建立醫院檔案管理系統的必要性

張朝艷 天津醫院

建立醫院檔案管理系統的必要性

張朝艷 天津醫院

本文主要闡述了建立醫院檔案管理系統的必要性，目前我國醫院信息系統存在各種各樣的弊端及問題，通過建立醫院檔案管理系統可以實現醫務信息的全過程跟蹤和動態管理，縮短病人的診療時間，為醫院管理、醫療質量和醫學研究的長期效應帶來綜合效益。

醫院；管理系統；醫務信息

21世紀是人類社會進入信息時代的標志。隨著信息技術，特別是網絡技術的迅猛發展，以Internet為代表的國際互聯網使信息打破了以往地區和國門的界限，正以驚人的速度漫游世界的各個角落，使人們足不出戶便知道天下事，達到信息共享。由信息共享我們清楚地看到它是促進社會和經濟發展的重要基礎。由此也為醫療信息共享而達到促進人類的健康事業的發展奠定了基礎。

一 醫院信息系統存在的問題

目前，我國醫院的信息處理基本上還停留在手工方式，勞動強度大且工作效率低，醫師、護士和管理人員的大量時間都消耗在事務性工作上，致使“人不能盡其才”,并且病人排隊等候時間長，輾轉過程多，影響醫院的秩序。

其次，病案、臨床檢驗、病理檢查等許多寶貴的數據資料的檢索十分費事甚至難以實現，對這些資料深入的統計分析手工方式無法進行，不能充分為醫學科研利用。

再次，在經濟管理上也因而存在漏、跑、錯、費現象，醫院物資管理由于信息不準確，家底不明，積壓浪費，以致“物不能盡其用”。

因此，利用計算機技術可以克服資料檔案管理中的不足，并能達到資料永久保存、查詢快、改寫方便、保密性強等管理要求，以實現資料檔案的現代化管理。

二 建立醫院信息系統的好處

醫院檔案管理系統作為醫院管理信息系統（HIS）的一個部分，在中國起步比較晚。

醫院檔案管理系統可以實現信息的全過程追蹤和動態管理，從而做到簡化患者的診療過程，優化就診環境，改變目前排隊多、等候時間長、秩序混亂的局面。如目前多數醫院就診必須經過掛號、等候病歷、劃價、收費、取藥或治療一系列過程，一個患者少則排3次隊，多則5、6次，用于過程性的時間最少在1個小時以上，利用醫院檔案管理系統，每個病人用于診療的中間過程性時間會大幅度減少，其產生的社會效益和間接經濟效益是明顯的。

同時該系統的實施也可以強化醫院內部管理，降低醫護人員的工作強度和時間，解決偽、冒、漏現象，加速資金周轉和減少藥品、器械等物資積壓。當然使用該系統更主要的還在于它對醫院管理、醫療質量和醫學研究的長期效應帶來的綜合效益。它的效益遠遠超出醫院本身，因為完整的病人醫學記錄是醫學研究的重要信息資源，這類資源在手工作業環境下，大部分被拋棄了。

最突出的表現在還局限在病案信息隨固定載體流動的水平上。隨著醫療水平的發展，原有的檔案管理模式、體系已經不適應檔案管理的現有需求，現代檔案管理要求我們更應注重病案信息本身的流動，所以真正意義上檔案管理應該是檔案信息在檔案管理系統中快速安全流動。以現代電子技術為基礎，充分利用現有的巨大的檔案信息資源庫，從而充分發揮電子病案的技術優勢，是解決檔案信息合理充分利用的根本途徑。

三 醫院信息系統的技術前提

醫院檔案管理系統是基于WEB開發的中高端企事業單位的數據庫管理系統。該數據庫系統包括患者的數據庫管理(包括基本情況、質量管理、醫保接口)、系統維護、唯一查詢、綜合查詢、關于、注銷和退出等幾個部分。

該系統不同于復雜的管理系統，不需要復雜的操作，不需要大量的流程重組，不需要很強的IT實施能力，操作簡單、維護方便、實用性強，繼承了眾多“醫院檔案”軟件的優點。可以“投入少，實施周期短，解決企事業單位最關鍵、最需要解決的問題”。

該系統基于B/S結構，在數據庫維護的各個環節中，利用互聯網工具,從數據的提交—審核—查詢等過程中，借助強有力的權限管理系統，提供完善的業務流程多級審批流程控制。

對于檔案管理方面，由于其信息龐大，多樣，對計算機的各個方面要求也比較嚴格，但是隨著數據庫技術的發展，這些困難得到了很大的解決。

建立數據庫應用系統——醫院檔案管理系統。使用這種系統可輕松實現對醫院病案檔案進行檔案管理，其中包括檔案登記、修改、刪除、檔案任意條件的查詢、登記簿打印等操作，利用友好的界面可以使醫務工作者從煩瑣、復雜的手工勞動中脫離出來輕松實現對病案檔案的管理。

數據庫是數據管理的最新技術，是計算機科學的重要分支，并已發展成為通用的系統軟件。由于數據庫具有數據結構化、最低冗余度、較高的程序與數據獨立性、易于擴充、易于編制應用程序等優點，較大的信息系統都是建立在數據庫設計之上的。

依托于這種數據庫技術，可以“捕捉”任何現存的東西，包括照片、紙張等非常容易毀壞變形的檔案材料，把它們轉換成數字形式，永久地保存起來。利用計算機、掃描儀等現有技術和設備，將館藏檔案信息數字化，建成各種專業性、綜合性檔案信息庫，不但方便檔案信息的檢索和查詢，同時也保護了檔案信息資源。

因此，建立醫院檔案管理系統后，可以在以下幾個方面凸顯特性：

1.建立基本病歷檔案信息庫。

2.連接住院處、病房、病案室搜集信息，加強各個部門之間的聯系。

3.方便醫師的病案的查閱和患者費用的查閱。

4.替代手工填寫病歷，提高工作效率。

5.運用系統傳遞醫院檔案信息，提高病歷的保密性。

6.留有醫保系統傳輸接口，方便醫保部門及時得到信息。

人類的生老病死問題，是人類世世代代不斷去研究、發現、探索的問題，在科學的研究這些問題的過程中，檔案信息是基礎、是依據、是指針。在現代社會，檔案信息不僅是醫學、教學、科研上的需求，它的內涵還可以反映出環保問題、經濟問題、文化建設問題、社會發展問題等。面對21世紀的信息革命，面對人類與地球的生存的重要課題，作為新時期醫療信息管理者全方位做好信息科學管理是義不容辭的責任。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.13.070