檔案達標檢查過程中發現的問題及解決方法

孫凱瑜

(白山市疾病預防控制中心 吉林白山 134300)

1 檔案達標升級檢查過程中發現的問題

1.1 收集材料方面存在的問題

(1)文件材料不齊全、不完整、不成套。由于平時不注重材料收集整理,或者沒有成文的制度制約,使一些文件材料有正件、無附件,有批復、無請示,有印件、無定稿,有轉發文、無原件。例如:干部任免材料,上級批復文件和本中心請示文不成套,本級發文有原件無定稿;再如干部調動介紹信無原件存檔。(2)體現本級活動材料缺失。如重要會議記錄無存檔,黨建材料收集不全,存檔不完整,如黨員活動記錄缺失。反映本年度重要活動記載不全,如本年度大事記組織沿革記載不全。(3)檔案案卷未按歷史形成的時間排序。隨意性很大,破壞了文件材料形成的規律特點,切割了文件材料的完整性。如2000年布氏菌病防治專題計劃排在2001年度布氏菌防治專題計劃之后,還有本級形成各類計劃總結沒有按時間形成順序排列,使材料缺乏連貫統一,存在原因是由上交歸檔材料不及時造成的。

1.2 整理材料方面存在的問題

(1)歸檔范圍不明確。在文件的收集整理中文件材料有缺失、斷號,造成有些重要材料不齊全,不完整,不能形成系統性。在整理過程中只注重紅頭文件整理,不注意不帶文號文的文件材料。行政檔案缺乏基礎報表類、職工名冊類、各類統計報表等重要文件材料。黨群材料缺少黨員報表類、中層以上干部名冊統計表、優秀黨員登記表等材料。使檔案質量低下,存檔價值不高等。(2)沒有按分類方案整理檔案。不同類別的文件混雜組卷,排列不系統,使案卷材料分類不清。如:防病工作總結、請示基建計劃科研材料歸于行政檔案。(3)組卷不合理。案卷之間存在相互交叉重合,使案卷內案零亂。結構不嚴謹。如:會議通知等。(4)保管期限劃分不正確。①不同保管期限的文件混合組卷;②整個案卷錯劃保管期限,或寬或嚴。(5)案卷標題不規范、不完整,不能完全體現卷內材料的內容,有漏標卷內文件的內容,反應案卷標題過于重復。(6)重文現象嚴重。檔案材料的收集、整理、歸檔主次部分,良莠不齊。不管是本級、上級還是下級的來文,無論有無保存價值統統歸檔,使很多文件成為垃圾檔案。(7)頁碼編排有錯誤,導致查找困難。例如同一個發文,分原稿和正式文,在編排頁碼用的是重復頁號,不便于查找,使紙張受損,直接影響檔案的壽命。(8)卷內目錄和備考表缺失。有些案卷無目錄表,在查找檔案時就要把案卷從頭翻到尾,重復查找,使紙張受損,直接影響檔案的使用壽命。

2 解決方法與建議

2.1 及時收集檔案材料和材料的齊全完整,是做好檔案工作的基礎

文件材料的收集工作是立卷工作的前提和基礎。文件收集齊全關系到案卷的質量。

(1)明確收集范圍,確定收集重點。文件收集的范圍和立卷歸檔的范圍一致,疾控《檔案實體分類法與檔案工作規范》中有歸檔范圍可參照執行。“凡是在本單位工作中形成的和辦理的是有參考價值的文件,都屬于收集范圍。就疾控中心形成業務來講,有文書、人事、財會、科技、業務和聲像類檔案。其范圍是上級文件、同級文件、本單位正式發文,對防病工作是有參考利用價值的文件材料都屬于收集的范疇。文件材料收集的重點是能夠反映本單位主要職能活動和基本面貌的文件材料。例如防病的計劃、總結,中心主任辦公室記錄,召開各種會議形成的文件材料,制定目標責任書,崗位責任制,各種規章制度,重要問題的請示批復,疾控中心機構設置、撤并,人員編制,職權范圍,上級領導重要指示,上級主管機關發布的針對本中心有關業務需要執行的規定、辦法、章程、條例、標準,各縣區疾控中心來文的答復、批復,各縣區業務部門的工作計劃、總結、報告等內容材料。(2)建立收集制度,加強收集工作。各部門要建立切實可行的收集制度,保證收集工作的正常開展。部門要有兼職檔案員,負責本部門檔案材料的收集登記工作。對于收集的范圍要求以及移交的時間等應做明確規定,使兼職檔案員明確職責,按質量和程序要求做好本職工作。定期或年終及時將本部門形成的各種文件材料移交綜合檔案室。(3)把好收集關。在收集過程中應當把好兩關:一是數量關。各部門應把本部門所形成的文件材料全部收集齊全,文件與定稿,正文和附件,請示與批復,會議文件等要整套收集整理齊全;二是質量關。在收集過程中,文件材料要杜絕用鉛筆、圓珠筆、紅筆和復寫紙書寫的文件材料,如果發現,應立即采取補救措施,要重新抄寫后再進行收集。

2.2 案卷的質量是檔案基礎業務建設的主要內容,也是優化館藏的基礎

整理檔案的過程也是形成案卷質量好壞的過程,質量的好壞直接影響檔案的保存價值和壽命,也是影響檔案實現現代化的關鍵問題。

(1)重視人才的培養和提交是優化案卷質量的可靠保證。要想使檔案的管理水平提高和立卷質量達標,必須重視人才隊伍的培養,要認真培養熟悉檔案的專業人員。主管檔案工作的領導要重視對檔案業務人員的教育培訓,制定計劃,形成制度。通過繼續教育使檔案業務人員不斷獲得新理論、新知識、新技術、新方法,使檔案人員的業務素質和業務能力得到提高。同時,檔案人員要加強自身業務知識的學習,學習檔案管理的標準和規定,在實踐中不斷總結經驗,苦練基本功,提高自身的業務水平。(2)主管部門要加強檔案行政管理監督指導工作,積極指導,規范基層檔案工作。檔案行政管理部門要深入基層,進行實地業務指導,逐項檢查、逐項指導,及時解決檔案整理過程中的問題,確保檔案整理質量,使檔案管理規范化、標準化。