淺談西山煤電集團(tuán)配件信息化管理系統(tǒng)

溫 華

(西山煤電(集團(tuán))設(shè)備租賃公司，山西 太原 030053)

隨著時(shí)代快速發(fā)展和社會(huì)不斷進(jìn)步，企業(yè)管理和決策越來(lái)越依賴于及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，信息化建設(shè)已經(jīng)成為煤炭企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。機(jī)電配件管理作為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)，如何合理地采購(gòu)配件，儲(chǔ)備配件，降低庫(kù)存，減少資金占用，降低采購(gòu)成本，成為煤炭企業(yè)從內(nèi)部挖掘利潤(rùn)的有效途徑。

西山煤電(集團(tuán))設(shè)備租賃公司主要負(fù)責(zé)9礦8廠共17個(gè)單位綜采、綜掘設(shè)備的配件采購(gòu)、儲(chǔ)備、供應(yīng)等工作。長(zhǎng)期以來(lái)，在管理上仍采用手工管理模式，由于配件種類繁多，手工核算工作量大，不能及時(shí)處理配件管理過程中巨大的信息流，造成配件閑置和積壓，庫(kù)存結(jié)構(gòu)不合理，給企業(yè)帶來(lái)直接和間接的經(jīng)濟(jì)損失。為加大對(duì)配件系統(tǒng)管理力度，實(shí)現(xiàn)合理采購(gòu)、統(tǒng)籌管理，降低儲(chǔ)備資金占用，2008年西山煤電著手建立集團(tuán)配件信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理，達(dá)到資源共享。

1)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)方面。集團(tuán)配件信息化管理系統(tǒng)充分利用西山煤電集團(tuán)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)，各礦、廠建成或完善機(jī)電科配件組內(nèi)部、機(jī)電科與機(jī)電倉(cāng)庫(kù)之間、機(jī)電科與礦、廠信息中心之間的網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備租賃公司與各礦、廠機(jī)電科網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)。

集團(tuán)配件信息化管理系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴⒎€(wěn)定性和及時(shí)性提出較高要求，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和技術(shù)性能符合以下特點(diǎn)：網(wǎng)絡(luò)布局采用三層布局，核心層(西山煤電信息中心)、匯聚層(礦、廠信息中心)、接入層(礦、廠機(jī)電科)。網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D見圖1。

圖1 網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D

2)軟件方面。集團(tuán)配件信息化管理系統(tǒng)采用C++語(yǔ)言開發(fā)，按照分層設(shè)計(jì)的思想，遵循“開放、實(shí)用、先進(jìn)”的指導(dǎo)原則，全面考慮配件管理信息的數(shù)據(jù)接口以及相關(guān)數(shù)據(jù)的流向和流量等問題。該系統(tǒng)具備良好的交互性和擴(kuò)展性，提供科學(xué)的人機(jī)交互性能，簡(jiǎn)潔、易操作的圖形操作界面，還可以對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)一步擴(kuò)充。

1 配件編碼

配件編碼是系統(tǒng)正常運(yùn)行的重要基礎(chǔ)，將直接影響運(yùn)行的效率，故采用分類分級(jí)的編碼方式：配件編碼包含配件類別、機(jī)型類別、機(jī)型分類類別、機(jī)型型號(hào)、部位號(hào)、組件號(hào)、序號(hào)等信息，按照這7種信息分為7個(gè)級(jí)別，共13位，具體排列見表1。

表1 配件編碼排列表

2 特點(diǎn)和功能

1)賬簿管理。配件賬簿采用統(tǒng)一編碼分類管理，記錄配件基本信息、結(jié)存、出入庫(kù)等信息，具有最高、最低儲(chǔ)備提示功能，避免庫(kù)存物資超儲(chǔ)造成積壓。當(dāng)在同一個(gè)系統(tǒng)中有多個(gè)賬套時(shí)，能自動(dòng)進(jìn)行同步處理，保證不同單位配件編碼、計(jì)劃價(jià)等基本信息的一致，賬簿還提供多種查詢功能。

2)計(jì)劃管理。通過對(duì)各礦、廠庫(kù)存的控制，協(xié)調(diào)礦、廠生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃的合理管理。主要功能有計(jì)劃編制、匯總、檢查、執(zhí)行、完成情況統(tǒng)計(jì)等。

3)合同管理。根據(jù)計(jì)劃生成相應(yīng)采購(gòu)合同，內(nèi)容包括配件基本信息、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、參考價(jià)、入庫(kù)價(jià)等，通過合同臺(tái)賬對(duì)合同的簽訂、執(zhí)行情況進(jìn)行管理。自動(dòng)記錄合同執(zhí)行狀態(tài)，查看配件入庫(kù)時(shí)間、往來(lái)、單據(jù)編號(hào)和入庫(kù)單價(jià)、數(shù)量、金額等。

4)驗(yàn)收管理。驗(yàn)收管理是對(duì)配件的采購(gòu)和入庫(kù)進(jìn)行監(jiān)督。計(jì)劃員比照發(fā)貨票和合同，認(rèn)定履行情況后，通過管理部門和財(cái)務(wù)部門的審核，進(jìn)入驗(yàn)收入庫(kù)流程，驗(yàn)收合格后進(jìn)入驗(yàn)收庫(kù)，由保管員出具驗(yàn)收單，從而實(shí)現(xiàn)多個(gè)部門對(duì)配件入庫(kù)過程的監(jiān)督。

5)代儲(chǔ)管理。編制代儲(chǔ)計(jì)劃，并對(duì)代儲(chǔ)計(jì)劃進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，合理安排代儲(chǔ)規(guī)模;根據(jù)代儲(chǔ)計(jì)劃生成代儲(chǔ)協(xié)議，包括配件名稱、規(guī)格、數(shù)量、送貨地點(diǎn)和時(shí)間等。

6)單據(jù)管理。單據(jù)管理是對(duì)出庫(kù)單(預(yù))、入庫(kù)單(預(yù))、驗(yàn)收單、調(diào)撥單等多種單據(jù)進(jìn)行管理，具有以下功能：a)單據(jù)界面和顯示內(nèi)容可以根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要自行設(shè)置，還可以在單據(jù)中自定義計(jì)算公式。b)單據(jù)能滿足正式出、入庫(kù)，臨時(shí)出、入庫(kù)，驗(yàn)收，代儲(chǔ)等管理的需要，能完成內(nèi)部調(diào)撥、關(guān)聯(lián)交易業(yè)務(wù)的處理。c)按照不同單位的業(yè)務(wù)流程，可預(yù)制單據(jù)的審核順序，單據(jù)填制完成后，按照審核順序，經(jīng)各部門審核后自動(dòng)登記入賬，對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。d)在編制過程中單據(jù)能從臺(tái)賬或計(jì)劃合同中獲取數(shù)據(jù)，避免重復(fù)手工輸入。e)提供多種顯示和查詢功能，每種單據(jù)可以切換成表格方式進(jìn)行顯示，并可根據(jù)用戶需要進(jìn)行組合查詢。

7)供應(yīng)商管理。能夠按照供應(yīng)商統(tǒng)計(jì)各類單據(jù)，通過供應(yīng)商管理建立比價(jià)臺(tái)賬，生成供應(yīng)商分析表，反映供應(yīng)規(guī)模及趨勢(shì)，根據(jù)歷史資料分析價(jià)格變化形勢(shì)。

8)合同臺(tái)賬。合同臺(tái)賬是對(duì)簽訂的采購(gòu)合同進(jìn)行管理，記錄合同履行情況以及簽訂和完成情況。根據(jù)入庫(kù)情況，系統(tǒng)自動(dòng)記錄該合同執(zhí)行狀態(tài)，并可在合同中查看每種配件的入庫(kù)時(shí)間、往來(lái)、單據(jù)編號(hào)和入庫(kù)單價(jià)、數(shù)量、金額等。

9)隊(duì)組消耗控制(資金控制)。a)能在配件臺(tái)賬中設(shè)置配件的最高儲(chǔ)備和最低儲(chǔ)備，在超過最高儲(chǔ)備或低于最低儲(chǔ)備時(shí)用不同顏色顯示進(jìn)行提示，如果超出最高儲(chǔ)備或超出資金控制限額，系統(tǒng)會(huì)提示超出金額，自動(dòng)中斷操作，不予辦理出庫(kù)。b)可以查詢到各個(gè)單位配件的累計(jì)出庫(kù)數(shù)量和金額明細(xì)。

10)統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理、報(bào)表、分析系統(tǒng)。a)可以根據(jù)不同部門需求，自行選擇需要的欄目，并可根據(jù)業(yè)務(wù)的變化改變其格式。b)具備從計(jì)劃、合同、單據(jù)、臺(tái)賬中獲取數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)快速統(tǒng)計(jì)。c)在報(bào)表中可以設(shè)置計(jì)算公式，并從本表或其它報(bào)表中獲取數(shù)據(jù)，進(jìn)行自動(dòng)計(jì)算。d)對(duì)于多張報(bào)表可以進(jìn)行批量處理，并對(duì)處理順序進(jìn)行設(shè)置，對(duì)有關(guān)聯(lián)或同類報(bào)表，可以根據(jù)需要自動(dòng)進(jìn)行同步處理。

11)數(shù)據(jù)輸入、輸出。系統(tǒng)提供強(qiáng)大的外部接口，可將報(bào)表輸出成 DBF、EXCEL、SQL Server、Oracle、Access、文本格式的文件或表格。

3 網(wǎng)站查詢系統(tǒng)

網(wǎng)站查詢系統(tǒng)是以集團(tuán)配件信息化管理系統(tǒng)為依托，通過門戶網(wǎng)站，及時(shí)查詢各礦、廠配件的庫(kù)存和消耗情況。還可以及時(shí)反應(yīng)諸如配件庫(kù)存信息、合同執(zhí)行情況、最新采購(gòu)價(jià)格等信息，提高信息共享程度，達(dá)到縱向強(qiáng)化職能管理，橫向加強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)的目標(biāo)。

網(wǎng)站查詢系統(tǒng)采用WEB技術(shù)、數(shù)據(jù)表示層采用．NET技術(shù)和SQL Server關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)開發(fā)，具有遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)訪問、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)鉆取功能，實(shí)現(xiàn)信息的上通下達(dá)和對(duì)重要數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)分析和查詢。九類配件庫(kù)存情況匯總表見圖2。

4 社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益

在集團(tuán)配件信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行兩年多的時(shí)間內(nèi)，各礦、廠減少了手工核算的工作量和核算誤差，提高了集團(tuán)配件管理工作的質(zhì)量和效率，規(guī)范了配件采購(gòu)管理，減少了儲(chǔ)備資金的占用，經(jīng)綜合測(cè)算節(jié)約采購(gòu)資金1 000余萬(wàn)元，使公司配件管理水平發(fā)生了質(zhì)的飛躍。

5 開發(fā)的意義

1)通過強(qiáng)化、細(xì)化配件管理，優(yōu)化庫(kù)存儲(chǔ)備結(jié)構(gòu)，在保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)前提下，最大限度降低企業(yè)存貨所占用的流動(dòng)資金，提高企業(yè)資金的使用效率。

2)提高企業(yè)對(duì)各類配件耗用情況的監(jiān)督與控制能力，提高配件使用效率。同時(shí)，通過加強(qiáng)配件管理，大大加強(qiáng)企業(yè)對(duì)噸煤成本中材料費(fèi)的控制能力，降低企業(yè)成本，為企業(yè)增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力打下良好的基礎(chǔ)。

3)通過加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商資源的管理，使企業(yè)在保證采購(gòu)配件質(zhì)量前提下，最大限地享受商業(yè)信用所帶來(lái)的諸如采購(gòu)價(jià)格、付款條件、交貨方式等方面的優(yōu)惠。同時(shí)，借助自身在倉(cāng)儲(chǔ)能力、運(yùn)輸能力、進(jìn)貨價(jià)格等方面的優(yōu)勢(shì)，大力開展煤炭物資代儲(chǔ)、代運(yùn)、代銷及銷售等業(yè)務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)。