高校教學秘書的角色定位與工作指導

高偉新

（中國防衛科技學院 文物系，北京 101601）

高校教學秘書的角色定位與工作指導

高偉新

（中國防衛科技學院 文物系，北京 101601）

在高等教育生態系統中，教學秘書是教學管理隊伍中最基層的一環，其工作質量直接關系到教學質量。為了適應高校深化教學改革、加快推進扁平化管理和教學秘書隊伍專業化建設的新形勢，教學秘書要以科學發展觀為指導，在工作中理清思路，找準定位，創新工作，促進學校教育教學工作又好又快發展。

高校教學秘書 角色定位 工作指引

教學質量和辦學特色是高校可持續發展的生命線與核心競爭力。教學秘書作為基層教學管理工作者，是教學管理的重要組成部分，也是高校教學管理工作的樞紐，在教學運行管理中起著至關重要的作用，其工作的優劣與整個學校的教學質量的高低存在高度的正相關關系。結合教學秘書的崗位職責，準確把握自身的角色定位及工作指引，全面加強自身建設，不斷提高履職能力和水平，是實現教學管理精細化、科學化和規范化的重要保證。

一、角色定位

角色定位是指在一定的系統環境下（包括時間），在一個組合中擁有相對的不可代替性的定位。人最怕的就是自己不認識自己。一個人、一個社會的人，尤其是一個職業的人，要時常問自己“我是誰”，在組織中扮演怎樣的角色。教學秘書與各行各業的秘書一樣，都在從事輔助性、服務性工作，只是服務對象和工作內容有所不同。作為院系領導的左右手、小管家和大掌柜，教學秘書的工作貫穿于教學全過程，涉及學校教學管理的方方面面，主要工作范圍包括組織教學、督促檢查、提供建議和管理檔案等四個方面。

二、崗位要求

基層是一切工作的落腳點。在工作上，教學秘書作為基層教學管理工作者，處在“神經末梢”，在行政上隸屬于院（系）一級教學單位，并接受教務處的業務指導。由于所在部門負責教學管理的領導通常是“雙肩挑”，既要全面主持所在院系的教學管理工作，同時又要承擔繁重的教學和科研任務，其中一部分領導干部在社會上還有其他兼職，所以教學管理的日常事務性工作基本都落到了教學秘書身上，這就決定了教學秘書必須是具備較高綜合素質的復合型管理人才，甚至是全才，主要體現在以下四方面。

（一）掄大錘

掄大錘，是抓落實的一種形象比喻，指在工作中既要真抓實干，又要一干到底。各項教育教學工作的開展，需要多方面的努力，尤其依托于教學秘書的有力執行。沒有基層單位和一線工作人員的落實，再完善的程序設計和制度安排都是紙上談兵。教學秘書作為本單位教學管理工作的具體組織者、實施者，是各項教學活動計劃、組織、協調、控制的第一責任人，其工作效果直接影響到學校的教學活動的順利開展和取得成效，由此可見，教學秘書需要具備較強的執行力。狠抓落實是教學秘書的首要任務。教學秘書在工作中必須遵循教育規律，嚴格按照學校的各項教學規章制度辦事，善于領會和貫徹領導意圖，嚴格落實教學常規，加大督促檢查力度，掄起實干的大錘，保證貫徹執行不走樣，不打折扣，才能夯出落實的實績，確保學校教學秩序正常運轉。

（二）彈鋼琴

彈鋼琴，在管理學上是統籌兼顧的代名詞。教學秘書身處基層，是連接上下、溝通左右，聯系內外的橋梁和紐帶，在工作上起著“串聯和并聯”作用。這要求教學秘書要具備良好的組織溝通協調能力，在日常教學運行管理中多從大局的角度，用發展的眼光來考慮和處理各種關系和事務。學會十個手指彈鋼琴，通過自己的積極協調、有效溝通，努力構建一個開放合作、良性互動的溝通網絡。同時還要及時化解部門間、人員間、事件間的不同矛盾與沖突，保障正常教學秩序。在工作中，教學秘書既要保持與主管領導和學院教務部門的經常性溝通，密切與同事（本部門教師和輔導員）之間的聯系，同任課老師（特別是外聘教師）、學生打交道，又要強化與學校其他職能部門（如學生工作和后勤保障部門等）和各院系的協調配合，積極與外校兄弟單位和行業企業建立友好合作互促關系，奏響一曲和諧動聽的鋼琴曲。

（三）出點子

教學秘書要利用自身良好的邏輯思維與分析能力為領導決策提供重要參考依據。學生是學校教學活動的主體，他們的學習貫穿整個教學過程，他們對所學專業的課程體系和任課教師的教學方式有著自己的看法和期盼。教學秘書工作在教學管理第一線，經常與教師和學生接觸和溝通，最容易與他們打成一片，在工作中要學會“一葉知秋”、“舉一反三”，善于發現問題、分析問題和解決問題。一方面應盡可能地幫助學生解決實際困難，尤其是專業學習上的煩惱。另一方面應主動傾聽學生對教學工作的意見和建議，了解他們的愿望和要求，及時收集匯總各類信息，及時掌握教學進展情況，及時發現苗頭性、傾向性的問題，及時找出薄弱環節，及時采取有針對性的措施，及時排除工作中的障礙和困難。同時向相關主管部門報告，不斷推進教學改革，提高學校教學質量。

（四）爬格子

坊間習慣把寫文章叫做“爬格子”。具備較強的文字與語言表達能力幾乎是當今職場人士的一項基本功和必備素質之一。在實際工作中，教學秘書不僅要能說會道，而且要能寫會記。一是起草教學文書的需要。在日常工作中，教學秘書需要根據教學管理的階段性任務和實際情況，起草一些教學文書，如請示、報告、通知、學期工作計劃或總結等。二是教學管理研究的需要。隨著工作時間的增加和業務的不斷深入，教學秘書會逐漸形成自己的工作思路和辦事風格，應當主動結合工作實際，不斷研究教育理論，不斷總結經驗方法，積極撰寫一些教學管理論文或文章，實現理論和實踐的對接。三是個人全面發展的需要。從目前高校教學秘書隊伍的人員構成上看，相當一部分人所從事的工作與所學專業關聯度不高。教學秘書在干好本職工作的同時，應根據自己的專業特長和興趣愛好，多作調查研究，多出學術成果，拓展自己的發展空間。

三、工作思路

管理學中有一句話：正確地做事很重要。同樣一件事，分配給不同的兩個人去完成，效果往往大相徑庭，在這當中工作經驗和方法起到了決定性的作用。這強調了工作方法的重要性。明白了這個道理，我們就不難理解為什么企業在招聘員工時總是習慣加注上“有經驗者優先”這樣的字樣或條款。“思路決定出路，成功源于方法”。在現實生活和工作中，方向有了，這時方法就比什么都重要。作為最基層的工作者和各項教學管理工作的具體實施者，面對紛繁復雜的日常事務，教學秘書要以科學發展觀為指導，在工作中總攬全局，突出重點，總結經驗，增強教學管理工作的針對性、靈活性、協同性和有效性。

（一）針對性

有的放矢，方能事半功倍。管理學上的“目標管理”和“二八定律”告訴我們工作有輕重緩急之分。教學秘書要重新審視自己的工作時間表，不能“胡子眉毛一把抓”，而要緊抓工作重點，盯住關鍵環節，把時間和精力優先投放在最重要的事情上，只有這樣工作才能達到預期效果。教學管理工作以學年、學期為周期不停地運轉，強調到什么時候做什么事情，有其例行性和規律性。每個專業的不同年級、每個學期的各個階段按照教學計劃周期性運行，不同專業、不同年級、不同階段的實際情況和工作重點不盡相同，需要摸清底數，有針對性地開展工作。期初的工作重點是全面檢查教學設備，維護正常教學秩序。期中則要把主要精力投放在教學運行監控上，保證教學進度和教學質量。考務及學生成績管理和教學檔案整理則是學期末的主要工作。以上這些重點工作教學秘書要心中有數，通過找準抓手，以點帶面的方式帶動整個教學管理工作健康有序運行。

（二）靈活性

“運用之妙，存乎一心”，這個“妙”，我們叫靈活性。世上沒有一成不變的東西，也沒有一蹴而就、一勞永逸的事情。教學秘書除了要處理日程性的事務外，在日常工作中還要見招拆招。其一是“亡羊補牢”，對錯誤和疏漏的彌補。教學秘書的日常事務瑣碎而繁雜，出現一些考慮不周全的現象在所難免，一些院系領導和教師也會由于各種各樣的原因出現失誤，這個時候就需要教學秘書盡早發現問題，快速作出處理，將不良的影響降到最低，全力保證教學工作順利進行。其二是“未雨綢繆”，對突發事件的處理。主要是一些與教學無關卻又能影響教學工作的事件，比如上級領導的突擊教學檢查，教師或學生出現教學或生活上的緊急事件，教學設備突然發生故障，等等，這都需要教學秘書平時多做功課，做好各種應急預案，問題出現時能及時妥善處理，維護正常的教學秩序不受影響。其三是“居安思危”，教學管理工作不能安于現狀。教學秘書要加強學習，勤于實踐，主動將現代教育理念、科學管理方法和工具應用到實際工作中，不斷提高工作成效。

（三）協同性

“人才培養，需要你我他”。人才培養是一個系統工程，需要各方面的共同努力。教學秘書處在教學管理工作的第一線，好比是一座“立交橋”、“一根針”，其作用不可小視。《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010—2020年）》強調教育首先要教會學生做人，高校教師的職責不僅僅是傳授知識和技術，教輔人員的任務也不單單是提供管理與服務，都應該成為學生全面發展的促進者。加強和創新人才培養，要同做好學生德育工作緊密結合起來，深入研究形勢和任務的發展變化對人才培養的新要求，積極探索加強和改進人才培養的新途徑、新辦法，把德育工作貫穿到教育教學與服務管理各個方面、各個環節，努力推動學校教書育人、管理育人、服務育人和環境育人工作取得新成效。教學秘書雖不直接參與教學，但可以利用工作中與學生聯系廣泛的特點在育人方面發揮積極作用。在工作中教學秘書要善于調動多方面的積極因素，嘗試改變影響教育效益的各個要素之間的組合關系，打造一個全員參與、齊抓共管的良好氛圍和環境，形成聯動育人合力，促進學校教育教學改革和發展。

（四）有效性

有效性是衡量教學秘書工作的最好標尺。教學秘書工作是教學運轉的神經中樞，某個環節稍有疏忽，教學過程就會出亂子，甚至引發教學事故，這就要求教學秘書充分認清自己在學校全面建設中的地位、作用和責任，把個人的前途命運和學校的改革發展聯系起來，把領導的信任和自己所擔負的責任聯系起來，在工作中胸懷全局，統籌兼顧，實施科學的管理和規劃，盡可能把問題想在前頭，把事情做在前頭，在狠抓工作落實上下工夫，在增強教學管理的針對性、靈活性和協同性上做文章，把各項工作做實、做細、做好，真正做到為學生服務、為教師服務、為教學服務。同時提倡在工作中思考問題、研究問題和解決問題，特別進行一些系統的、有深度的、有針對性的思考和研究。對經驗，則轉化為可操作的措施；對教訓，則拿出避免重蹈覆轍的對策。只有這樣，才能不斷推動和促進實際工作，不斷提高教學管理工作的有效性，為維護學校正常教學秩序，促進學校健康持續發展作出貢獻。

“上面千條線，下面一根針”，教學秘書身處一線，責任重大，使命光榮。在工作中要順應時代潮流，遵循教學規律，堅持改革創新，狠抓工作落實，一以貫之走內涵式發展道路，爭當教學管理的行家里手，推動本單位乃至整個學校的各項工作不斷向前發展。

［1］張曉梅，賴劍明.高校院系教學秘書的素質和能力探討［J］.教育與職業，2007，（18）.

［2］徐慶.高校教學秘書隊伍現狀與建設的思考［J］.文教資料，2009，（35）.

［3］陸瑜芳.秘書學概論（第二版）［M］.上海：復旦大學出版社，2006.07.

［4］周三多.管理學［M］.北京：高等教育出版社，2010.02.

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