關于提高聲像檔案保存與利用效果的措施

摘要：本文針對近年來錄音錄像檔案在制作、保存與利用的不同階段存在的一些尚待解決或應當引起重視的技術及管理問題進行分析，并分別從源頭干預、歸檔管理和有效利用三方面提出一些提高聲像檔案保存與利用效果的針對性措施，以期在確保錄音錄像檔案安全的前提下，提高讀取方式的安全性和內容檢索的便捷性。

關鍵詞：聲像檔案 歸檔管理 有效利用

聲像檔案包括以照片、掃描圖片、幻燈片、縮微膠片、唱片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤等不同介質保存并能夠再現聲音以及圖像，對國家、社會和個人有保存價值并輔以文字說明的歷史記錄，種類豐富。本文主要結合錄音錄像檔案在制作、保存與利用的不同階段應當引起重視的一些問題進行分析，并提出一些確保聲像檔案保存與利用效果的針對性措施。

一、源頭干預：錄制模式的最優選擇與錄制標準的最少變動

檔案部門主動加強對聲像檔案中音視頻文件攝錄標準的質量控制和源頭干預，并將聲像檔案的收集積累工作拓展到對攝錄器材以及攝錄存儲介質的挑選和購買，拓展到對攝錄人員進行指導與培訓，實現音視頻文件錄制質量與錄制格式的規范化和標準化，是順利做好錄音錄像檔案歸檔保存和利用工作的首要環節。

（一）確保聲像檔案中音視頻文件攝錄格式的規范化

為確保聲像檔案中音視頻文件攝錄格式的規范化，選擇聲像檔案制作的技術平臺，使其在制作之初就能滿足當前標準與最新技術要求，是保證聲像檔案長期存取安全的第一道防線。這就需要標準制定者在選擇音視頻文件存儲格式時，應選擇那些市場占有率高、占用存儲空間小，具有較強通用性、開放性和可移植性，對計算機軟硬件平臺依賴程度低的格式，以避免技術標準的頻繁變更。

目前，根據《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）的規定：“對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。”“對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。”

（二）確保攝錄文件存儲介質的標準化

根據《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）的規定，存儲介質按優先順序依次為只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。軟磁盤不能用作歸檔電子文件長期保存的載體。

檔案部門通過采取質量認證、加貼認證標志的方式對達到能夠制作檔案級光盤要求的可記錄光盤、光盤刻錄機采取準入制度，是確保攝錄文件存儲介質標準化的必要措施。

磁帶存儲系統具有成本低、技術成熟、可靠性高、標準化程度高、互換性好的特點，是備份聲像檔案的首選介質。在磁帶格式技術中，LTO技術是一種開放格式的技術。同時，LTO還特別規定，由第三方進行每年一次的兼容測試，以確保產品的延續性。

從MB到GB再到TB級，移動硬盤在用戶可以接受的價格范圍內，成為滿足很多用戶在存儲容量、數據傳輸速度和便捷性方面不同要求的首選存儲工具。鑒于一旦硬盤突然失效，上面存儲的數據就很難恢復，特別是對硬盤頻繁進行讀寫操作也增加了病毒入侵的可能性，移動硬盤不適宜作為聲像檔案長期保存的存儲介質。

二、歸檔管理：對歸檔聲像文件的嚴格校驗與妥善保存

聲像檔案信息在其制作、保存和利用過程中，應避免遭到破壞或更改，確保其真實性、完整性和有效性，對含有重要或敏感信息的聲像檔案還要確保機密性。

（一）嚴接收：堅持歸檔聲像文件入庫格式的規范化、入庫內容的選擇性

根據《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）的要求，對歸檔的聲像文件的真實性、完整性、有效性必須進行檢驗和審核。

1.把好對擬歸檔聲像文件所記載內容的挑選關

并非所有音頻視頻資料都有長期保存的價值，對聲像文件在管理、財務、法律、證據或信息等方面的持久價值與檔案價值進行鑒定，是歸檔前對聲像文件內容重要性進行評估，并在此基礎上對擬歸檔文件進行挑選的第一步。聲像檔案只是從音頻視頻資料中挑選出來的有必要長期、持久保存的聲像文件。

2.把好對擬歸檔聲像文件格式的校驗關

從理論上講，為了保證聲像檔案的原真性，無論是數字化采集還是直接形成的需長期或永久脫機保存的聲像檔案，均應保存未壓縮或無損壓縮的格式。但是在實際工作中，在符合國家規定的存儲格式及存儲載體相關技術參數要求的前提下，既要保證視聽質量，又要盡可能地實現存儲空間的最小化。

3.把好對擬歸檔聲像文件所確定的密級、保存要求與保管期限的鑒定關

在對擬歸檔聲像文件確定密級與保存期限時，應根據其所記載的內容，參照國家對同類內容的紙質文書檔案的管理規定執行。需要引起重視的是，由于聲像檔案存儲介質本身的物理及化學性質的不穩定性，使其即使在符合規定的保存條件下存放，也難以達到長期安全存放的要求。因此，及時對聲像檔案所記載的信息進行更新或遷移是非常必要的。

（二）妥保存：根據存儲介質和讀取方式的特殊性，對聲像檔案采取相應的安全措施

為確保聲像檔案具備可理解性和可被利用性，以及信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性，還應當做好以下幾項工作：

1.做好提前備份工作，避免因存儲介質損壞或技術淘汰危及聲像檔案安全

備份介質應選用較耐久的材質，以減少存儲或利用過程中的損壞幾率；應使用標準的軟件和文件格式存儲備份數據，以減少長期保存中數據遷移帶來的風險；應減少數據遷移的頻率，以降低數據丟失的風險。提前制作存儲介質的備份，備份后實行遠距離異地存儲，既可以防止存儲介質因污跡、霉變、介質層間開裂等原因導致聲像檔案無法讀取，也可以避免因水災、火災、風暴、地震等自然災害或人為損壞危及聲像檔案的安全。

2.對歸檔的聲像檔案要定期檢查

聲像檔案的形成單位和保管部門每年均應對聲像文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。由于聲像檔案一般都是脫機保存在唱片、磁帶、光盤等存儲介質上，設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性。如不兼容，必須保存原播放設備及播放軟件，同時注意做好聲像檔案的載體轉換工作。

3.對存儲介質要適時更新

通過將聲像檔案的內容信息從原存儲載體轉換到新的或穩定性更高的同類載體上，是避免因存儲載體的老化或損壞造成檔案內容信息損失的基本方法。盡可能保存母帶、提高存儲載體質量、加大更新的時間跨度、將模擬信號轉換為數字信號等方式，都是提高更新質量、降低更新損失的有效方法。

4.對存儲信息要適時遷移

近年來，開盤錄音、盒式錄音等模擬錄音方式逐漸被數字錄音方式取代，磁帶錄音機的市場份額急劇下降，無論是生產廠家還是維修單位都迅速減少，適時采取數字錄音方式按照最新的技術標準轉錄備份，并實現規模化集中儲存和備份，可以為將來的進一步轉換升級創造更加便利的條件。對于目前已經基本淘汰的唱片、鋼絲錄音帶等錄音檔案更應抓緊轉錄。

5.操作系統與應用軟件的同步保留與及時備份

盡管數據的丟失與存儲介質的損壞有很大關系，但由于數字聲像檔案必須在一定的系統環境中才能被利用，因而由于軟件與硬件技術的迅速更新而導致的技術淘汰，常常成為影響音頻或視頻聲像檔案長期存取安全的主要因素。根據《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）的規定：“對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。”

6.播放設備的同步配置與同步維護

盡管有些電子產品升級換代后還可以讀取此前的信息，如DVD機可以讀取CD光盤，但是隨著電子產品更新換代的加速，曾經被普遍采用的讀取設備幾年之后就難覓蹤影，甚至蕩然無存。因此，原則上，聲像檔案的保存單位應當具備讀取自身所藏全部聲像檔案的軟件系統與硬件設備。如果難以實現同步配置與同步維護，應當優先確保可識別聲音與圖像能夠實現跨存儲媒介、跨操作系統、跨播放工具的再現與保留，而不要拘泥于原始技術信息的保存。

三、有效利用：讀取方式的最優選擇與最佳效果

為了更加有效地利用錄音錄像檔案，提高讀取方式的安全性和內容檢索的便捷性是非常必要的。

（一）提高讀取方式的安全性

提高錄音錄像檔案讀取方式的安全性，就是要提高錄音錄像檔案存儲信息的安全性、閱讀工具的安全性和存儲介質的安全性。確保錄音錄像檔案存儲信息的安全，主要是防止錄音錄像檔案存儲內容被改動，歸檔后的聲像文件應當被設置成禁止寫操作的狀態。確保錄音錄像檔案閱讀工具的安全，主要是指防止遭受計算機病毒的侵害。如果在歸檔過程中未能按照相關規定進行嚴格的檢查，聲像檔案尤其是視頻檔案就有可能帶有計算機病毒。確保錄音錄像檔案存儲介質的安全，主要是指防止存儲介質在借閱過程中被損壞，供查閱使用的電子文件在利用時應使用拷貝件。

（二）提高內容檢索的便捷性

盡管目前并不要求建立與音頻、視頻聲像檔案所錄制的語言信息相對應的文字文本，然而隨著錄音錄像檔案中語言類音頻、視頻文件總數的不斷增加，從海量的庫存中快速檢索特定語言信息的難度越來越大。如果建立聲像檔案信息檢索系統，將與特定錄音錄像檔案相對應的，能夠全面準確地反映錄音錄像檔案語音信息的內容摘要、發言底稿或錄音文稿，以及發言者的姓名、發言的時間、地點等信息都錄入到系統中，對于克服錄音錄像檔案不能像電子文本那樣進行海量搜索的缺點，提高對關鍵信息的查找能力是非常有價值的。

值得高度重視的是，將語音識別及人像識別技術應用于聲像檔案的信息檢索，很可能會成為今后提高聲像檔案信息查詢的準確性與便捷性、提高聲像檔案內容快速檢索能力的一個重要突破口。

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作者單位：北京市公安局