會計電算化的內(nèi)部控制制度

□李宗芳（河南省人民勝利渠管理局）

會計電算化把廣大財會人員從繁重的手工勞動中解脫出來，大大提高了會計工作效率和質(zhì)量。但由于手工會計與電算化會計對會計信息的控制有很大的不同，會計工作由手工處理為主轉(zhuǎn)為以計算機處理為主后，處理工具、存儲介質(zhì)、處理流程、處理方式、組織機構(gòu)以及人員配置都發(fā)生了巨大變化，從而使會計電算化核算下會計的內(nèi)部控制也發(fā)生了重大變化。

一、會計電算化后會計內(nèi)部控制的變化

一是內(nèi)部控制的方式發(fā)生了變化。會計電算化后，會計賬務(wù)實施集中化處理，數(shù)據(jù)處理由計算機自動完成，改變了賬務(wù)處理程序，財會人員對處理工作的直接監(jiān)督減少了，原內(nèi)部控制體系難以適應(yīng)這一變化。二是內(nèi)部稽核機制發(fā)生了變化。由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化，各種手續(xù)均由計算機自動處理統(tǒng)一執(zhí)行，使大部分職權(quán)分割的控制作用幾乎消失，數(shù)據(jù)存儲載體的改變及其共享程度的提高，又使手工會計中的賬簿控制體系失去作用。三是內(nèi)部控制的重點發(fā)生了變化。電算化環(huán)境下，許多內(nèi)部控制方法主要通過會計軟件來實現(xiàn)，控制的重點由單一的人工控制轉(zhuǎn)為程序控制和人工控制相結(jié)合。四是內(nèi)部控制的范圍擴大。電算化系統(tǒng)下，包含了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制等。五是電算化會計信息系統(tǒng)中會計信息存儲電磁化，加大了控制舞弊、犯罪的難度。因此，必須根據(jù)這些變化研究探索會計電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制的機制，構(gòu)建會計電算化下內(nèi)部控制模式。

二、會計電算化存在的主要問題

一是電算化系統(tǒng)下的會計及電算化崗位的職能權(quán)限問題，有些單位的崗位操作權(quán)限制度沒有真正落實到位，有的操作員可以以不同的身份進入系統(tǒng)操作，使分工控制名存實亡；二是會計人員因主觀原因或技術(shù)因素造成非法操作或操作失誤；三是會計軟件的安全性及保密性問題；四是會計資料的備份和保管不及時、不規(guī)范，導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)丟失；五是缺乏專業(yè)的系統(tǒng)維護人員。

三、完善會計電算化內(nèi)部控制的幾點建議

依據(jù)目前會計電算化內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，要著重從健全機制，規(guī)范流程，提高每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量入手，強化企業(yè)內(nèi)部控制，保持企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，同時，要隨著外部環(huán)境的變化、單位業(yè)務(wù)的不斷調(diào)整和管理要求的提高，不斷健全與更新內(nèi)部控制制度。構(gòu)建會計電算化下內(nèi)部控制模式，應(yīng)注重把握以下五個環(huán)節(jié)：

（一）明確職責(zé)分工，理順工作崗位，嚴格權(quán)限控制

電算化部門內(nèi)部必須把職責(zé)分工同組織控制相結(jié)合，以實現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。與手工會計系統(tǒng)一樣，內(nèi)部控制的關(guān)鍵是不相容職務(wù)的分離，通過進行內(nèi)部職責(zé)分工，以補救會計電算化不相容職能集中化的不足，以減少利用計算機舞弊的可能性。在計算機會計系統(tǒng)中，不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展與系統(tǒng)操作；數(shù)據(jù)維護管理與電算審核；數(shù)據(jù)錄入與審核記賬；系統(tǒng)操作與系統(tǒng)檔案管理等。崗位的設(shè)定可結(jié)合本單位所使用的會計軟件系統(tǒng)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和模塊功能相應(yīng)設(shè)置，崗位確定后，要明確各崗位的職責(zé)范圍，切實做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查，同時，還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。

（二）加強系統(tǒng)維護積極防范風(fēng)險

系統(tǒng)維護控制包括硬件維護和軟件維護。對硬件設(shè)備的維護包括對設(shè)備所處的環(huán)境進行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制，也包括對人文環(huán)境的控制，如防止無關(guān)人員進入計算機工作區(qū)域、防止設(shè)備被盜、防止設(shè)備用于其他方面等。軟件維護主要包括正確性維護、適應(yīng)性維護和完善性維護，在軟件修改、升級和硬件更換過程中，要充分考慮會計工作的延續(xù)性和升級軟件的穩(wěn)定性與會計信息資料的完全性，并且需要有關(guān)人員進行全面監(jiān)督，避免盲目和沖動給會計工作帶來的被動和風(fēng)險。

（三）加強系統(tǒng)程序操作控制和系統(tǒng)文件安全管理控制

為了保證系統(tǒng)會計數(shù)據(jù)不被隨意操作，要加強系統(tǒng)操作和安全管理控制。一般包括以下幾項：操作人員對系統(tǒng)的操作必須設(shè)置自己唯一的口令，并定期對操作更換口令，禁止非操作人員操作；制定內(nèi)部操作規(guī)程，嚴禁違規(guī)操作，如預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機的措施，預(yù)防已輸入計算機的原始憑證和記賬證等未經(jīng)核對而登記賬簿的措施；數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離；建立必要的上機操作記錄制度，形成上機日志；健全并嚴格執(zhí)行防范病毒管理制度等。另外，系統(tǒng)文件由專人負責(zé)保管，使用和修改必須經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，與系統(tǒng)無關(guān)人員不得接觸系統(tǒng)文件，從源頭上控制會計數(shù)據(jù)信息的被操作。

（四）加強數(shù)據(jù)儲存和檢索控制

在會計電算化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)輸出的信息主要保存在磁盤、磁性介質(zhì)上或光盤上，這種介質(zhì)可以被重復(fù)利用，容易造成無意丟失，況且記錄在磁性介質(zhì)上的信息對人來說是看不見的，很容易被篡改或刪除。或者由于誤操作等原因使文件丟失，因此要實行備份制度，對數(shù)據(jù)文件要進行日備份、月雙備份，年度要刻錄在光盤上，每月的備份資料要分開地點存放，同時定期進行復(fù)制，防止磁性介質(zhì)丟失。按財政部規(guī)定的檔案管理辦法，應(yīng)由專人負責(zé)整理、立卷、歸檔，同時做好防磁、防潮、防火、防塵、防盜等工作，完善資料的使用和歸還手續(xù)、完善標(biāo)簽和索引方法，移交、銷毀會計檔案要按規(guī)定辦理手續(xù)，保證各種檔案的安全和保密，保證各種檔案得到合理、有效的利用。

（五）加強電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部審計控制

電算化系統(tǒng)條件下的內(nèi)部審計是會計內(nèi)部控制的一種特殊形式。會計電算化被運用后，出現(xiàn)了“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計的要求就更高、更嚴格了，內(nèi)部審計應(yīng)做好以下五個方面的工作：一是對數(shù)據(jù)保存的方式進行監(jiān)督，使之達到安全化和合理化；二是對會計資料定期進行審查，審核電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定來進行業(yè)務(wù)處理的；三是審查計算機內(nèi)的數(shù)據(jù)與書面的資料是否一致，如查看賬冊內(nèi)容是否做到賬表相符；四是對會計電算化內(nèi)部控制制度定期進行檢查、測試，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時指出，并提出進一步的改進意見；五是電算化會計系統(tǒng)在運行時應(yīng)對運行的各個環(huán)節(jié)進行嚴密的審查，以防止系統(tǒng)發(fā)生漏洞。

總之，我們應(yīng)從實際工作出發(fā)，建立和完善更為科學(xué)的電算化內(nèi)部控制制度,促使電算化會計環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善，真正做到會計數(shù)據(jù)的可靠性和真實性，不斷提高會計工作水平和會計信息的質(zhì)量，更好地為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和經(jīng)濟效益服務(wù)。

[1]李麗娟.基于會計電算化的內(nèi)部控制問題研究[J].商場現(xiàn)代化，2007.

[2]陳元芳.內(nèi)部會計控制[M].武漢:華中理工大學(xué)出版社, 2005.