精細化管理在物資采購質量管理中見微知著

中國石油化工股份有限公司洛陽分公司 吳 越

精細化管理在物資采購質量管理中見微知著

中國石油化工股份有限公司洛陽分公司 吳 越

“天下大事，必做于細。”

精細化作為現代工業化時代的一個管理概念，最早是由日本的企業在20世紀50年代提出的。當前精細化管理的理論已經被越來越多的企業管理者所接受，因為它能以最經濟的管理方式獲取最大的效益，達到企業可持續發展的目的。如果管理的每一個步驟都精心，每一個環節都精細，那么做的每一項工作可能都是精品。

精心是態度，精細是過程，精品是成績。

精細化管理的目的就是把大家平時看似簡單、很容易做的事情用心、精心地做好。“認真做能把事情做對，用心做才能把事情做好”。

物資質量控制是指為使合同標的物（交付的物資、技術、服務等）達到合同約定的質量要求，采購部門所采取的各項管理活動。物資供應工作的首要目標是保證安全供應。物資質量是企業本質安全的重要組成部分，直接關系到企業的生產安全、財產安全和職工的人身安全。保證物資質量的本質就是杜絕有質量問題的物資進入裝置現場，實現安全供應的目標。

石油石化行業具有連續、全天候生產的特點，裝置設備處于高溫、高壓、高腐蝕狀態，介質易燃、易爆、有毒。采購物資是否達到質量要求，直接關系到企業的本質安全。物資供應必須牢固樹立質量意識，把安全供應放在首位，從需求產生到物資采購和使用的全過程，嚴格把好物資質量關。

據統計，產品質量缺陷的20%～25%是由于不合格的采購物資造成的；可見，采購物資是企業產品的組成部分，是企業整個質量管理體系的一個不容忽視的重要環節。而產品質量的優劣，在很大程度上取決于采購物資質量的高低。

精細化管理是一種先進的管理文化和管理方式。精細化作為現代工業化時代的一個管理概念，最早是由日本的企業在20世紀50年代提出的。“天下大事，必做于細。”當前精細化管理的理論已經被越來越多的企業管理者所接受，因為它能以最經濟的管理方式獲取最大的效益，達到企業可持續發展的目的。如果管理的每一個步驟都精心，每一個環節都精細，那么做的每一項工作可能都是精品。精心是態度，精細是過程，精品是成績。精細化管理的目的就是把大家平時看似簡單、很容易做的事情用心、精心地做好。“認真做能把事情做對，用心做才能把事情做好”。

立足管理 注重細節

采購物資質量控制貫穿于物資的設計選型、合同簽訂、加工制造、運輸及倉儲和安裝調試等采購供應全過程各個環節。在做好需求計劃提報、把好供應商選擇關、合同簽訂關的基礎上，合同簽訂后要做好質量控制工作。質量控制的內容主要有：原材料與外協件的質量控制、制造過程中的質量監督、出廠檢驗與驗收、到貨物資檢驗與驗收等。在具體工作中，大力推行精細化管理，主要的一些做法是：

1、建章立制，整改規范，夯實物資質量管理基礎

將物資驗收的組織、管配件的專業驗收、隨機資料管理、質量問題的處理等歸口一個部門，并明確了崗位職責和崗位工作標準，配備專職管理人員，實行質量管理分段管理。制訂《物資供應質量管理規定》、《物資供應質量管理實施細則》、《直達現場物資驗收管理辦法》、《物資質量理化檢驗操作規程》、《進口物資質量驗收管理辦法》、《隨機資料管理辦法》等制度,從而形成了質量管理專業化、常態化，為進一步加強全過程質量管理，確保安全供應打下了堅實的基礎。

2、細化責任，狠抓落實，強力推進“四制”管理

制度的完善明確界定了各部門的職責范圍，規范了質量管理工作，形成了質量問題由專職業務科室專門管理的機制，為確保采購物資質量打下了良好的基礎。日常工作中，狠抓制度的落實，質量管理做到“四制”：一是聯合驗收制。凡是簽訂有技術協議及合同額度較大的物資，到貨后組織機動、工程、使用單位、技術協議簽訂單位等共同進行開箱檢驗，填寫質量驗收單，對檢查出的問題督促供貨單位限期整改。為了確保進口物資質量，要求供應商供貨時必須提供原產地證明、報關單等資料。二是質量周報制。每周將物資開箱驗收、配件理化檢驗及安裝調試、生產運行中的質量問題及處理情況進行匯總，編制質量周報。三是質量問題通報制。出現供貨質量問題時，及時向供應商發質量問題通報函，要求其查明原因、制定整改措施，并進行書面函復。同時在同類別供應商中擴大質量通報范圍，避免同類問題再次發生，舉一反三防范質量問題。四是質量連帶考核制。質量問題出現后，除對供應商進行考核外，還對相關的業務科室進行考核，促使業務人員從思想上高度重視采購質量，確保質量工作事事有人管、人人有專責、辦事有標準、考核有依據。

3、關注熱點，源頭治理，提高物資質量監管能力

一是不定期召開供應商質量管理座談會，向供應商宣貫企業質量要求及出現質量問題的懲罰措施，使供應商準確掌握企業的質量管理目標和相關管理規定，共同把好物資采購質量關。二是對于質量問題發生頻率高，反復出現質量問題的物資，我們不僅僅是就問題處理問題，而是從源頭上查找，分析產生質量問題的根源，并采取相應措施，從根本上解決。

案例：2010年上半年木托盤數次出現質量問題，采購及質量管理人員數次到生產廠家進行現場考察，會同相關部門進行調研了解情況。經多方調查，了解到頻繁發生木托盤質量問題的主要原因有：實際承載量大幅增加，進貨質量標準沒有及時修訂，加上木材市場漲價、生產廠家使用邊角料、質檢體系不完善、入廠檢驗把關不嚴、產品長途運輸中反復顛簸等等。為了從根本上解決問題，首先建立了木托盤每周抽檢制度，規定每周質量檢驗員與采購員一起對木托盤進行抽檢，不合格產品堅決退貨。加大對供應商的考核力度，向供應商發質量問題通報函，明確要求其使用合格原料、健全質保體系、標注產品批號、指定專人負責質量把關，達到質量問題可追溯的目的。每次交貨木托盤如出現退換情況，每次按數量進行相應的經濟處罰，結賬時予以扣除貨款。針對車間包裝重量增加的實際情況，協調技術質量處修訂完善了驗收技術條件。加強與車間的聯系，要求車間加大日常入廠前的驗收力度，每月定期上報驗收記錄。由于新的驗收標準造成一定的成本增加，加之市場原料漲價因素，采購部門在與供應商洽談框架協議采購過程中給予了充分的考慮。

通過開展上述一系列扎實有效的工作，目前木托盤的質量有了根本改變，這與我們新制訂的相關質量控制手段有著密不可分的關系。

日清日結 完善記錄

物資采購質量管理工作中推行的精細化管理就是落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，確保每一個管理者人到位、職盡責。并通過建立具體的工作臺帳，實現發現問題及時，糾正問題快捷，工作日清日結，保證了質量問題的有效解決。主要臺帳記錄及其作用有：

1、《質量管理周報》

將每周到貨物資開箱驗收、配件質量理化檢驗及質量問題處理等情況歸納匯總，向部門領導及業務科室定期通報，形成人人關心質量問題的氛圍，培養業務科室在采購業務中的質量意識。

2、《物資質量檢驗報告單》

對簽訂有技術協議的物資組織開箱檢驗，每批物資都在《物資質量檢驗報告單》上做了詳細的檢驗記錄。對于開箱檢驗中出現質量問題但讓步入庫的物資，采購員督促供應商在限定時間內整改并及時將整改結果通知質量管理員以便在質量驗收記錄中對相關問題進行消項。作為物資采購部門負責采購物資質量驗收的歸口管理部門，除了做好必檢及附有技術協議物資的質量驗收之外，對于驗證放行和直達現場的貨物，嚴格執行相關制度，密切保持與倉庫及使用單位的聯系，確保不合格物資堅決不入庫。對于使用過程中用戶反應的質量問題我們更是投入了極大的精力，仔細分析原因，查找漏洞，協調各方，力爭在最短的時間內將問題從源頭上徹底解決。

3、《配件理化驗收報告單》

對到貨管配件進行幾何尺寸和理化檢驗，定性、定量進行分析，出具配件理化驗收報告單,把好入庫源頭關。

4、《質量問題通報函》

出現供貨質量問題后，在第一時間內向相關供應商發出質量問題通報函，要求其立即處理，同時查明造成質量問題的原因，由法人簽字做出整改承諾，避免類似質量問題再次發生。質量問題通報函是做好供應商管理的一項重要工作，它的執行可以有效地督促供應商完善質量管理機制，確保出廠前的質量驗收，降低出現質量問題的風險。

見微知著 把握趨勢

精心是態度，精細是過程，精品是成績。精細化管理就是要有見微知著的能力，善于把握趨勢，通過分析判斷，歸納出現質量問題的原因，并有針對性地采取相應措施：

譬如制造商質量體系不健全，外購原材料把關不嚴。象干氣密封控制系統管道短節出現裂紋質量問題，即為廠家外購不銹鋼管質量把關不嚴造成的嚴重質量問題。再如制造過程中質量控制不嚴格，如木托盤及BOPP紙管等，廠家質保管理體系不健全，造成尺寸不達標，強度有缺陷等質量問題。

還有，設備性能試驗、出廠調試等過程把關不嚴，如進料泵配套的電機，現場安裝中發現電機軸前后串動大，經分析為制造過程中沒有仔細核對圖紙，前后內風扇裝反，而電機屬于常規產品，出廠時未做型式試驗，沒能及時發現風扇裝反，造成電機定子溫度高、軸向串動大的質量問題。

針對這些問題采取相應措施：

1、加強采購全過程質量管理

首先，明確各部門的質量職責，建立相應的質量控制程序 。采購質量并不僅僅是采購部門的事，還與設計技術、質量管理、檢驗以及企業上層管理等部門有關。因此，應結合企業實際情況，商討、分析、明確質量職責，在此基礎上進行分工。其次，嚴格把好質量檢驗關。采購物資到貨驗收與檢驗，是把好采購質量的重要關口。質量檢驗人員應熟知采購標準、試驗方法、質量評定規程，對于新標準，應認真宣傳貫徹，弄懂其技術原理，應按照采購標準中規定的取制樣方法取制樣，確保選取樣品的代表性，按照采購標準的試驗方法標準的各項要求，對采購物資進行檢驗，并將檢驗結果與采購標準中技術指標進行比較，做出合格與否的判定，根據檢驗結果簽發合格證明。再者，加強不合格品的控制。發現不合格品及時記錄在案，并采取標識、隔離、評審、處置、預防等措施，做到對不合格品及時跟蹤、處理得當。

2、對供應商實行動態管理

選擇供應商是質量保證的源頭。對供應商應進行審核,實行動態管理,建立供應商檔案,定期排序,從而保證產品質量。如定期對重點物資供應商就進貨質量合格率、抽檢合格率、供應商準時交付率、質量檢驗報告準確及時性、售后服務等內容進行考核評分排序，考核評分排序的主要目的是評估供應商的質量及綜合能力，以及為是否保留、更換供應商提供決策依據。

首先，及時掌握供應商生產狀況的變化。由于企業內外部環境的變化，供應商的生產狀況必然也會隨之變化。采購部門要對其產品設計或結構上的重大變化、制造工藝上的重大變化、檢驗和試驗設備及規程方面的重大變化等信息要及時掌握，主要是弄清對產品質量的影響，以便及時掌握供應商生產狀況，杜絕供貨中斷，保證生產的連續性。其次，重要設備駐廠監造及例行檢查。采購方可根據實際情況派技術人員或專家對供應商進行定期或不定期的監督檢查。主要監督檢查對方合同的執行情況，重點監督檢查采購物資的質量情況。通過監督檢查，有利于全面把握供應商的綜合能力，及時發現其薄弱環節并要求其改善，從而從體系上保證了供貨質量。重要物資委托第三方檢驗方派出到制造廠進行監造的人員應認真負責，嚴格按照技術協議要求進行質量驗收，確保質量合格；出現質量問題后，應依據委托協議相關規定，對其進行嚴格考核，追究責任。第三，加大處罰力度，督促供應商嚴把出廠檢驗關。為了督促供應商加強質量管理，提高產品出廠檢驗力度，建議修訂有關質量管理規定，推行不合格品退換貨扣款制度。第四，管好供應商的供應商。加強對外協外購廠家產品質量的控制，確保原材料合格；除了要執行相應的控制程序外，還要加強對外協外購廠家生產過程的監督，尤其對那些還沒有較完整的質量保證手段的供方，需積極地督促他們建立起完善的質量保證體系和手段，不斷地將外協外購產品的使用情況與生產廠家進行溝通，一旦有質量問題，促使他們采取相應的措施，并對措施的有效性進行驗證。

3、于細微處見精神

搞好質量工作是企業永恒的主題。面對越來越多、越來越強的競爭對手，企業不僅要不斷地的進行精細化管理的推進工作，還要不斷地利用精細化優勢來將自己作強作大。精細化管理是以精細操作和管理為基本特征，通過提高員工素質，克服惰性，降本減耗，協作管理，從而提高企業整體效益的管理方法。在采購物資到貨質量管理過程中深化精細化管理是一個長久的工作，物資供應部門只有不斷地深化精細化管理，提高應變能力，做到“安全、及時、經濟”,才能為企業安穩長生產提供有力的保證。

吳越 ，男(1966-)，翻譯，主要從事石油化工物資采購的質量管理及進口物資減免稅、海關通關、商檢報檢等工作。