網絡環境下高校照片檔案數字化管理初探

朱春巧

（惠州學院綜合檔案室，廣東惠州516007）

網絡環境下高校照片檔案數字化管理初探

朱春巧

（惠州學院綜合檔案室，廣東惠州516007）

照片檔案是檔案中的一個重要組成部分，在網絡環境下，高校照片檔案的管理現狀已不能更好地服務于高校的教學、科研、管理等工作。針對數字化管理的優越性，應積極采取相應的對策盡快對照片檔案進行數字化管理，以保證高校檔案工作均衡發展。

照片檔案；數字化；管理

隨著網絡時代現代技術的廣泛應用，高校檔案工作也得到了長足的發展，其文字檔案正在向著數字化、信息化方向快速發展，但是不少高校的照片檔案卻仍然沒有走出被忽視、甚至被遺忘的困境。與文字檔案相比較，集真實性、直觀性、形象性、生動性、時代性于一體的照片檔案，較之文字檔案以更為感性的方式發揮著記憶歷史、再現歷史、傳承文明、傳播文化的功能[1]。因此，高校照片檔案記錄和反映高校教學、科研、管理等工作及各項活動，有著文字檔案不可替代的作用。在網絡環境下，作為高校檔案工作弱項的高校照片檔案工作亟待加強，以保證高校檔案工作均衡發展，更好地服務于高校的教學、科研、管理等工作。筆者分析了高校照片檔案管理的現狀，指出了網絡環境下照片數字化管理的優越性，結合這幾年整理照片檔案的實踐體會，提出了數字化管理的對策，旨在拋磚引玉，共同探討，促進高校照片檔案工作的建設和發展。

一、高校傳統照片檔案管理現狀

長期以來，高校檔案工作處于被忽視的地位，高校檔案管理體制不健全，檔案意識不強，檔案管理經費投入少。所以，高校檔案管理人員的精力和管理經費都放在文字檔案的數字化建設上，對照片檔案無暇顧及，致使照片檔案管理混亂，傳統的紙質照片還沒有形成規范的管理模式，隨著數碼攝影技術的發展，又產生了大量數碼照片，不但沒有做到及時歸檔，開發利用也不夠，數字化建設、構建高校照片檔案數據庫更是無從談起。具體情況如下。

1.檔案意識薄弱。由于照片檔案意識不強，不少反映黨政重大事件、教學、科研、實踐等活動的照片檔案沒有及時收集整理，散落在活動組織部門或是遺留在攝影者手中，因不具備保管條件與保管意識，造成照片檔案被損壞或被遺失，成為不可挽回的檔案損失。

2.收集整理滯后。由于照片收集整理不及時、不規范，不少年代久遠的照片既沒有底片，也沒有文字說明；照片的內容、時間、地點、人物、拍攝者等已無法回憶和認知，不但整理起來非常棘手，其保存利用價值也被人為降低。

3.管理制度不健全。由于檔案管理制度不健全，制度落實不到位，照片檔案存在各職能部門分散保管和個人保存現象，具有較強時效性和特殊歸檔要求的照片檔案無法收集歸檔，統一管理難以實現。

4.保管條件不達標。由于經費投入不足，高校檔案庫房建設簡陋，防潮、防高溫、防塵、防光、防磁化等保護功能低，因而達不到照片檔案所要求的較苛刻的保管條件。造成照片檔案的褪變失真，嚴重危及其使用壽命，或造成光盤退化，數碼照片被毀壞。

5.服務利用困難。由于高校照片檔案管理不到位，整理不規范，造成其服務利用的困難。或是查找不到，遺失了；或是保管不好，霉變了，毀壞了；或是無文字說明，內容不詳，無法利用。此外，已存檔的照片借出使用后，一旦收不回來就無法彌補。高校照片檔案因自身建設狀況所限，在服務學校中心工作、服務社會文化建設和文明建設方面都有待加強和完善。

二、高校照片檔案數字化管理的優越性

高校檔案部門經過多年的發展和努力，已經積累了大量反映學校歷史發展與變遷、具有收藏和保管價值的照片檔案。作為一種記錄歷史的載體形式，它生動、詳實、形象地記錄了學校的發展歷程。隨著時間的推移，這些照片檔案的重要性和保存價值也日益凸顯出來。而目前高校在照片檔案的保管與檢索利用等方面存在著許多不足之處，影響了照片檔案的質量，限制了其價值的充分發揮。

數碼照片是指用數碼相機、掃描儀等設備獲得的，以數字形式存儲于計算機中，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在網絡上傳送的靜態圖像文件，它主要有如下幾個特點。

1.可選擇性編輯。攝影人員可在第一時間對所拍攝的數碼照片進行比對、挑選，將不滿意的照片隨時刪除并重拍，并可借助于計算機進行后期的圖片編輯、調整。收集歸檔人員也可根據立卷歸檔的要求進行刪減和編輯，以達到最佳的保存效果為止。

2.便于存檔和檢索利用。數碼照片拍攝完成后，在計算機上經過一系列的整理、加工、編輯和合成，并加以文字說明和信息著錄后，就可以把作為存檔材料存在計算機上，并可刻錄成光盤進行保存。工作人員還可利用高校的校園網絡，將存儲于計算機中的數碼照片快速傳輸給同一局域網中的多臺計算機，一旦有使用需要，檢索查閱起來十分方便，大大的節省了利用者的時間，從而擴展了數碼照片的使用者范圍與應用面。

3.不褪色不變形。數碼照片只要存放到了計算機磁盤或光盤上，就可以長期被保存，不褪色、不變形。

三、高校照片檔案數字化管理的對策

照片檔案更為直觀記憶歷史、再現歷史的功能，使高校照片檔案在高校教學、科研和管理等工作中的重要作用不容忽視。因此，在網絡環境下的高校檔案工作者更要科學地認識和對待高校照片檔案管理中存在的問題，積極采取相應的對策，規范照片檔案的管理，并及時做好照片檔案的歸檔工作，而后再進行數字化處理，構建高校照片檔案數據庫，以應對照片檔案信息資源共享。

（一）加大宣傳力度，提高檔案管理意識

高校檔案工作者本身應重視照片檔案工作，努力做好照片檔案的收集、整理、歸檔及開發利用，以保證高校檔案工作的均衡發展。但是，要做好高校檔案工作，僅檔案管理部門之力難以推動。因此，檔案工作者要加強宣傳力度，擴大檔案工作在學校的影響，增強學校師生的檔案意識，特別要提高學校領導的檔案意識，爭取領導的重視，營造良好的檔案工作氛圍。并利用照片檔案直觀性、形象性、生動性的特點，舉辦校史展覽、校園文化展示等活動，大力宣傳照片檔案的價值和重要性，把照片檔案這一概念植入高校師生的意識中，爭取學校各職能部門、廣大師生的支持，因為現在大部分高校的各項活動都由學生參與拍攝，很多照片都是由學生新聞攝影社提供的，所以我們應該每學年最少給新聞攝影社的學生們開一次講座，講解怎樣獲取重要的相片和怎樣進行歸檔保存，這樣檔案部門才能收集到有歷史價值的照片。

（二）健全管理體制，構建收集管理網絡體系

高校要規范照片檔案的管理，改變混亂狀態，就要根據國家的《檔案法》、《照片檔案管理規范》等檔案法規，結合學校實際，制定照片檔案管理制度或辦法，明確管理體制與管理原則，明確照片檔案歸檔要求，明確照片檔案歸檔范圍，明確照片檔案兼職管理人員職責，構建照片檔案的收集管理網絡體系，保證高校照片檔案的收集及時、齊全、完整、系統，從而做好照片檔案的保管利用工作，有效地為學校的各項工作提供服務。在網絡環境下，高校檔案工作者更是要制訂數碼照片檔案管理規范，做好數碼照片的收集、整理、歸檔和保管工作。

（三）增加人員配備，提高檔案管理人員素質

高校檔案管理工作跟不上時代的步伐是普遍現象，這是由于領導重視程度不夠，導致人員配備不到位，檔案管理專職工作人員不夠，很多高校都只能通過聘請學生勤工儉學或聘請臨時工來幫忙完成日常的檔案管理工作；在編的檔案管理工作人員也很少是檔案專業出身，使得檔案管理人員的基本素質得不到保證，特別是現在處于網絡環境下，對管理人員的素質要求更高，不僅要有檔案專業的知識，還要求有計算機編輯、管理、維護的知識；所以不僅要增加人員配備，還要對現有的檔案管理人員定期進行各項業務培訓，讓他們掌握應有的現代化管理技術知識，提高他們的各項業務素質，只要有了相應的計算機管理水平才能對數碼照片進行后期的再編輯處理等工作，這是建立照片檔案數據庫，進行數字化管理的前提。

（四）建立照片檔案數據庫，進行數字化管理

照片檔案通過圖像掃描技術換成數字文件后，如果不對這些數字化的信息資源及時進行結構化的組織，而是隨意地存儲在計算機的硬盤上，那么采集到的數字化檔案信息就像一盤散沙，雜亂無章，沒有頭緒。為此，必須建立照片檔案數據庫，將數字化的檔案信息有序存入數據庫房。以便于信息的管理、傳輸和開發利用。數據庫的建立是照片檔案數字化管理的關鍵，數字化照片檔案管理立卷歸檔主要辦法有以下幾點：

1.建立照片檔案數據庫。照片檔案數據庫一般按照類別管理較為科學，以我院為例，照片檔案數據庫包括：校重大活動類、校領導活動類、視察參觀類、校園建設類、教學科研類、學生活動類、治安保衛類、統戰校友類、工會活動類、體育運動類、藝術類、獎勵類、人物類等十三大類。首先要對已分類立卷的紙質照片檔案進行掃描或重拍，其次是對近幾年的數碼照片進行收集、整理立卷，然后將照片所包含的內容信息錄入電腦，如反映照片的事由、時間、地點、人物、攝影者等詳細要素，這對檔案自動檢索系統和檔案信息網絡化起著決定作用。為了便于檢索利用，還應建立目錄數據庫，將照片的題名、檔號、類別、攝影者、時間等要素錄入檔案管理系統，只要利用者登錄檔案管理系統就可根據照片的某一信息內容查詢到所需要的照片，然后再在電腦上找到存儲的照片進行編輯利用。

2.妥善保存好照片檔案數據庫。為了長久保存和數據安全，除了用相冊保存一套外，同時為了防止電腦病毒的感染，應該將已完成的數據刻錄成光盤，以光盤形式存儲[2]；也可以選擇移動硬盤再多存一套來進行多重保護。刻錄好的光盤要妥善保管，裝進盤盒(或盤包)，寫上說明。有條件的學校可以購買防磁柜把光盤存放其中，否則要盡量使庫存房的溫度保持在20攝氏度左右，并定期做好光盤的維護工作。只有將所錄入的照片檔案數據妥善保管好了，照片檔案數字化管理才能暢通無阻地進行下去。

（五）增加經費投入，改善保管環境

由于照片檔案載體的特殊性，照片檔案的保管條件要求高，當前高校檔案庫房、檔案柜等硬件建設根本達不到照片檔案的保管要求。因此，檔案工作者要結合實際，創造條件，做好當前照片檔案的保管。如采用良好的檔案裝具，控制好庫房的溫濕度，盡力做好防光、防磁、防水、防潮、防火、防有害氣體等措施，改善照片檔案保管環境，并及時對照片檔案進行殺菌處理，以延長照片檔案保管壽命。另外，檔案工作者要向領導爭取增加經費投入，加強硬件建設，按照片檔案保管要求設置專室或配備專柜，以便照片檔案的長期保管。

（六）強化服務意識，積極開發利用

高校照片檔案的價值體現在為學校中心工作服務，為社會文化建設和文明建設服務。高校檔案工作者，要強化服務意識，開展主動服務。高校照片檔案在經過數字化處理后，利用者就可以通過計算機網絡按照數碼照片歸檔的程序檢索到所要的相關內容，既能使利用者得到與原件具有相同質量的數碼照片信息，又不破壞原件，這有利于實現數碼照片檔案的信息交流、資源共享，提高數碼照片檔案的使用效率，促進數碼照片檔案信息的進一步開發利用，為高校實現檔案管理的規范化、現代化打下基礎[3]；在本校教學、科研、管理及學校發展的服務過程中才更能體現出它的價值。2008年我校為慶祝學校興辦高等教育30周年，編輯制作了紀念宣傳畫冊和圖片展覽展示，我們檔案室為這次圖片展的順利進行提供了大量詳實的各個歷史時期珍貴的照片，做出了重大的貢獻。2010年我校又開始籌建校史館，我們檔案室的工作人員都積極主動參與各項籌備活動，校史館要利用到的大量歷史圖片也是要出自我們檔案室，我們作為檔案管理人員，能為學校的大型活動出點力，應該感到光榮和驕傲，也說明我們幾十年的檔案工作沒有白做，從中能體會出我們檔案工作的價值。

四、小結

總之，高校檔案工作是學校各項活動和工作成效的客觀見證，它能為學校當前和今后的各項工作提供依據和借鑒，是學校工作中不可缺少的重要工具和手段。特別是高校照片檔案建設和管理，是學校檔案工作的重要內容之一，在學校各項事業的發展中起承前啟后的作用。因此，我們在檔案工作實踐中應不斷積累經驗并完善照片檔案建設與管理，為高校教育事業的發展做出應有的貢獻。隨著時代的發展，高校檔案部門應以“檔案信息化”、“利用網絡化”為導向，構筑高校檔案信息網絡平臺，堅持面向師生員工、面向社會、面向未來提供全方位、多層次的照片檔案信息資源共享與服務。只有這樣，才能使網絡環境下高校照片檔案進行數字化管理，使這項充滿生機與活力的事業更好地為廣大師生員工服務，為學校的發展開發好利用好寶貴的信息資源[4]。

[1]張彤.淺談照片檔案的歷史記憶與再現功能[J].檔案學通訊，2003（5）：93-94.

[2]胡碩平.高校照片檔案的數字化管理[J].藝海,2007 (4)：135-136.

[3]吳定宣，周華青.高校照片檔案的規范化管理[J].蘭臺世界，2009（6）：18-19.

[4]李素華，濮永革.高校照片檔案管理數字化芻議[J].浙江檔案，2003(3)：19-19.

Digitalizing the Management of Photo Files in the Cyber Environment of Higher Education Institutions

ZHU Chunqiao
(File Department,Huizhou University,Huizhou,Guangdong,516007,China)

Photos are important parts of college files.In the present net environment,the management of picture files in many colleges cannot serve the education,research and administration of institutions well.With advantages of digital management,digitalizing the management of picture files should be applied as soon as possible to guarantee a stable progress.

photo files;digitalization;management

G250.71

A

1009－8445（2011）03－0087－04

（責任編輯：禤展圖）

2011－03－15

朱春巧（1968－），女，廣東和平人，惠州學院綜合檔案室館員。