內(nèi),實行彈性工作時間制,由員工根據(jù)自身實際情況安排上班時間,由于工作人員感到個人的權(quán)益得到了尊重,必然會激發(fā)其工作熱情,自覺展現(xiàn)其服務(wù)能力。

(二)開展技能培訓(xùn)

《孫子兵法·始計篇》云:“主孰有道?將孰有能?天地孰得?法令孰行?兵眾孰強(qiáng)?士卒孰練?賞罰孰明?吾以此知勝否。”“士卒孰練”的意思是哪一方的士卒訓(xùn)練有素。士卒訓(xùn)練有素來源于正確的士卒訓(xùn)練和培養(yǎng)。借鑒孫子的這種思想,在高校圖書館的人才開發(fā)中,在做到正確識人、選人、用人的同時,還要精心培訓(xùn)人才。在高校圖書館,高報酬不是唯一留住人才的必勝法寶,這已被實踐所驗證。很多高校圖書館員工對他們的專業(yè)和相關(guān)領(lǐng)域具有較高的忠誠度。所以,高校圖書館除了給予他們應(yīng)得的職稱晉升機(jī)會和與其貢獻(xiàn)相稱的報酬,使其分享到自己所創(chuàng)造的財富以外,還應(yīng)根據(jù)員工的崗位特點、專業(yè)特點和發(fā)展方向,注重對他們的人力資本投入,為他們提供受教育和不斷提高自身技能的進(jìn)修機(jī)會。使員工在學(xué)習(xí)再學(xué)習(xí)過程中得到成長,也意味著晉升機(jī)會的增多。這樣,使每一個員工對未來的發(fā)展都充滿了希望,增強(qiáng)了他們在職業(yè)方面的安全感。只有當(dāng)員工能夠清楚地看到自己的發(fā)展前途,才能全身心地奉獻(xiàn)于高校圖書館事業(yè)。

(三)運(yùn)用彈性化激勵機(jī)制

《孫子兵法·始計篇》云:“令民與上同意,可與之死,可與之生。”這句話,充分說明了領(lǐng)導(dǎo)者利用激勵的重要作用。人的潛能是巨大的,一般情況下,人所展示出來的能力只占他總能力的 20%,另外 80%的能力都是潛在的。高校圖書館領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)就是要使員工的潛能充分發(fā)揮出來。隨著高校圖書館進(jìn)入現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化時代,廣大員工提供的是大量的創(chuàng)造性勞動,而這種創(chuàng)造性勞動又是難以監(jiān)督的,如果激勵不當(dāng),就會造成巨大的人力資源浪費(fèi)。因此,制定和完善科學(xué)的激勵機(jī)制是實現(xiàn)高校圖書館員工人生追求的重要環(huán)節(jié)。彈性化激勵機(jī)制與傳統(tǒng)的單純物質(zhì)、金錢的激勵措施不同,它把圖書館員工的個性考慮在內(nèi),從他們的需求出發(fā),以促進(jìn)其成就和成長為重點。強(qiáng)烈的成就需要是圖書館員工的行為內(nèi)驅(qū)力,當(dāng)他們體驗到自己的貢獻(xiàn)和成就時,就會獲得巨大的滿足感,從而激發(fā)起員工的服務(wù)潛能。因此,高校圖書館應(yīng)當(dāng)注意對員工采用多種激勵方式,因人、因時、因需求不同而有所區(qū)別。一是對工作條件比較艱苦的工作部門如流通部要給予適當(dāng)?shù)母＠a(bǔ)貼。二是對有突出貢獻(xiàn)、有培養(yǎng)價值的工作人員給予享受外出訪問學(xué)者的待遇,送國外或國內(nèi)重點大學(xué)圖書館繼續(xù)深造。三是對有真才實學(xué)的人可以進(jìn)行快速提升,不受年齡、資歷的限制;四是根據(jù)工作人員對工作的不同熱情程度實行不同的激勵方法,即對于工作積極性高的員工,表揚(yáng)不宜太頻繁,在表揚(yáng)過程中應(yīng)輔以希望;對工作表現(xiàn)一般的員工,表揚(yáng)應(yīng)適度,要充分肯定他們工作中的成績;對于后進(jìn)者或工作較差的員工,應(yīng)注意發(fā)現(xiàn)他們身上的優(yōu)點和長處,及時表揚(yáng)并輔之說理。五是建立人人參與管理的平臺,這應(yīng)成為高校圖書館管理的基本制度與激勵的重要方法之一。

(四)實行崗位輪換制度

根據(jù)庫克曲線,長時間總是做同一種工作常常會使人的創(chuàng)造力下降,作為知識工作者的高校圖書館員工也是如此。人才與崗位必須動態(tài)對應(yīng),人才通過在各個工作崗位上適當(dāng)流動,可以檢驗他們的能力,達(dá)到人盡其才的目的。同時,崗位輪換也是對員工進(jìn)行繼續(xù)教育與培養(yǎng)復(fù)合型人才的有效途徑之一。通過崗位輪換能夠提高員工的綜合素質(zhì)。特別是在當(dāng)前高校圖書館經(jīng)費(fèi)不足,員工工作技能單一、對圖書館其他工作崗位缺乏了解等的情況下更具有一定的現(xiàn)實意義。因此,高校圖書館應(yīng)使員工在館內(nèi)各崗位適當(dāng)流動,以避免他們長期從事某種工作產(chǎn)生的麻木感,鼓勵員工接受新的任務(wù)、迎接新的挑戰(zhàn),在新崗位的工作壓力下促使他們更加自覺地學(xué)習(xí),提高工作效率和服務(wù)技能。

四、實施彈性管理應(yīng)注意的問題

前文論及,彈性管理最大的特征是“留有余地”。因此,很好地把握、正確而科學(xué)地實施彈性管理就是每一個高校圖書館領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該審慎思考的問題。筆者認(rèn)為,在實施彈性管理的過程中,應(yīng)該注意以下幾個方面的問題:

(一)必須抓好常規(guī)管理

彈性管理是一種先進(jìn)的管理方式。但是,首先它還是屬于一種管理,其次才談得上彈性。如果在管理中放任自流,最終將必然導(dǎo)致無政府主義,也必將不利于高校圖書館的發(fā)展。常規(guī)管理是保證高校圖書館正常運(yùn)行的必須的管理活動,具有相對穩(wěn)定性,不受時空和環(huán)境變化的影響。如果常規(guī)管理開展得不好,將無法真正落實彈性管理。因此,必須首先抓好常規(guī)管理。

(二)把握好彈性的“度”

馬克思主義哲學(xué)認(rèn)為,只有在一定的范圍內(nèi),事物才能保持它自身的存在,超過了特定的范圍,就會向?qū)α⒚孓D(zhuǎn)化。因此,在實施彈性管理中,必須堅持適度原則。在對員工實施彈性管理過程中,必須把握好“度”,即保持適度的彈性。 “度”過小,將導(dǎo)致管理僵化呆板;“度”過大,將會使高校圖書館陷入無政府狀態(tài)。這就要求,在對員工實行彈性管理時,不僅要注意符合國家的法律、法規(guī)與政策,還要符合本館的實際,保持工作的穩(wěn)定性。

五、結(jié)束語

隨著知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,作為文獻(xiàn)信息中心的高校圖書館面臨著諸多新的挑戰(zhàn)。其中,最大的挑戰(zhàn)就是如何做好對知識引航員——高校圖書館員工的管理,即如何激發(fā)高校圖書館員工的服務(wù)潛能。在新的時期、新的背景下,應(yīng)提倡實施“以人為本”的彈性管理理念,把員工當(dāng)作一種使高校圖書館在激烈競爭中求生長、謀發(fā)展,始終充滿生機(jī)與活力的特殊戰(zhàn)略資源來進(jìn)行刻意的開發(fā)和科學(xué)的管理,從而推動中國高等教育事業(yè)乃至中國社會的快速、和諧、人性化發(fā)展。

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