淺析高校院系資料室現代化建設的途徑

何榮娟

（瓊州學院，海南 三亞 572022）

淺析高校院系資料室現代化建設的途徑

何榮娟

（瓊州學院，海南 三亞 572022）

本文對高校院系資料室的現狀進行分析，就做好高校院系資料室現代化建設的途徑加以探討。

高校院系資料室；現代化建設；途徑

一、高校院系資料室面臨的新問題

（一）信息資源及專業優勢無法體現。院系資料室不同于圖書館，它是專業資料室，其資料具有專業性、針對性，它集中了本部門人員長期致力研究的成果、專著以及各種教學、科研論文、科研報告、畢業論文等文獻資料，并且收集了相關會議資料、學術交流資料、專家講學、文獻等，包括圖書館所沒有各種載體的文獻資料，具有專有的特色和較高的收藏價值，也是高校圖書館必要的延伸和補充，另外，它的服務對象、專業要求比較單一，同時由于其服務方式簡潔、靈活，為院系師生查閱資料提供了很大方便!同時也便于師生共同參與資料室建設，因此院系資料室為本單位的教學科研提供了較好的專業平臺，同時彌補了圖書館在專業性上的不足。因高校系級資料室工作始終處于附屬性的地位，信息資源及專業優勢沒有得到很好的利用。

（二）管理模式制約著院系資料室的現代化發展。大部分高校都是校圖書館與院系資料室共存，各高校既有獨立的校圖書館，又有規模不同的各院系資料室。一般來說，院系資料室的工作人員行政上歸屬各院系管理，而管理人員的業務學習與提高，職稱的評定都由學校圖書館統一管理。致使校圖書館對院系資料室業務工作不具有約束力，對院系資料室的業務指導與管理較少，在文獻組織管理中，校圖書館與院系資料室之間沒有統一的協調管理制度，這種雙重管理模式容易造成管理的真空，使之管理松散，信息閉塞、利用率低下，并會造成一些不必要的浪費和重復建設。這種管理模式制約了院系資料室的現代化發展

（三）管理人員隊伍整體水平不高。目前的高校資料室人員整體發展不平衡，水平參差不齊，普遍存在著專業職稱技術力量薄弱等現象，原有傳統的業務知識和工作方法已落后。如工作人員業務學習機會不多，資料人員身兼多職，資料人員文化層次偏低、待遇差，資料人員外流現象增多等問題，造成資料室服務能力進一步下降，有些高校甚至還提出撤銷系資料室的建議。

二、高校院系資料室實現現代化的途徑

（一）構建現代化服務模式。其一，建立具有專業特色的數據庫。特色數據庫是指根據文獻資源開發的具有獨特內容的文獻數據庫院系資料室要建立具有本專業特色的、目錄清晰、結構合理、內容新穎的數據庫，還可結合本專業的特點，并且要按照圖書著錄規則和圖書館數據庫統一建設的原則對數據進行編目加工、整理。書目數據庫建成后既實現本院系文獻資源自動化管理，又可為全校師生提供全面的網上檢索，使院系文獻資源共享達到一個較高的水平，學校及相關領導應積極從財力、物力、人力上支持建庫工作，為資料室現代化奠定堅實的基礎，又可為教學科研提供良好的平臺。

其二，開展資源共享。現代信息技術，尤其是網絡通信技術的應用，使文獻情報工作能夠在一個弱化了時空概念的、虛擬化的電腦空間中運行，這就使相應的管理從發生了很大的變化。院系圖書資料室與學校圖書館聯網，不但可以實現資源共享，更可以提高工作效率，更好地為讀者服務。讀者通過網絡查詢，即可知道哪個院系圖書資料室藏有圖書館未曾收藏的專業性較強的圖書或期刊。如果能夠實現各院系間的資料共享，可以進行資料的互借，那么將能使圖書資源得到充分的利用。

其三，規范資料的數字化圖書資料的分編。由于大量的圖書資料沒有電子版，因此，存在一個紙質資料的電子化問題。由于這些紙質資料的量很大，全部實現電子化是不可能的，可以劃分為一般圖書資料和核心圖書資料，區別對待，有的只錄入書刊的封面、目錄;有的全文錄入，或通過掃描儀、文字識別軟件等工具，快速實現紙質資料的電子化，方便讀者全文檢索閱覽。與傳統的圖書資料一樣，為了閱讀方便，對數字化圖書資料也要進行分類編目。數字化圖書資料的編目應該遵守圖書編目的相關標準，將資料室的編目納入學校的編目中心，不可另搞一套。業務不規范必將在輸入計算機實行聯機檢索時成為障礙，要按專、深、新、快的要求進行文獻資料的搜集，體現院系資料室精而專的特點。

（二）加強現代化隊伍的建設。其一，轉變服務態度。院系資料室的工作中心就是為教學和科研服務。目前，院校院系資料室僅具有流通、閱覽功能，處于借借還還的被動服務狀態，工作人員的服務意識也很淡薄，不能為教學和科研真正發揮服務的功效因此，管理人員必須更新思想觀念，變被動服務為主動服務，牢固樹立讀者至上的觀念，滿腔熱情地做好為讀者服務的奉獻精神；必須走出資料室，經常深入教學、科研第一線，掌握收集信息的主動權，做好反饋工作。

其二，強化現代化的意識。高校資料室工作人員適應新形勢的發展，研究新情況、鉆研新技術、解決新問題，以促進資料室工作由內向型向外向型的轉變，由被動型向主動型的轉變.由數量型向質量型的轉變，由各自為政向資源共享轉變，由手工操作向自動化管理的轉變，加快資料室工作的現代化步伐。

其三，加強管理人員綜合能力的培養。目前，圖書資料管理人員具有一定的工作經驗，但并不熟悉現代化的圖書資料管理技術。另外，各院系資料室收藏的都是專業性很強的書刊，而圖書管理人員大多不是本專業畢業的，他們對這些專業性很強的書刊都不熟悉，因此，一個院系的圖書資料員必須不斷提高自己的業務水平，一是不斷地學習現代化的圖書管理先進技術：二是提高外語知識水平，三是掌握與本院系專業學科有關的基本知識，不斷了解這些學科的最新發展。為此，圖書館和各院系的領導應該有組織、有計劃地安排圖書資料人員培訓，同時，圖書資料管理人員也必須認識到培訓的迫切性和增強參加培訓的自覺性，積極參加培訓，不斷提高自己的業務水平。

三、結語

高校院系圖書資料室作為教師、學生查閱資料、獲取信息和學術的重要場所，因為其專業性和服務方便快捷優勢深受廣大師生的歡迎，在教學和科研工作中發揮了積極的作用，院系圖書資料室也只有從自身的特點出發，發揮優勢、不斷創新，才能更好地發揮院系圖書資料室的作用，為廣大讀者服務。總之.高校院系資料室的現代化建設是時代的需要，是現代圖書館事業發展的必要補充。高校院系資料室只有抓住時代的機遇，不斷完替自身的建設，才能適應現代化發展的需要。

[1]龔天芝.高校院系資料室現代化建設淺議 [J].科技情報開發與經濟，2005，15（11）：245-246.

[2]唐艷.試論高校圖書館特色數據庫的建設 [J]圖書情報知識，2002（5） :53-54.

[3]陸金鳳.如何進一步加強高校院系資料室的建設 [J].科技情報開發與經濟，2007，17（2）：81-82.

Abstract：this paper aims to analyze the current state of the reference rooms in colleges and discuss how to build them well.

Key words：reference rooms in colleges；modernization；ways

On Ways of Constructing Modern Reference Rooms in Colleges

He Rong-juan
（Qiongzhou University，Sanya，Hainan，572022）

G250

A

1008—6772（2011）01—0168—02

2010-12-11

何榮娟（1968-），女，海南樂東人，海南省瓊州學院助理館員，研究圖書資料管理。

本文為2010年度海南省教育廳科研項目“海南省高校體育院系圖書資料室為學科建設服務的研究”（Hj2010-28） 成果之一。