駛向企業(yè)現(xiàn)代管理的OA之舟

OA是Office Automation（辦公自動(dòng)化、協(xié)同辦公）的簡寫，通常用來指利用電腦進(jìn)行全自動(dòng)的辦公。

我國的OA系統(tǒng)起源于政府的公文和檔案管理。隨著企業(yè)辦公軟件的興起，從簡單的文字處理、單機(jī)版辦公自動(dòng)化，到文件共享、信息共享，從協(xié)同工作和知識管理，到協(xié)同辦公門戶和移動(dòng)OA，OA歷經(jīng)了幾個(gè)不同的發(fā)展階段。現(xiàn)在，員工上班登錄OA記下考勤，領(lǐng)導(dǎo)在外出差異地審批等現(xiàn)象已不鮮見。

“協(xié)同”是世界經(jīng)濟(jì)一體化和全球化的必然結(jié)果。現(xiàn)代化企業(yè)就像一臺不停運(yùn)轉(zhuǎn)著的精密機(jī)器，企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)就像是機(jī)器上的各個(gè)部件，任何一個(gè)部件出了問題就會對整臺機(jī)器的運(yùn)轉(zhuǎn)造成影響。若想機(jī)器能夠協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，就需要有效組織起來各個(gè)部件協(xié)同合作，忠于整體目標(biāo)各司其能，各盡其責(zé)。

OA正是提供了這樣一種工具、一種管理的模式和溝通共享的理念。它一改傳統(tǒng)的手工作業(yè)、紙張傳遞等工作方式，采用Internet/Intranet技術(shù)，以“工作流”為引擎、以“知識文檔”為容器、以“信息門戶”為窗口，打破人、財(cái)、物、信息、流程等資源之間的壁壘和邊界。它將分散的、不規(guī)則的信息整合成信息網(wǎng)絡(luò)，每個(gè)信息節(jié)點(diǎn)之間依靠某種業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系進(jìn)行關(guān)聯(lián)，訪問者可以輕松自如地穿梭于信息道路與門戶之間，獲取自己關(guān)心的信息。

OA不僅幫助企業(yè)優(yōu)化了辦事流程，大大提高了工作效率，還能夠增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員的歸屬感和成就感。信息聯(lián)通，情感溝通，心氣暢通，這才有做好事情的基礎(chǔ)，才有事業(yè)成功的保障，也體現(xiàn)著關(guān)懷人本價(jià)值的理念。

然而，對于一些企業(yè)來說，OA選型、實(shí)施易，推廣、應(yīng)用難。某集團(tuán)的OA軟件得到了總裁的高度重視，但在項(xiàng)目初期，上線率卻不足5%，員工平均每天上線時(shí)間不足2小時(shí)。集團(tuán)會議討論準(zhǔn)備強(qiáng)制推行，卻遇到極大阻力，效果不佳。后改變戰(zhàn)術(shù)，暫時(shí)收回強(qiáng)壓政策。總裁親自在OA門戶發(fā)表一則公告：“凡見此公告者，均可于今日下班前，到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取2000元獎(jiǎng)金。”由于上線率太低，當(dāng)日真正領(lǐng)到獎(jiǎng)金的只有5人。不過第二天，有關(guān)這則公告的事情卻迅速在整個(gè)集團(tuán)傳開，而且軟件上線率一下子得到飛躍性增長。這種通過使員工嘗到使用軟件的甜頭并借機(jī)加以推廣的做法，雖然不一定照抄照搬，仍不失為一種借鑒。

中國建筑科學(xué)研究院黃如福教授指出，注重IT與管理模式的融合，創(chuàng)新企業(yè)管理模式是施工企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢。如今，功用簡單的OA已經(jīng)不能完全滿足企業(yè)發(fā)展的需要，企業(yè)呼喚與其他應(yīng)用系統(tǒng)緊密集成的、完全采用Web技術(shù)的、流程優(yōu)化以及基于知識的管理的辦公管理系統(tǒng)。

在管理學(xué)定律中，有一個(gè)法則稱為“鳥籠邏輯”，說的是一家主人若在客廳懸掛一只空鳥籠，客人就會止不住好奇地問籠子里面的鳥在哪里；最終主人不堪其擾，一定會選擇買一只鳥放進(jìn)去，或者干脆丟掉這只鳥籠。某種意義上，我們可以把企業(yè)的戰(zhàn)略方向比作這只美麗的籠子，而內(nèi)蘊(yùn)于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的，則是企業(yè)的核心競爭力和與時(shí)俱進(jìn)的韜略。在信息化方興未艾的今天，OA如同載著企業(yè)的業(yè)務(wù)信息流的方舟，正滿懷信心地駛向企業(yè)現(xiàn)代管理的彼岸。