高校秘書(shū)工作探討

代啟勛

(重慶文理學(xué)院電子電氣工程學(xué)院，重慶 永川 402160)

高校辦公室秘書(shū)的工作，就是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)掌握情況、制定和執(zhí)行各項(xiàng)政策提供服務(wù).秘書(shū)工作的優(yōu)劣，直接或間接地影響到學(xué)校工作的大局.因此，重視提高高校辦公室秘書(shū)素質(zhì)是確保高校辦公室工作質(zhì)量的重要問(wèn)題.

正確認(rèn)識(shí)近年來(lái)我國(guó)高等教育的發(fā)展形勢(shì)，正確看待發(fā)展中存在的問(wèn)題，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)進(jìn)一步明確高等教育發(fā)展的重大措施，是確保我國(guó)高等教育沿著持續(xù)、健康的良性軌道前進(jìn)的重要問(wèn)題，對(duì)在新形勢(shì)下高校秘書(shū)的工作也提出了新的要求［1］.

1 高校秘書(shū)工作的重要作用和現(xiàn)狀分析

作為培養(yǎng)高級(jí)人才的高等學(xué)府，面向21世紀(jì)需要什么樣的高級(jí)人才，怎樣培養(yǎng)適應(yīng)21世紀(jì)需要的高級(jí)人才，是高校未來(lái)所肩負(fù)的任務(wù).學(xué)校管理水平高低、工作好壞，直接關(guān)系到學(xué)校人才培養(yǎng)及教學(xué)科研工作的順利進(jìn)行.秘書(shū)工作是行政管理的一部分，秘書(shū)人員素質(zhì)的高低、辦事效率的有效與否是體現(xiàn)學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志之一.

學(xué)校各個(gè)部門(mén)都有秘書(shū)工作人員.這支隊(duì)伍在高校占的比例不小，這支隊(duì)伍文化層次不一，人員素質(zhì)有別，離現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的要求還存在一定的距離.

一是整體素質(zhì)水平偏低.現(xiàn)在高校各部門(mén)的秘書(shū)大多是非秘書(shū)專(zhuān)業(yè)人員，甚至沒(méi)有接受過(guò)正規(guī)的秘書(shū)職業(yè)培訓(xùn)和教育，對(duì)秘書(shū)的基本素質(zhì)、要求不甚明了，公文寫(xiě)作能力有限.秘書(shū)人員的整體素質(zhì)不高，工作開(kāi)展缺乏計(jì)劃性和規(guī)劃性，當(dāng)真正遇到問(wèn)題時(shí)，往往顯得手忙腳亂，導(dǎo)致學(xué)校相關(guān)工作的開(kāi)展達(dá)不到預(yù)期的目標(biāo)，進(jìn)而影響到學(xué)校正常工作的有效開(kāi)展及落實(shí).

二是工作事務(wù)繁雜.高校秘書(shū)的工作涉及教學(xué)管理活動(dòng)的諸多方面，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，他們要將上面的情況傳達(dá)下去，同時(shí)還要做好與部門(mén)、教師、學(xué)生的溝通，將師生的信息及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo).此外，他們還要做好日常的行政管理工作，負(fù)責(zé)日常管理維護(hù)、公文傳送和信息資料的保存等.目前，高校擴(kuò)招的同時(shí)開(kāi)展體制改革，人員的精簡(jiǎn)給秘書(shū)人員的工作壓了更重的擔(dān)子.

三是重視程度不夠.高校秘書(shū)的選擇，大多是根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)需求選用秘書(shū)，管理上不夠規(guī)范和科學(xué).秘書(shū)承擔(dān)了大量的繁重工作，但很多高校領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到秘書(shū)工作的重要性，秘書(shū)的付出得不到回報(bào)，福利獎(jiǎng)金制度跟不上，上升空間小，所以人員流動(dòng)性大，一定程度上影響到學(xué)校日常工作的高效順暢開(kāi)展.

2 高校秘書(shū)工作提高的策略

2.1 充分重視

高等學(xué)校要健康、快速、有序地運(yùn)行，必須充分重視并發(fā)揮秘書(shū)的作用.一是要重視秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)秘書(shū)工作的培訓(xùn)，明確高校秘書(shū)的位置，明確其工作任務(wù)、工作責(zé)任，確保高校秘書(shū)工作高效、規(guī)范運(yùn)行;二是體現(xiàn)秘書(shū)價(jià)值，形成保障制度.秘書(shū)工作服務(wù)性強(qiáng)，工作量大，無(wú)償勞動(dòng)多，承擔(dān)的責(zé)任重.要想調(diào)動(dòng)其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，必須充分尊重秘書(shū)的勞動(dòng)，體現(xiàn)其工作價(jià)值，設(shè)立相應(yīng)等級(jí)，提高福利待遇，采取必要措施給予充分保障.

2.2 更新觀念

更新觀念是高校秘書(shū)工作亟待解決的首要問(wèn)題［2］.在新的形勢(shì)下，如果不主動(dòng)“換腦筋”，不去學(xué)習(xí)新知識(shí)、研究新問(wèn)題，高校秘書(shū)就會(huì)被飛速發(fā)展的知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)所淘汰.當(dāng)前要強(qiáng)化三方面意識(shí):

一是強(qiáng)化超前意識(shí)，更新滯后服務(wù)觀念.古人云:“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，“宜未雨而綢繆，勿臨渴而掘井”.長(zhǎng)期以來(lái)高校秘書(shū)大多習(xí)慣于被動(dòng)工作，只求按時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作、讓領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意即可.現(xiàn)實(shí)證明這樣的習(xí)慣應(yīng)該改一改了.現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的一個(gè)突出特點(diǎn)就是競(jìng)爭(zhēng)激烈，挑戰(zhàn)和機(jī)遇并存.在素質(zhì)教育日益深化的今天，高校秘書(shū)必須要增強(qiáng)敏感性、預(yù)見(jiàn)性和超前性，具有見(jiàn)微知著的推測(cè)能力，善于把握客觀事物的發(fā)展規(guī)律，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變滯后服務(wù)為超前服務(wù)，對(duì)那些可能要出現(xiàn)的事物和即將出現(xiàn)的苗頭性問(wèn)題進(jìn)行科學(xué)地分析預(yù)測(cè)，及時(shí)提出新對(duì)策、新見(jiàn)解、新辦法，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策當(dāng)好“探索者”.

二是強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，更新無(wú)過(guò)即功觀念.過(guò)去，有的高校秘書(shū)人員認(rèn)為，高校秘書(shū)工作無(wú)過(guò)即是功，有功也不顯，這顯然是不正確的.這些同志責(zé)任心淡化，遇事繞著走，該管的不管，該干的不干，即使去管、去干，也不敢往前闖，缺乏獨(dú)立負(fù)責(zé)的精神.客觀地說(shuō)，干工作就難免出現(xiàn)差錯(cuò)，但最根本的是要看干不干、干多少，是真干還是假干.不干工作的人，當(dāng)然不會(huì)有什么差錯(cuò);反之，真正干工作的人，不可能不出差錯(cuò)，即使出現(xiàn)差錯(cuò)，也不應(yīng)埋沒(méi)其功.在大力推進(jìn)素質(zhì)教育的今天，更應(yīng)該堅(jiān)持正確的是非標(biāo)準(zhǔn)和功過(guò)觀念，倡導(dǎo)大膽、獨(dú)立、負(fù)責(zé)的精神，使高校秘書(shū)人員勇于開(kāi)拓創(chuàng)新，敢于挑重?fù)?dān)子，在本職崗位上發(fā)揮更大的作用.

2.3 提高素質(zhì)

秘書(shū)工作由人來(lái)做，秘書(shū)人員的素質(zhì)高低，直接影響工作的效率，這一點(diǎn)是人所共知的.高效率的工作，有賴(lài)于高素質(zhì)的人員，高效率的工作有助于改變秘書(shū)工作的被動(dòng)局面，因?yàn)槊貢?shū)人員的高素質(zhì)包括了這樣的一個(gè)寶貴品性，即對(duì)形勢(shì)和工作的預(yù)見(jiàn)性.這一品性是化被動(dòng)為主動(dòng)的關(guān)鍵素質(zhì)［3］.

眾所周知，我們正面臨一個(gè)大變革的時(shí)代，黨的十四大提出了加快開(kāi)放改革的號(hào)召，舊的整個(gè)體制全面地受到考驗(yàn)和挑戰(zhàn).其中合理的部分將被保留下來(lái)，納入新的體制中去;而不合理或不適應(yīng)形勢(shì)的部分，有待破除.一套新的完整的體制將在實(shí)踐中被發(fā)現(xiàn)、被建立、被完善.在這種形勢(shì)下，我們將“摸著石頭過(guò)河”，踏踏實(shí)實(shí)地在探索中前進(jìn).高校的管理、決策也同樣如此，在工作中，我們時(shí)刻都將面臨無(wú)先例、甚至可能是無(wú)參照體系的開(kāi)創(chuàng)性任務(wù).這是我們這一代人的歷史使命，也是我們這一代人的光榮和特色，歷史注定我們必須有所作為.作為領(lǐng)導(dǎo)參謀、助手的秘書(shū)，也必須帶上濃厚的開(kāi)創(chuàng)性色彩——為領(lǐng)導(dǎo)的開(kāi)創(chuàng)性工作，提供開(kāi)創(chuàng)性的服務(wù).

2.4 創(chuàng)新思維

高校秘書(shū)人員要有創(chuàng)新思維，要有開(kāi)拓進(jìn)取的熱情［4］.安于現(xiàn)狀、對(duì)事業(yè)漠不關(guān)心的人是不會(huì)致力于創(chuàng)新的.秘書(shū)創(chuàng)新思維的途徑很多，在實(shí)踐中常見(jiàn)的主要有以下幾種.

在探索中創(chuàng)新.在實(shí)踐中，困難和問(wèn)題往往是不可避免的.若消極被動(dòng)應(yīng)付就會(huì)形成阻力，若積極地探索解決問(wèn)題的新辦法，就能有效地促進(jìn)下作.對(duì)困難和問(wèn)題，從不同的角度，深入、具體、細(xì)致、系統(tǒng)地研究其原因、要素、內(nèi)在本質(zhì)的聯(lián)系和與外在環(huán)境的關(guān)系，探索解決問(wèn)題的新辦法，就能在創(chuàng)新思維中使問(wèn)題和困難得到解決.這樣，每當(dāng)解決一次困難和問(wèn)題，就能使工作向前邁進(jìn)一大步，使創(chuàng)新思維得到一次新的發(fā)展.

在綜合中創(chuàng)新.秘書(shū)在信息綜合、職能綜合中要做到:將有關(guān)情況、有關(guān)要素從新的角度，按照新的思路進(jìn)行新的思考、探求新的結(jié)構(gòu)、新的功能，按照客觀事物發(fā)展的趨勢(shì)，在實(shí)踐工作中采用新的方法或?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)提出富有新意的建議，從而促進(jìn)工作新的進(jìn)展［5］.比如，將群眾中的一些新的思路、新的經(jīng)驗(yàn)、新的建議進(jìn)行綜合，形成一套全新的方案，供領(lǐng)導(dǎo)參考.或?qū)?guó)內(nèi)外、歷史上出現(xiàn)過(guò)的對(duì)某一事物或問(wèn)題處理的措施和辦法進(jìn)行綜合，形成適用于本單位發(fā)展的新設(shè)想、新看法，供領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)拓思路等.

在適變中創(chuàng)新.當(dāng)客觀環(huán)境條件發(fā)生變化時(shí)，秘書(shū)不應(yīng)墨守成規(guī)、無(wú)所作為，而應(yīng)敏銳地觀察和思考環(huán)境條件變化的新特點(diǎn)、新趨勢(shì)、新要求，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)判斷、分析，并得出應(yīng)對(duì)的新辦法.此外，在秘書(shū)自身業(yè)務(wù)工作中，也應(yīng)適應(yīng)新環(huán)境變化，快速想出新辦法，有效地適變、應(yīng)變，在變化中尋求的新發(fā)展，在發(fā)展中進(jìn)行創(chuàng)新思維.

總之，秘書(shū)人員應(yīng)注重辦事的原則性和靈活性、工作開(kāi)展的預(yù)見(jiàn)性和處理事務(wù)的果斷性等能力的培養(yǎng)，不斷提高秘書(shū)人員的綜合索質(zhì)，推進(jìn)高校秘書(shū)工作的進(jìn)步.

3 結(jié)論

高校秘書(shū)工作具有特殊的地位和作用.要做好新形勢(shì)下的高校秘書(shū)工作，就要做到更新觀念、提高水平、創(chuàng)新思維，同時(shí)高校秘書(shū)人員要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)和高校體制改革及發(fā)展的要求，直面挑戰(zhàn)、敢于競(jìng)爭(zhēng)，在競(jìng)爭(zhēng)中不斷學(xué)習(xí)、不斷提高、不斷完善自己，才能更好地發(fā)揮應(yīng)有作用，更好地為教學(xué)改革和教學(xué)科研服務(wù).

［1］張建堂，唐弋.芻議新形勢(shì)下的高校秘書(shū)工作［J］.現(xiàn)代企業(yè)教育，2007(16):131-132.

［2］高玉林.淺談如何做好當(dāng)前高校秘書(shū)工作［J］.遼寧廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2003(3):65-66.

［3］佘麗莎.淺談高校秘書(shū)的基本素質(zhì)［J］.湖南醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào)，1999(2):91-92.

［4］姜新文.增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，高效優(yōu)秀服務(wù)［J］.秘書(shū)工作，1999(2):17-18.

［5］李潔，劉冬梅.創(chuàng)新思維在高校秘書(shū)工作中的運(yùn)用［J］.現(xiàn)代企業(yè)教育，2007(5):103-104.