信息化在高校基建審計中的應用

楊憶 齊崑峰 臧潘穎 濟南大學審計處 250022

信息化在高校基建審計中的應用

楊憶 齊崑峰 臧潘穎 濟南大學審計處 250022

隨著高校信息化建設的發展和基建審計任務的日益繁重，如何在基建審計工作中利用信息技術提高審計效率和質量已成為高校內審人員共同關心的問題。本文結合工作實際對信息化在高校基建審計中的應用做了一些思考，在六個方面提出了加強基建審計信息化建設的建議。

基建審計；信息化建設；信息技術

隨著高校辦公自動化程度不斷提高，在“金審工程”實施帶動下，以計算機審計為主導的審計信息化建設迅速發展。同時由于高校辦學規模不斷擴大，新校區建設資金日益增多，高校基建審計任務艱巨。如何在工作中利用信息技術提高審計效率和審計質量成為做好基建審計工作的關鍵。本文結合實際工作經驗就高校基建審計信息化建設提出若干建議，以供參考。

一、利用信息技術采集原始資料

在基建審計工作中，齊全完整且有說服力的原始資料對審計質量有至關重要的意義，及時收集有證明力的各類資料是基建審計的一項重要工作。在實際工作中，可以充分利用信息技術和數碼設備采集相關資料。

（一）利用掃描儀采集文字、圖片信息。

實際工作中許多文字、圖片資料如招投標文件、施工合同、上級批文、會議紀要等文件受數量限制和客觀原因不可能將原件保存在審計部門，如采用復印件又存在著重復復印造成質量缺陷，有時個別數據多次復印后失真。在這種情況下，可以利用掃描原件制成電子文檔，該電子文檔具有以下優點：便于在電腦上閱讀；便于復制使用；刻成光盤便于交流；需要時利用彩色打印機打印出原件的紙質副本；節約紙張。

（二）利用數碼設備采集現場信息。

對于實效性強，又受到時間、地點、環境條件限制不可再現的信息：例如開工前的原始地貌、隱蔽工程、舊房拆除、巖石破碎等場景，還有領導講話、會議情況等。這些信息一般只發生一次，稍縱即逝。對這些信息可以利用數碼照相機、數碼攝像機現場采集并制成光盤，以備后期使用。

在我校新校區建設工程中，我們采用跟蹤審計的方式配合事務所審計。為給事務所提供詳細和有說服力的審計證據，內審部門利用數碼相機、攝像機、掃描儀等設備對施工項目的隱蔽工程、工程變更驗收等關鍵信息進行現場信息采集，并用刻錄機將采集信息制成光盤，作為輔助資料提供給事務所，較好地保證了跟蹤審計質量。

二、使用專業工程造價軟件，提高審計質量和效率

基建審計以工程造價為主要審計對象，工作中也以工程造價軟件為主要工具。目前國內專門為審計工作開發的基建審計應用軟件尚未面世。

工程造價軟件大致分為三類。一類是工程計價軟件，這類軟件開發的比較早，相對比較成熟，應用的十分廣泛，比較適合工程造價的審計工作。第二類是鋼筋工程量計算軟件，這類軟件開發較晚，設計上不如工程計價軟件成熟，但應用前景較好。隨著軟件設計的不斷成熟，應用會日漸廣泛。第三類是工程量計算軟件，一般分為圖形算量和參數算量兩種，由于這類軟件本身存在著許多缺陷，審計工作中使用的還比較少。這三類軟件各有眾多不同的版本，但各版本的基本功能大致相同。

如何在紛繁的市場產品中選擇一套適合自己的應用軟件，是審計工作者十分關心的問題。高校內審部門選擇工程造價軟件應注意以下方面：

（一）、標準化。軟件應當是正規軟件公司按照國家的法律、法規的統一標準研制開發，經過國家或國家授權的鑒定機構確認頒布發行，符合國家信息化管理的正版軟件。

（二）、通用性強。不同地域的工程造價軟件受當地定額數據庫的不同而有所不同，在同一地域可能有不同版本的多種軟件出現。為便于交流，內審人員應當重點選擇當地普遍使用的軟件。

（三）、功能豐富。一套設計良好的軟件應具備多個功能模塊，如計價、工程量計算、清單報價、編制招投標文件等，便于內審人員應用軟件流暢地完成工作。

（四）、操作簡便。軟件應便于操作，界面友好，維護方便，便于使用和信息交流。

（五）、良好的售后服務。良好的售后服務應包括定時版本升級，集中或上門培訓，軟件維護和疑難解答等。

三、適度開發應用程序彌補專業軟件的不足

通常專業的工程造價軟件功能強大，但同時也存在參數設置繁雜等不足，通常要求操作者具備較強的電腦應用能力和熟練的軟件使用技巧。如果使用不夠熟練，參數設置和模塊選擇不準確，就可能導致計算結果偏差，對審計結果造成一定影響，既浪費時間又影響工作質量。如果條件許可，高校內審部門應積極培養具有一定計算機水平和工程審計工作經驗的內審人員開發一些小的應用程序。實際工作中基于微軟Office辦公軟件的普及性，可考慮借助Office軟件內置的VBA程序和Excel電子表格以及Access數據庫的功能，開發一些數據計算、匯總、比較、查詢、統計等應用程序。

應用程序開發使用得當，的確能起到事半功倍的工作效果。如我校審計部門結合實際工作情況開發了基建材料劃價系統，實現了基建材料的多環節控制。另外，內審人員結合工程造價人員計算工程量的工作習慣，利用Excel電子表格內置的VBA語言編制了《工程量計算底稿》應用程序，此程序操作簡便，實用性強，不僅內審人員樂于使用，而且參與我校建設的施工單位和審計事務所也積極借鑒，取得了較好的使用效益。

四、積極利用網絡為基建審計服務

隨著高校校園網建設的飛速發展，高校內部審計辦公條件一般具備了人手一臺電腦，且配有IP地址，具備利用電腦網絡提高內審工作質量的條件。基建審計工作中可在以下方面應用電腦網絡。

（一）信息傳輸。在基建審計中經常發生與施工單位、審計事務所和相關部門傳遞信息資料的情況，可以采用將工程量計算底稿、工程結算書、影像、圖片及相關資料生成Excel電子表格文件或其他格式的電子文檔，通過網絡發送電子郵件，快速傳遞給對方，減少了中間環節，提高了工作效率。

（二）網上查詢有關信息。在日常基建審計工作中經常需要了解工程材料價格信息，網上查詢是方便高效的做法。除此之外，還可以通過網絡與省、市定額站進行網上咨詢，在網絡上與工程造價人員交流審計經驗，探討工程造價的審計體會，提高審計質量。

（三）利用校園網絡平臺，積極宣傳審計，為審計營造和諧的工作環境。通過高校校園網不定期發布審計工作情況，發布與審計工作相關的文件、規定，使學校和社會對大學的基建審計工作有一個初步了解和認識，在一定程度上起到宣傳審計的作用。

五、通過電子信息交流加強委托項目審計質量的監督和控制

隨著高校基建修繕審計工作日益繁多，許多高校把一部分基建審計項目委托給審計事務所進行審計。為保證審計質量，需要內審部門對事務所的審計結果予以復核。在結果復核中，可以通過加強與事務所信息交流，保證復核質量。具體做法是要求事務所提供紙質信息資料的同時，要求對方提供完整的電子版工程量計算底稿和完整的鋼筋工程量計算底稿（一般用U盤或者是移動硬盤復制的方法）。通過對方提供的電子板文檔，可以很容易地發現工程量計算是否完整、套用定額是否準確以及審計成果是否符合規定。在電子文檔中一旦發現差錯修正起來也較為容易。

六、建立數據庫文檔，實現審計信息化管理

為加強基建審計的信息化管理，可以利用Excel電子表格建立自己的數據庫文檔。該文檔內容可結合各高校基建審計實際情況而定。比如可建立工程造價審計數據庫，主要是針對工程結算書中材機匯總表，結合現行定額編制的數據庫，利用數據庫對審計結果進行二次分析，如分析綜合定額中的用電量等。還可以針對施工單位、審計單位、審計結果等建立的基本信息數據庫，建立施工單位和審計事務所的工作查詢檔案。等等。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.10.142