淺談如何做好水文資料的檔案管理工作

龐海萍

水文資料是水文、水資源、水環境觀測、測驗、預報等活動中，直接或間接形成的具有保存和利用價值的各種形式的數據、圖表、文字、聲像的歷史記錄，反映了水的數量和質量在時間和空間上的動態變化和分布規律。水文資料是廣大水文工作者付出大量辛勤勞動和智慧的結晶，不但是水文分析計算工作的重要依據和可靠憑證，而且為水利和其他國民經濟部門提供了基礎性資料。因此，做好水文資料的檔案管理工作，保持水文資料的連續性、完整性十分重要。

水文資料數量大、種類多、使用廣，要實行“統一領導、統一規定、統一管理”，將水文資料檔案管理工作同各項業務和科研服務工作緊密結合起來，使水文資料發揮最大的作用。水文資料檔案管理工作還要遵守國家有關技術檔案的保密規定，保證水文資料檔案的機密安全，同時，維護本單位技術資料的知識產權和專利權。

一、做好水文資料的建檔、歸檔工作

水文資料檔案管理人員要按照《水文技術檔案管理辦法》的要求，將需要歸檔的原始記錄、技術資料全面收集、分類整理，合理立卷、科學組卷，為利用者和提供者創造條件，節省時間，方便查找。

1.歷年資料按三孔一線裝訂成冊，封面上注明流域、年份、站名、內容及總頁數，封二注明各項目所對應的頁碼，保證資料檔案齊全、完整。按照水文資料形成的規律和特點及其內在聯系，分類按時排序，編目登記，便于檢索。

2.不同類別的水文記錄資料應分類裝訂，并采用各種專用的封面、封底。裝訂成冊的資料要放置在硬質資料盒內，分類按序排列于封閉鐵柜中，貼上標簽，同類記錄檔案的保管形式按序排列。做到位置合理，排列整齊，科學組柜。

3.嚴格按照歸檔管理要求進行定期或不定期歸檔。各種測驗原始記錄、整編成果在匯編后全部整理歸檔，一年一次。各種專項成果、技術材料、水文手冊等，在每項任務完成后，要不定期地進行整理歸檔。

二、做好水文資料的保存、保管工作

水文資料是重要的信息資源，是國家的寶貴財富，檔案管理人員必須認真做好水文資料的保存、保管工作。

1.根據資料的不同保管期限、保密等級、材料特性，有針對性地采取必要的避光、除塵、防火、防水、防霉、防蟲等庫房安全措施，確保水文資料完好、完整、系統、安全。

2.檔案資料出入庫時，必須履行完備的手續，及時登記。保持庫內清潔、整齊，定期檢查和整理。庫內不得帶入或存放易燃、易爆、易腐以及與保存檔案資料無關的物品。

3.指定專人負責管理，無關人員不準擅自進入庫房。水文資料的利用服務，要按照檔案有關規定，辦理登記手續，一般就地調閱，必須外借的應限期歸還，各種技術檔案一律不準贈送、交換、外借、翻印。涉密資料必須實行嚴格管理控制，防止泄密；如有特殊需要，按有關規定登記注明用途，經主管領導批準后方可調閱。

三、做好水文資料的利用、服務工作

提供利用是水文資料檔案管理工作的最終目的。檔案管理工作人員要全力做好水文資料開發利用的各項服務工作。對本單位和本系統來講，要逐步從水文資料的封閉型管理向開放型管理轉變，創造條件主動上門做好服務。按照《水文專業有償服務收費管理辦法》，對需要使用水文資料的外單位使用者，可以有選擇地進行有償服務。

目前，地表水和地下水的水量、水質基本數據與成果數據，區域及河流水文成果、水資源分析成果、水環境質量評價成果，雨水情信息、水文預報、冰情預報，暴雨洪水調查成果等水文資料，已向社會提供咨詢服務，需要檔案管理人員不斷改進管理方式方法。對外提供各種有償服務，必須由主管領導簽字，辦理相關使用手續。對所需資料的服務項目必須認真負責，提供的資料要準確無誤。

公開向社會提供水文資料，是一項政策性強的工作，應在不違反《檔案法》、《保密法》、《水利工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定》等法律法規的前提下，根據利用者的情況確定相應的提供方式，確保水文資料的安全、有效使用。

四、不斷提高水文資料檔案管理工作水平

首先要取得領導的重視和支持。領導重視和支持檔案工作，不但可以及時解決工作中存在的人力、財力等難題，而且也是對檔案人員工作的最大支持和鼓勵。二是要提高管理人員的素質。水文資料檔案管理人員的綜合素質和業務水平對檔案工作的開展至關重要，應當經常性地參加培訓和考核。三是要健全規章制度。按照《水文技術檔案管理辦法》，結合本單位的實際情況，制定相應的規章制度，保證檔案管理工作正常有序地開展。四是要完善計算機檔案信息系統。完善檔案信息系統，可以將水文資料檔案信息管理與各種水文數據庫鏈接起來，提高水文資料的利用效率，而且可以將水文資料目錄、概況等有選擇地在網絡上展示，方便查閱利用。五是不斷創新服務理念。為了加強水文資料檔案的服務咨詢工作，檔案管理人員應轉變思想，不斷創新，深入到基層第一線，主動上門服務，積極配合提供利用■