淺析檔案信息在高校管理中的作用

王婭

（西安財經學院 綜合檔案室，陜西 西安 710121）

隨著我國高等教育改革的日益深化，高校作為相對獨立的辦學實體，其擁有的辦學自主權也越來越大，面向社會參與競爭謀求生存和發展的風險及機遇也越來越多。在這種形勢下，檔案信息在高校管理工作中作用極大，可以說，高等學校管理水平的高低，改革與發展的進程等在很大程度上取決于獲取信息的數量和質量，取決于信息的收集、傳遞、加工、反饋和利用。

一、高校檔案信息資源開發的重要性及種類

所謂檔案信息是指用文字、聲像、圖表、印刷品、電子信息、數據庫等手段記錄于一定物質載體上的信息。高校檔案館是學校信息的聚集地，它以學校行政管理、教學、科研等知識信息的接受、分析、篩選、傳播為工作環節，又將這些信息通過加工，服務于學校的管理、教學、科研等各項工作。

（一）檔案人員對檔案信息資源的開發利用

檔案人員對檔案信息資源的開發利用是整個檔案工作的目的所在。鄧小平同志關于“開發檔案信息資源，服務四化建設”的指示，為我們新時期的檔案工作者進一步解放思想、轉變觀念、拓寬思路、努力開創檔案工作的新局面指明了前進的方向[1]。要最大限度的開發檔案信息資源，為高校的現代化建設和發展服務，為高校的中心工作服務，為領導的決策提供有力證據，來最大限度的滿足高校各個方面利用檔案信息資源的需要。要有針對性地編制出科學合理有利用價值的檔案信息，使其在高校建設的各個方面發揮最大的效率。

（二）開發不同種類的檔案信息滿足高校發展需要

檔案信息開發是高校發展的重要資源，應重點把握重點資源進行開發利用。（1）對教學類檔案信息的開發有：歷年來高校招生情況的匯編；歷年來專業設置的文件匯編；申辦碩士點、博士點的文件匯編；歷年畢業生分配情況的文件匯編；各專業歷年來形成的優秀論文匯編等；（2）科研類檔案的信息開發有：教師及管理人員申報的科研項目標題匯編；獲省部級以上優秀科研成果獎的論文匯編；對歷年來個別層次獲獎情況的目錄匯編等；（3）對黨群、行政類檔案信息的開發主要有：歷年來科級、處級、院級領導任職任免文件的匯編；對歷年來先進工作者，優秀教師的事跡材料進行匯編；對上級批準、撤銷、恢復學校的一些重要文件匯編；編寫歷年學校發生重大事件既大事記；（4）基建類檔案信息的開發主要有：對建校開始至今的所有建筑物從實物照片、名稱、建設時間、投資情況、承建單位等情況進行匯編；對上級有關基建的批文進行匯編，等等。

二、檔案信息資源在高校工作中的作用

（一）檔案信息資源為領導決策提供借鑒和重要依據

檔案信息資源為領導決策提供借鑒和重要依據。使各級領導能夠進行科學決策，也能夠為高校的管理工作提供借鑒和依據。當領導進行一項重大決策，不僅需要政策的依據，而且還要深入研究本校的現狀、歷史等各方面的狀況，檔案信息則在這方面提供了寶貴的資料，發揮著不可估量的作用。

（二）利用檔案信息資源對高校師生進行宣傳，為高校管理提供精神動力和思想保證

1.充分開展利用檔案信息資源所具有的歷史憑證作用，在廣大師生中廣泛進行愛國主義、集體主義、社會主義以及國情教育，是促進社會主義精神文明建設的有效形式，是繁榮社會主義文化，提高文化質量，促進先進文化的極好教材。借助檔案的原始性、真實性、直觀性的特點。對師生進行校史和校情教育，依據檔案信息能夠全面了解和掌握一個高校的歷史發展、教學、科研、管理、建設等方面的建設成就。尤其是在教學、科研方面的成績能夠激發廣大師生愛校、愛學習、熱愛本職工作的熱情，極大地調動師生投身教學、科研的積極性、主動性和創造性，推動高校的發展。

2.利用檔案資源對外宣傳的作用。通過舉辦檔案陳列、展覽、學報等新聞媒體公布檔案信息。編輯出版畫冊、制作音像制品、拍攝影視片等手段進行對外宣傳。讓社會、考生了解學校，對引進人才、擴大生源、加快學校發展進程，提高學校的知名度都將發揮巨大的作用。

3.利用檔案信息資源，開拓校友資源，以典型感染人，以先進鼓勵人，以成功激勵人，以經驗啟發人。優秀校友的成長歷程具體生動，令人信服，容易感染、鼓勵在校學生，對在校學生提供了親近的學習榜樣。

4.利用檔案信息資源服務于學校各項工作。在參與學校本科教學水平評價、創建“省級精神文明校園”、“依法治校示范校”工作中，收集齊全有關本校的榮譽檔案、實物檔案、聲像、照片檔案等、匯編反映學校教學科研成果的優秀論文集、優秀成果匯編、大事記、年鑒等各種資料、制度匯編等，這些檔案材料不僅能激勵廣大師生發奮進取的精神，還能提高學校在社會的美譽度。學術檔案的集中成套，不僅是倡導師生具有進取意識、樹立正氣、興學風，實現自我價值的有力措施。還有利于優化教書育人的學校環境，有利于提高大學生的人文素質和科學素養，發揮檔案信息資源的教育作用。

（三）開展檔案信息資源服務可以促進高校科研的開發，為學校的發展提供智力支持

1.檔案信息資源在課題論證過程中的作用。科研工作的第一個階段就是課題論證。課題論證實際上就是對所擬選課題進行可行性分析，論證其有無理論意義、實用價值和經濟效益的前期調研過程。繼承與創新是科研工作的本質特征，任何一項科研成果都離不開對前人或他人研究成果的借鑒與汲取。在此過程中，檔案人員開展檔案信息跟蹤服務，把過去的、現有的、別人的科技成果匯集進來，經過綜合分析整理，精心加工，匯集進來提供給科研人員，使他們能了解和掌握國內外科技水平、科技方面的新工藝、新技術、新成果及市場動態等，從而確定所擬項目要達到的技術水平、市場目標、成本目標和質量目標，從而完成課題的論證工作。由此可見，開展檔案信息服務在課題論證中的作用具有十分重要的作用。

2.檔案信息資源在課題研究中的作用。課題研究是科學研究過程中的創造性勞動階段。在這一階段，同樣需要借助于前人或他人的大量成果和研究方法，很大程度上還依賴于大量的科技檔案。因此，檔案人員可以通過檔案信息服務課題，使研究者及時獲得攻克難關的資料，避免重復勞動。同時，課題研究中常常需要了解和利用各種最新的理論信息和資料，不斷充實、修正、完善自己的研究內容和方法。檔案服務就能夠滿足科學研究這一特殊需要。

3.改革開放以后，各種學術的交流，研討會的召開，形成大量、豐富的檔案資料，有力地促進了高校的科研水平的發展，又為廣大師生提供便于查考且系統使用的資料，有助于他們的專業知識和科研水平的提高。

（四）檔案信息資源是高校工作中的寶貴信息資源

檔案是一種重要的信息源，人們可以從檔案中開發出來大量的信息。檔案信息具有憑證性和權威性，具有一定的法律效力，是其它信息不可比擬的；還具有廣泛性和連續性，它保持著歷史的有機聯系。

高校檔案所記錄的對象是高校發展的歷史和現狀，它真實地記載了和正在記錄著高校的管理、教學、科研等各方面的情況。比如，教學檔案記錄了招生、教學計劃和實驗室建設、教材使用、學籍管理、學位授予、畢業分配及招聘等一系列的內容，從而為高校領導及各院系、處領導的工作安排、計劃、教學評估等各項工作提供了科學的依據。

綜上所述，檔案信息資源與學校的發展息息相關，密不可分，從認識上來說，即不能將二者分割開來，更不能對立起來。從實踐上來講，絕不能視檔案信息資源如廢棄物，而應大力開發利用檔案信息資源為學校的發展服務。

三、拓展檔案信息資源在高校建設中的服務功能的對策

（一）更新觀念

首先是更新學校領導對檔案工作認識偏差的觀念。把檔案工作列入學校的議事日程，定期分析、研究、解決檔案工作中存在的實際困難和問題，徹底從思想上剔除“檔案無用論”的舊思想，樹立檔案事業是一項“功在當代，利在千秋”的思想。提高檔案意識，以保證檔案工作的順利發展。其次是改變檔案工作人員自身觀念。檔案工作人員要樹立服務的思想，提高檔案意識，變被動服務為主動服務，樹立“與時俱進”的思想，創造性地開展工作，以有為改變其社會地位，增強檔案工作的權重[2]。

（二）建立合理的館藏結構，為開發檔案信息資源創造物質條件

以豐富的信息量作為建立合理館藏結構的基礎，檔案信息必須具備真實性、可靠性，檔案信息的分類要具有合理性，檔案信息還應具有連續性、完整性等特點[3]。

如何建立合理的館藏結構？首先要打通各種檔案信息的收集渠道，對進館的各種檔案信息進行分類、加工、鑒定、排列，盡量使檔案信息數字化。

檔案信息資源的開發利用，是以合理的館藏為物質基礎，兩者之間存在著相輔相成辯證統一的關系。只有建立合理的館藏結構，才能為檔案信息資源的開發利用提供工作對象，并保證開發利用工作的質量。反之，開發利用又是建立合理館藏結構的最終目的、價值和意義之所在，所以要大力加強館藏建設，多渠道、多途徑、廣泛收集檔案材料，擴大館藏的信息儲量。其次在大力豐富館藏資源的同時，不能一味地盲目講求多多益善，還要求館藏質量優良、結構合理、門類齊全、完整精煉，以保證開發利用工作的順利進行。

（三）改善服務方法

開發利用檔案信息資源是整個檔案工作的目的，服務是檔案信息功能的體現[4]，而服務方法直接關系到效果，要從被動服務向主動服務轉化，開展多種服務方式，方便師生利用檔案。

目前在提供檔案信息服務方面存在一定問題。（1）檔案信息服務處于被動地位，存在等人上門查找的現象。（2）提供檔案信息服務，缺乏有效監督和法律依據。（3）服務形式相對單一、不全面。我們要解決好存在的問題，就必須制定完善、系統的檔案信息開發計劃。對檔案信息進行多次加工，建立健全完善的信息檢索系統，提高檔案信息服務效率，多開創信息服務渠道，定期在網上公布一些公開的檔案信息。

（四）建立科學的檢索體系

檢索對開發利用工作有著決定性的作用。檢索是檔案館（室）業務工作的一項獨立環節，是衡量檔案室工作水平的重要標志。檢索工具編制的越完整、系統、科學，檔案信息開發的深度、范圍就越深、越廣，檢索時間就會越短，查全率、查準率就越高，就能更有效地揭示檔案信息內容，從而迅速、準確地找出所需的檔案信息。檔案人員也應從不同的角度，以不同的形式，編制成套的檔案檢索工具，建立功能健全的科學的檢索體系。同時應創造條件，盡快實現檔案的計算機檢索，為利用者提供快捷方便的現代化檢索手段。

（五）開展編研工作，提高檔案信息利用工作效益

編研工作是檔案部門主動提供檔案信息資源為利用者服務的一種更高層次的開發形式。它經過編研者的系統加工，使檔案信息資源更準確、精煉，更便于利用。同時，編研成果廣泛的傳播，把利用對象從個體擴大到了群體。因此，編研工作具有信息傳遞的廣泛性，提供方式的主動性，內容的科學性、系統性，查找利用的方便性和持久性等特點，應大力加強編研工作。

[1] 夏勁松.簡述高校檔案信息資源的開發[J].淮南師范學院學報，2005(4)：122-123.

[2] 萬改霞.檔案工作人員要有四種意識[J].陜西檔案，2006(1)：25-26.

[3] 曹青.高校檔案工作面臨的問題及對策[J].四川檔案，2005(3)：34-35.

[4] 張五昌.高校檔案工作的現狀與思考[J].遼寧教育研究，2005（2）：27-29.