談企業(yè)檔案鑒定工作存在的問題及對策

摘要： 本文結合作者的實際工作經(jīng)驗，闡述了企業(yè)檔案鑒定工作中存在的主要問題，介紹了北京建工集團檔案鑒定工作的具體做法，提出了進一步加強企業(yè)檔案鑒定工作的對策與建議。

關鍵詞：檔案鑒定問題 對策 建議

一、企業(yè)檔案鑒定工作存在的主要問題

1.檔案數(shù)量急劇增長，給檔案鑒定工作帶來壓力。以北京建工集團為例，從1953年北京市建工局成立（北京建工集團前身）到1968年，檔案室保存的文書檔案為1945卷。進入八十年代，各類檔案逐漸完善，截止到1988年，檔案室保存檔案為12942卷，20年里增加了5倍多。到2010年，集團保存檔案達34508卷、10206件。在此期間，已將1988年以前室存永久、長期的5269卷文書檔案移交北京市檔案館。如此龐大的檔案數(shù)量，加之企業(yè)檔案人員身兼數(shù)職，難以投入很大精力開展檔案的鑒定工作。

2.檔案鑒定工作風險大，責任重。檔案具有不可再生性，一旦銷毀，無法挽回。現(xiàn)實中，企業(yè)面臨的檔案庫存矛盾再大，困難再多，與鑒定失誤相比，責任還是要小得多；只要檔案保存在庫房中，檔案人員就踏實。這不僅代表了一部分檔案人員的心態(tài)，也代表了一部分領導的心態(tài)。正是這種求穩(wěn)保守的思想，直接影響著檔案鑒定工作的開展。

3.檔案鑒定標準缺乏可操作性。在工作實踐中，往往感到現(xiàn)行標準缺乏可操作性。一是基建檔案，保管期限分為永久、長期、短期三個檔次，一般以單項工程為一套，一套基建檔案少則幾十卷，多則上千卷。檔案人員很難在成百上千卷的檔案中，挑選到期的檔案進行鑒定，造成基建檔案的鑒定成為一紙空文。二是檔案保管限期表條款概括性很強，使檔案人員理解的隨意性加大，可操作性減少。例如《會計檔案管理辦法》中明確規(guī)定了會計檔案的保管期限，但是在執(zhí)行中，如果只按照保管期限進行檔案的鑒定與銷毀，而不考慮會計檔案可能涉及的債權債務、稅務等問題，勢必造成誤鑒。

4.檔案鑒定工作缺乏監(jiān)管，無制度約束。在我國現(xiàn)行檔案管理法律規(guī)章中，沒有關于過期檔案不開展鑒定銷毀應追究責任的條文，致使檔案鑒定工作一直無法納入到檔案管理的計劃之中。

二、北京建工集團檔案鑒定工作的具體做法

1.檔案鑒定工作制度化、程序化。北京建工集團從90年代初建立了檔案鑒定工作制度，檔案鑒定工作納入日常工作程序。每年年初，檔案部門根據(jù)室存各種檔案的到期情況，確定需要鑒定的范圍，逐卷、逐件進行清點造冊，分批、分期進行鑒定。對需要延長保管期限的案卷，在有關目錄及案卷備考表中予以注明，繼續(xù)保存；對應當銷毀的檔案，編制“銷毀清冊”一式兩份，按程序予以銷毀。

2.成立檔案鑒定機構，層層把關。建工集團自2003年成立了檔案鑒定領導小組，小組成員由主管檔案工作的領導、有關職能部門負責人及檔案機構或專職人員組成。領導小組負責本單位檔案鑒定及銷毀的最終審定，具體工作由檔案部門（或專職檔案人員）和與檔案內容有關的職能部門共同承擔。檔案鑒定機構的成立，有效避免了檔案鑒定工作的主觀性、隨意性，確保了檔案鑒定工作的準確、無誤。

3.制定切實可行的歸檔范圍及保管期限。根據(jù)機構變化和職能的調整，北京建工集團檔案部門每年對歸檔的范圍和保管期限進行修訂。對利用價值不高的檔案，不是機械地套用保管期限表，而是采用靈活的方法，降低了部分檔案的保管期限。例如各業(yè)務系統(tǒng)的年報，包括干部情況年報、檔案年報等，由過去的永久保管降為長期保存。再如科研檔案管理中，過去集團檔案室一直保存著二級單位獲得集團先進的科研檔案，而此部分檔案在二級單位的檔案部門已有保存，因此，2004年開始，這部分檔案不再列入集團公司的歸檔范圍。另外，在修訂歸檔范圍時，切忌檔案部門一人做主，要廣泛征求意見，由業(yè)務部門主管領導、兼職檔案人員共同劃定。

4.選擇本單位形成的文件材料作為歸檔重點。本單位形成的文件材料，直接反映了本單位的經(jīng)營活動和發(fā)展軌跡，應作為歸檔工作的重點。然而在實際工作中，我們發(fā)現(xiàn)上級文件往往成為各單位歸檔的重點。近幾年，建工集團一直在糾正這種傳統(tǒng)的認識誤區(qū)，要求上級文件需要本單位貫徹執(zhí)行的，列入短期保存范圍，上級普發(fā)性的文件不再納入本單位的歸檔范圍。通過幾年的努力，各單位只注意留存上級文件和本單位“紅頭文件”的做法有所改觀，加強了反映本單位主要經(jīng)營活動和發(fā)展面貌的重要文件的留存，如領導講話稿、各種會議記錄、重要的專題調查材料等，剔除了大量無用文件的保存，提高了歸檔質量。

5.對不同類型的檔案，采用不同的鑒定、處置方法。一是文書檔案的鑒定銷毀工作由檔案部門統(tǒng)一負責，業(yè)務部門責任人及兼職檔案人員共同參與，對銷毀清單逐一審查，經(jīng)鑒定無誤后，簽字確認，按規(guī)定程序銷毀。如在鑒定中對個別文件無法把握，則在檔案部門繼續(xù)保存，與下一批到期檔案一同鑒定。二是會計檔案的鑒定銷毀工作由財務部門主責，財務總監(jiān)、財務人員和檔案人員共同參與，按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，同時強調會計檔案涉及的債權、債務及稅務問題必須清理完畢，經(jīng)鑒定無誤后，簽字確認，按照規(guī)定程序銷毀。三是工程技術檔案。作為施工企業(yè)的北京建工集團，工程技術檔案的管理不能按照建設單位基建檔案的管理要求進行，如果將集團所有承建工程的檔案都接收進檔案室，勢必造成檔案信息量與檔案庫存的矛盾，不利于企業(yè)檔案工作的開展。我們的做法是，充分考慮施工企業(yè)的特點，將對施工企業(yè)確實有利用價值的檔案，如施工合同、工程結算、工程驗收、施工組織設計、施工方案等納入檔案管理范圍，而將其他工程技術資料保存在企業(yè)科技質量部門，由科技質量部門負責其保管和鑒定工作。四是基建檔案。北京建工集團基建檔案劃定的保管期限為永久。近幾年來企業(yè)兼并、重組改制工作不斷深入，當基建項目產(chǎn)權發(fā)生變化時，基建檔案也隨著資產(chǎn)所有權的改變，移交產(chǎn)權所屬單位。五是設備檔案。將已經(jīng)報廢的無保存價值的設備檔案，造冊銷毀，只保存設備銷毀目錄。對已經(jīng)轉讓的設備，根據(jù)北京市《破產(chǎn)國有企業(yè)檔案處置暫行辦法》，隨資產(chǎn)所有權的改變，將檔案移交給產(chǎn)權所屬單位。六是撤銷企業(yè)。集團檔案部門參與對撤銷企業(yè)檔案的鑒定、整理、接收、銷毀工作。我們的做法是：第一，鑒定標準依據(jù)北京市《破產(chǎn)國有企業(yè)檔案處置暫行辦法》，財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》及建工集團的《檔案管理辦法》。第二，提前介入，清點撤銷單位全部檔案。第三，成立由多方專業(yè)技術人員參加的檔案鑒定領導小組。第四，召開檔案處置工作會，確定檔案的歸屬、處置辦法。第五，對各類檔案逐一審查、重新鑒定，對具有保存價值的檔案造冊，集中管理，對確無保存價值的檔案造冊銷毀。近幾年，北京建工集團接收了13家撤并單位的檔案，接收文書檔案2953卷，會計檔案17913卷，鑒定銷毀撤并單位文書檔案644卷，設備檔案247卷，產(chǎn)品供應檔案156卷，會計檔案1687卷。

以上種種做法，使北京建工集團的檔案鑒定銷毀工作得以順利開展。近幾年，我們鑒定銷毀文書檔案1345卷，會計檔案1382卷；指導審批二級單位銷毀文書檔案、會計檔案42775卷。

三、做好企業(yè)檔案鑒定工作的對策

1.更新觀念，提高認識，創(chuàng)精品檔案。做好企業(yè)檔案的鑒定工作，首先應從認識上加以轉變，剔除只進不出、多多益善的思想。在具體工作中，應突出重點，集中主要精力保存最有價值的檔案，樹精品意識，建精品檔案。只有這樣，才能在遭遇突發(fā)事件時，使最有價值的精品檔案得到及時穩(wěn)妥的保管和轉移。

2.完善制度，依法鑒定，定期鑒定。企業(yè)檔案鑒定工作不能有任何的等、靠、要思想，要充分依據(jù)《檔案法》科學制定企業(yè)檔案鑒定工作制度，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和變化，不斷進行補充和改進，建立由企業(yè)主管領導、檔案人員、專業(yè)技術人員三結合的鑒定小組，有組織、有計劃、有步驟地定期開展檔案鑒定工作。

3.提高鑒定人員整體素質。檔案人員一定要具備強烈的責任心和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，熟練掌握檔案鑒定標準和專業(yè)知識，了解被鑒定檔案產(chǎn)生的時代背景，用歷史的、發(fā)展的、全面的觀點來鑒別檔案的價值，使檔案真正成為傳承文明、記錄歷史、服務社會、造福人類的財富。

4.嚴把檔案工作的每個環(huán)節(jié)。一是嚴把檔案收集關。在文件材料的收集整理之時，將無保存價值的文件從源頭上給予清除，使檔案優(yōu)化問題解決于萌芽之中。二是嚴把鑒定關。對到期或已過保管期限的檔案進行重新鑒定。三是嚴把移交關。在向檔案館移交以前，進行檔案室階段的最后一次價值鑒定，此時的檔案鑒定工作應由企業(yè)檔案管理人員和檔案館工作人員一同完成。

作者單位：北京建工集團有限責任公司