如何建立高效出差管理制度

李文躍 李紅記

麥卡錫的 4P （即 Product，Price，Place，Promotion，中文意產品、價格、渠道、推廣）經典營銷理論從提出到今天已經50多年了，但依然歷久彌新地指導著各行各業的營銷工作，種子行業也不例外。就蔬菜種子行業的現狀看，由于知識產權保護意識較差，產品同質化、價格趨同化的現象十分普遍，所以想把蔬菜種子的推廣工作做好，就要最大限度地發揮營銷4P中的后兩P，即渠道建設和市場推廣與促銷的作用，而這兩項工作都要靠業務人員大量的出差時間來完成。那么怎樣才能充分利用有限的出差時間做好業務工作呢？建立完善的出差管理制度，調動業務人員的出差積極性，并提高出差效率就是一種行之有效的措施。

1 高效出差管理制度的設計原則

①最大限度調動業務人員的積極性。蔬菜種子市場絕大多數在縣鄉一級，交通、食宿等方面的條件都很差，業務人員常年在外會非常辛苦，因此在條件允許的情況下應該最大限度地提高業務人員的出差待遇，保證讓他們吃得好，睡得好，行得方便。除此之外，超過規定出差天數的，還要給予額外的出差補貼，這樣業務人員才愿意主動出差，公司的業務出差時間才會得到保證，出差過程中的工作效率也會大大提高。

②把制度設計成一種提高業務人員出差效率的工具。我們的許多制度都強調流程管理，出差管理制度也是一樣的，制度對出差前、出差中、出差后的每一個環節應當做些什么、應當怎么做都應有明確的規定。這樣出差管理制度就成了業務人員的出差寶典，在制度的指導下安排出差就可以少走彎路、達到事半功倍的效果。這種制度對于那些新入職的業務人員更加有效，可以幫助他們很快進入業務工作狀態。

2 做好業務出差前的準備工作

①業務人員出差前應詳細查閱目的地相關資料，如：蔬菜種植面積、種植模式、主栽品種、競爭對手、競爭產品、經銷商分布情況等。這樣可以大大提高出差的針對性，提升出差效果。

②盡量通過各種渠道了解目標經銷商的情況，做到有的放矢。向單位領導、同事、其他經銷商咨詢目標經銷商基本情況，如：客戶信息、客戶性格、客戶愛好、主銷品種、賬務往來等，擬出與客戶打交道應該注意的事項等。

③認真填寫出差申請表，交由主管經理審批并提出指導意見后交財務部門登記備案。出差申請表內容應包括：出差目的、出差線路、每個市縣的停留時間、出發時間、返回時間、所需費用、出差人員數、擬攜帶的試種樣品、宣傳材料及其他所需物品。

3 加強業務人員出差過程中的管理

①業務人員出差過程中每天務必拜訪一定數量的客戶或種植戶，并認真填寫市場調查表，調查表要求務必有被訪客戶或農戶本人簽名。業務人員每天還要詳細記錄當天的行程和業務費用使用情況，并及時認真詳細填寫出差日志卡，不得事后補填，同時要求業務人員定時向部門或公司領導匯報出差情況。

②根據工作需要遇到特殊情況需臨時改變原計劃出差路線或調整出差時間的，必須提前向部門和公司領導請示，獲得批準后方可調整，并要及時向財務主管備案。出差人員每天還要用出差地固定電話向財務主管手機打一次電話進行備案，以便公司了解業務人員的實際行程和安全狀況。

③在同客戶洽談業務過程中，正常情況下我們都要求按照公司既定的銷售政策進行，但是對于重要的戰略市場和戰略品種來說，按照公司銷售政策無法和客戶達成合作時，可以請示部門或公司領導對銷售政策作出調整。否則未經請示擅自做出決定給公司造成損失的，責任自負。

4 出差返回后的管理一樣重要

①業務人員出差返回公司后的首要工作是盡快處理出差過程中的業務事項。例如：回復出差中未能解答的疑問；及時給客戶郵寄示范種子；落實同客戶達成的初步購銷意向，爭取成交等等。

②業務人員返回公司后應及時就出差情況寫出書面總結，在規定時間內向部門或公司領導作出出差匯報，以便公司及時掌握當地市場情況，并根據工作實際調整銷售政策，最大限度地支持當地市場的推廣需要。

③及時報銷出差費用。業務人員持部門和領導審閱后的手續到財務部報銷時，財務主管在核對業務人員的電話后方可審核票據。未向財務主管電話匯報者按天次進行相應處罰。每月由財務部公布各業務人員的實際出差天數和每人月均業務費用評比情況，并由營銷中心公布上個月業務人員的出差考核情況，通報違反規定的人員和事項。

④公司督察部門對業務人員出差全過程進行監督和抽查，以保證出差制度得以完整地執行。若業務人員在出差過程中弄虛作假，除了不報銷出差費用外，還會受到通報批評，取消評優資格，扣減績效工資等處理。